Делопроизводство в России

Правительство утвердило также  Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Пункт 12 вышеназванных Правил устанавливает, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В настоящее время применяются  личные карточки государственного служащего  формы № Т2ГС, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Статья 44 Федерального закона о государственной  гражданской службе Российской Федерации  определяет следующие обязанности представителя нанимателя (кадрового подразделения), связанные с документированием:

- ведение реестра государственных  гражданских служащих;

- подготовка проектов актов  государственного органа, связанных  с поступлением на государственную  гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность государственной гражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнением государственного гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;

- оформление и выдача служебных  удостоверений государственных  гражданских служащих;

- документационное оформление  деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов, конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и кадрового резерва, аттестации и квалификационных экзаменов государственных гражданских служащих, профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих.

Кроме того:

- в ст. 62 ТК РФ установлена  обязанность работодателя (представителя  нанимателя) выдавать копии документов, связанных с работой;

- в ст.65 определена необходимость  оформлять впервые страховые  свидетельства государственного пенсионного страхования;

- в ст.230 — оформлять материалы  расследования несчастных случаев  на производстве и др.

Распоряжением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358р установлены правила  сохранности документов, касающихся работников, высвобождаемых в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица. В соответствии с этими правилами учредители вновь созданных юридических лиц должны включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу. Предусмотрена обязанность своевременной передачи документов по личному составу на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Правила оформления документов по личному  составу определяются также постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанным постановлением введены следующие формы первичной учетной документации:

• приказы (распоряжения):

- о приеме работника (работников) на работу — форма № Т1 (№  Т1а);

- о переводе на другую работу  — № Т5 (№ Т5а);

- о предоставлении отпуска —  № Т6 (№ Т6а);

- о направлении работников в  командировку — № Т9 (№ Т9а);

- о поощрении работника —  № Т11 (№ Т11а);

- о прекращении действия трудового договора с работником — № Т8 (№ Т8а);

- личная карточка работника  (государственного служащего) —  № Т2 (№ Т2ГС);

• график отпусков — форма № Т7;

• командировочное удостоверение — № Т10;

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении — № Т10а и другие.

Спорным является отнесение Госкомстатом России приказов по личному составу  — организационно-  распорядительных актов — к формам статистической отчетности и введение для них  указанных обязательных унифицированных форм, которые вступают в противоречие с правилами оформления организационно-распорядительных документов, принятыми в ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К нормативным документам в сфере  кадровой работы относится также  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который может быть использован  для:

- регламентации определенных видов  работ в должностных инструкциях (в том числе кадровых работников),

- обоснования рационального разделения  и организации труда,

- правильной расстановки кадров  и оценки соответствия ими  занимаемой должности при проведении  аттестации.

Наименования должностей служащих установлены в справочнике в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

При изложении вопросов, связанных с обращениями граждан  в государственные органы и органы местного самоуправления, авторы руководствовались Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59Ф3 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.2. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ

 

Процессы стандартизации в сфере  делопроизводства регулируются Федеральным  законом от 27 декабря 2002 г. № 184ФЗ «О техническом регулировании».

Федеральным законом «О техническом  регулировании» устанавливается принцип  добровольного применения стандартов, которым определяется, что национальный стандарт применяется на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия.

В соответствии с названными положениями  Федерального закона стандарты в сфере делопроизводства носят рекомендательный характер.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей  страны, относятся:

— государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы); применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

— стандарты отраслей, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации:

— ГОСТ 6.10.3—83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;

— ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

— ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

— ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.3. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

Единые нормативные правовые требования к документационному обеспечению  государственного управления были систематизированы в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Эти требования распространялись на все системы документации государственных органов и учреждений, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники. Они выступали в качестве нормативной правовой основы для совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности посредством унификации состава и форм документов, совершенствования работы служб документационного обеспечения управления, научной организации труда и внедрения современных технических средств.

Государственная система документационного  обеспечения управления определяла порядок унификации документов, их состав, оформление реквизитов, общие требования к текстам документов; устанавливала принципы организации документооборота, а также контроля исполнения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение. Нормативы ГСДОУ использовались при подготовке государственных стандартов, инструкций, регламентов, перечней в сфере делопроизводства.

Положения ГСДОУ внедрялись в практику документационного обеспечения  путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и так далее.

Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

Инструкция разработана для  совершенствования документационного  обеспечения государственного управления и повышения его эффективности  путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Основополагающим для определения  места и роли управленческого  делопроизводства является положение  Инструкции о том, что деятельность федерального органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Её состав определяется компетенцией федерального органа, порядком подготовки актов управления (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между федеральным органом исполнительной власти и другими органами управления и организациями.

Типовая инструкция устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  государственных органов, документированию управленческой деятельности и организации работы.

Большое значение имеют положения  Типовой инструкции, которые обязывают  федеральные органы исполнительной власти организовывать делопроизводство на основе индивидуальных инструкций, которые разрабатываются в соответствии с законодательством и Типовой инструкцией.

Инструкции по делопроизводству конкретных федеральных органов исполнительной власти (индивидуальные инструкции) утверждаются их руководителями после согласования с Росархивом.

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

В Типовой инструкции сформулированы основные задачи структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, осуществляющего документационное обеспечение управления (подразделение ДОУ).

Первая — организация, ведение  и совершенствование системы  документационного обеспечения  управления на основе единой технической  политики и применения современных технических средств в работе с документами.

Вторая — методическое руководство  и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами  в подразделениях федерального органа исполнительной власти.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

При подготовке документов необходимо учитывать положения Типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти и  ГОСТ Р 6.30—2003, которыми определены правила  оформления реквизитов для документов общего административного управления.

При подготовке и оформлении документов по ГОСТ Р 6.30—2003 используются следующие  реквизиты:

01 — Государственный герб Российской  Федерации;

02 — герб субъекта Российской  Федерации;

03 — эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 — идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные  об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 — место составления или  издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;