Делопроизводство и его становление в России

Система документации определяется ГОСТ как совокупность взаимосвязанных  документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Существуют единая и целостная  – общегосударственная система  документации, которая включает все  виды систем документации, возникающие  и обращающиеся в стране.

Деление на отдельные системы  документов внутри общегосударственной  неоднозначно трактуется документированием, однако выделяют ряд классификационных  признаков систем:

территориальный;

функциональный;

отраслевой;

признак уровня управления и  др.

Территориальный признак, например, выделяет территориальную систему  документации, которая понимается как  совокупность документов, обращающихся на определенной территории и т.д.

Функциональные и отраслевые системы документации, в свою очередь, подразделяются на подсистемы по направлениям деятельности (бухгалтерские, сбыта, МТО и др.).

Между подсистемами и системами  не существует четких границ, так как  они тесно взаимосвязаны между  собой и любой документ одновременно находится минимум в двух системах или подсистемах.

Документы, созданные в  разных системах и используемые в управлении на различных уровнях, должны иметь единые формы.

Проблема единообразия документов была решена методом унификации, т.е. установлением состава и форм управленческих документов, создаваемых  при решении однотипных управленческих функций и задач. Таким образом, появились унифицированные формы  документов (УФД), объединяемые в унифицированные  системы документации (УСД).

Унифицированные формы документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных  в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Унифицированные системы  документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических материалов по их разработке и применению.

Унифицированные формы документов проектируются на основе ГОСТ, где  приведены базовые формуляры-образцы  документов.

В самом базовом формуляре-образце  устанавливаются форматы, размеры  полей, требования к построению конструкционной  сетки, расположение реквизитов. Формуляр-образец  строится для множества документов, объединенных функциональным назначением  и уровнем использования.

В настоящее время действует 8 УСД (их определение, назначение и  состав устанавливается страндартами, которые издаются на каждую систему):

организационно-распорядительной документации;

банковской документации;

финансовой, учетной и  отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистической документации;

учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятия;

документации по труду;

документации Пенсионного  фонда РФ;

внешнеторговой документации.

Наиболее полным межотраслевым  документом по организации документационного  обеспечения управления является Государственная  система документационного обеспечения  управления – ГСДОУ. В данном документе  приведена совокупность принципов  и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Реферат

по курсу Делопроизводство

по теме: Понятие делопроизводства

1. Делопроизводство  и его становление в России

Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных  документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного  хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят  к архивному делу.

Наряду с термином «делопроизводство» в настоящее время широко используется равный по содержанию термин «документационное  обеспечение управления» (ДОУ), который  также будет применятся в данной работе.

Делопроизводство («вершение  дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древнерусском  государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с  Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т. п.). Слово «дело» как  собрание документов употреблялось  уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в  России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались  органы государственной власти. Документы  имели форму свитка, составляющего  иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре I было введено  коллежское делопроизводство, более  прогрессивное по сравнению с  приказным. Коллегиями назывались центральные  учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы  канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации  документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность  в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось простейшее делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского  труда.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к  форме, структуре документов и составу  их информационных элементов (реквизитов)^ Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). В  целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных  систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

2. Документ и  его функции

В процессе хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное  целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в  системе управления реализуются  посредством информации, которая  представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ -- это материальный объект с закрепленной на нем информацией  для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и  др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого  работника, и как его результат.

Важной функцией документа  является информационная функция. В  документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной  функцией. С помощью документа  обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации  их деятельности. Внешние связи предприятий  и организаций обеспечивает коммуникативная  функция документа.

Документ несет юридическую  функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа  обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным  порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической  силой (договорная документация, нотариально  заверенные документы, правовые акты органов  государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет  воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного  уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает  эстетический вкус управленческого  персонала, повышает престиж организации.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством  определенной совокупности документов, например, учет -- в виде составления  и обработки бухгалтерской и  статистической документации, контроль -- путем сбора сведений в письменном виде, планирование -- в виде различного рода планов и т. д.

Совокупность взаимосвязанных  документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально  организованный комплекс взаимосвязанных  документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый  в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

3. Нормативно-правовая  база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов  Российской Федерации, правовых и нормативных  актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному  обеспечению управления оказались  рассеянными по многим законодательным  и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области  делопроизводства необходимо. Приведем лишь краткую характеристику важнейших  законодательных и нормативным  актов, содержащих как отдельные  требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и  целиком посвященные данным вопросам.

Закон Российской Федерации  «Об информации, информатизации и  защите информации» установил обязательность документирования информации, определил  ряд терминов (информация, документированная  информация и др.), обязал предприятия  и организации всех форм собственности  предоставлять соответствующую  требуемую информацию государственным  органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил  правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют  юридические лица.

Законы «Об акционерных  обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности  обществ по хранению документов. Эта  норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и  архивах, согласно которым многие документы  учреждений, организаций и предприятий  по истечении установленного срока  должны передаваться на хранение в  государственные архивы.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление  Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и  оформлении деловых документов. Действующим  законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью  разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).

В Положении «О федеральной  архивной службе России» определены главные задачи архивной службы России (Росархив): «развитие и совершенствование  совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов  Российской Федерации... делопроизводства, в том числе государственной  системы делопроизводства и унифицированных  систем документации».

Следует упомянуть ряд  Указов Президента РФ «О Государственном  гербе», «Об утверждении Положения  об Архивном фонде РФ и Положения  о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства  РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении  Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным  степеням секретности», значение которых  для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных  документах, имеющих для организации  делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила  этих документов достаточно полно будут  реализованы в дальнейшем изложении  учебного материала. Вот эти документы:

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения (ГСДОУ).