Делопроизводство

1. Вступительная  часть                                                                                         3

2. Основная  часть   

2.1. Организация  документооборота на предприятии                                    4  

2.2. Регистрация  документов                                                                             5  

2.3. Контроль  выполнения документов                                                            7  

2.4. Систематизация  документов                                                                      9  

2.5. Формирование  дел                                                                                     11  

2.6. Подготовка  документов к архивному хранению                                   13

3. Заключительная  часть                                                                                     15

4. Список  используемой литературы                                                                 16 
 
 
 
 
 
 
 

1. Вступительная часть  

 Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их сотворения (либо получения) до завершения выполнения и отправки.   Документы закрепляют производственные дела, как внутри компании, так и с другими организациями и нередко  служат письменным подтверждением при возникновении имущественных, трудовых и других споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Большой  вклад в улучшение работы с документами компании может внести секретарь-референт, так как значимая часть делопроизводственных операций выполняется на  его рабочем месте. Таковая централизация дозволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и обширно использовать для однотипных работ средства оргтехники. Конкретно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения  опыта, внести значительные замечания и предложения по его изменению.  

Основная  часть

2.1. Организация документооборота  на предприятии  

 Документооборот-  это движение документов с  момента их получения либо  сотворения до завершения выполнения, отправки либо сдачи в дело.   

  На предприятии  различают три  главных потока  документации: входящие док-ты, поступающие из остальных организаций; исходящие док-ты, отправляемые в остальные организации;  внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками компании в управленческом процессе. Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение управлением, передачу на выполнение. Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, обязана воспринимать к обработке лишь верно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В неприятном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. Где разъясняется причина возврата.    Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно найти адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес публичных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:  направляемые на рассмотрение руководителю компании;  направляемые конкретно в структурные подразделения либо конкретным исполнителям.   Без рассмотрения управляющим передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию либо адресованные в конкретные подразделения. Это дозволяет высвободить управляющего компании от рассмотрения маленьких текущих вопросов, решение по которым могут воспринимать ответственные исполнители. На рассмотрение управления передаются документы, адресованные руководителю компании и документы, содержащие информацию по более принципиальным вопросам деятельности компании.  

 Обработка  и передача документов исполнителям  осуществляется в день их поступления  в ДОУ. Если документ обязан  исполняться несколькими подразделениями  либо должностными лицами, его  размножают в подходящем кол-ве  экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую компанию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой  службы ДОУ должна проверить правильность дизайна документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы обязаны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы компании передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Служба ДОУ обязана систематически вести учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения управляющего компании для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

2.2. Регистрация документов  

 Регистрация  документов - это фиксация факта  сотворения либо поступления  документа методом проставленная  на нем индекса и даты с  последующей записью нужных сведений  о документе в регистрационных  формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, выполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, денежные и т.Д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация документов обязана быть лишь однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания либо утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не обязан регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются раздельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, любая из которых регистрируется раздельно, к примеру: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.Д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов традиционно применяется обычная порядковая нумерация, к примеру: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.  

 Регистрационные  индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам  в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм, в зависимости от размеров  регистрируемых массивов документов, употребляются регистрационные  журнальчики либо регистрационно-контрольные  карточки (РКК). журнальчики удобны  при сравнимо маленьком кол-ве  регистрируемых документов, т.К. Поиск по журналу  достаточно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести сразу несколько журналов регистрации раздельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Не считая того, по журнальчику нереально вести контроль за исполнением документов, нужно вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:   автор (корреспондент);  заглавие документа;  дата документа;  индекс документа;  дата поступления документа (для входящих);   индекс поступления документа (для входящих);  заголовок документа либо его короткое содержание;  резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);     срок выполнения;  отметка об выполнении (короткая запись решения вопроса по существу, дата фактического выполнения и индекс документа - ответа);  номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя  в получении документа; ход выполнения; приложения и др. Формы регистрационного журнальчика и карточки не регламентированы, т.Е. Порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ компании.   

2.3. Контроль выполнения  документов  

 Контролю  подлежит выполнение всех зарегистрированных  документов. Контроль включает:  постановку документа на контроль;  проверку  своевременного проведения документа до исполнителя;  проверку и регулирование хода выполнения;  учет и обобщение результатов контроля и выполнения документов, информирование управляющего. Основная мишень организации контроля выполнения - обеспечение своевременного и качественного выполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы остальных систем контролируются соответствующими подразделениями либо сотрудниками. Сроки выполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Типовые сроки выполнения документов инсталлируются актами высших органов гос власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Личные сроки инсталлируются управляющим компании. Конечная дата выполнения указывается в тексте документа либо в резолюции управляющего. Изменение срока выполнения делается лишь по указанию управляющего в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, личные - управляющим, который их установил.   Перенесение срока выполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных обстоятельств, осуществляется управляющим компании после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока выполнения отражается в резолюции управляющего и переносится из резолюции в контрольную карточку.  

 Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам выполнения документов, по исполнителям, группам документов. Службой контроля осуществляются следующие операции:  формирование картотеки контролируемых документов;  направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;  выяснении в структурном подразделении   фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;  напоминание подразделению-исполнителю о сроке выполнения;  получение информации о ходе и результатах выполнения;  запись хода и результатов выполнения в карточке контролируемого документа;  регулярное информирование управляющих о состоянии и результатах выполнения;  сообщение о ходе и результатах выполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;  снятие документов с контроля по указанию управляющих; формирование картотеки исполненных документов.  

 Проверка  хода выполнения осуществляется  на всех этапах истечения срока  в следующем порядке: задания  последующих лет - не реже одного  раза в год; заданий последующих  месяцев текущего года - не реже  одного раза в месяц; заданий,  поручений текущего месяца - каждые  десять дней, и за пять дней  до истечения срока. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам либо другого документированного доказательства выполнения. Результаты выполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

2.4.  Систематизация дел  

 Для  обеспечения правильного формирования  и учета дел компании обязана  составляться номенклатура дел.  Номенклатура - это систематизированный список заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности компании., Не считая технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел компании разрабатывается специалистом, ответственным за компанию работы с документами.   

 Номенклатура  дел составляется по установленной  форме и включает реквизиты:  наименование компании; наименование  вида документ; дату; индекс; место  составления; гриф утверждения;  заголовок к тексту; текст; подпись;  гриф согласования (одобрения). Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заглавия дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется значимостью документов, входящих в дело. В начале размещаются заглавия дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, потом другие заглавия в порядке убывания сроков хранения документов. При составлении заголовков дел следует учесть что: заголовок обязан полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок обязан быть коротким, верно сформулированным; заглавия типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются. Состав заголовка дел образует следующие элементы: заглавие вида (переписка, журнальчик) либо разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.Д.) заглавие компании либо его структурного подразделения; адресат либо корреспондент документа; короткое содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела  

 В  заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а  указывается их общее видовое  заглавие. В заголовках дел, содержащих  плановую либо отчетную документацию, указывается период времени на  который составлены документы,  вид документа (план, отчет). В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор. В заголовках дел, содержащих документы различного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка  в скобках указываются главные разновидности документов, которые обязаны быть сгруппированы в деле. Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом. В номенклатуру дел компании также включаются справочные карточки, журнальчики учета документов. При оформлении номенклатуры дел нужно оставлять в каждом её разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года. По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно неизменного и временного сроков хранения.

2.5. Формирование дел.  

 При  формировании документов в дела  употребляются следующие признаки  заведения дел.  Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит заглавие их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.Д.). При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за базу берут их содержание.Для группировки переписки  употребляется корреспондентский признак.  При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. Дела формируются в согласовании с номенклатурой дел компании. В дело обязаны помещаться документы, которые собственной содержательный частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел нужно учесть следующие требования : документы неизменного и временного сроков хранения нужно группировать в дела раздельно; подлинники оделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.  

 Каждый  документ, помещенный в дело, обязан  быть оформлен в согласовании  с требованиями гос. Стандартов  и остальных нормативных актов. В дело группируются документы одного календарного года, не считая переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года. Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения либо составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы, помещенные в дело обязаны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”. Документы в деле обязаны размещаться в определенном порядке: поначалу помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а потом в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы. Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, , положения, аннотации, утвержденные  распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются совместно с указанными документами.  

 Приказы  по основной деятельности группируются  раздельно от приказов по личному  составу; подлинные экземпляры  приказов по основой деятельности  систематизируются и подшиваются  в дела совместно с приложениями  в порядке их номеров. Документы  к приказам по основной деятельности  группируются и подшиваются раздельно  и хранятся у лица, готовившего  эти проекты. Приказы по личному составу группируются в согласовании со сроками их хранения. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются раздельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо  от времени их составления либо даты поступления. Лицевые счета служащих компании по заработной плате группируются в самостоятельные дела и размещаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и остальные документы, отражающие основное содержание деятельности компании, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

2.6. Подготовка документов  к архивному хранению.  

 Значение  и практическая ценность документов  компании различны. Одни документы  употребляются долгое время для  справочно-информационной работы, остальные  совсем скоро утрачивают свою  значимость. Для длительного хранения документов создается архив компании. Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” либо его функции приказом управляющего возлагаются на одного из работников компании, компетентного в вопросах делопроизводства. В задачки архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством, информационно-справочная работа по архивным документам компании; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.  

 Специалистами  установлен лучший срок использования  документов в делопроизводстве - 3  года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив компании; убить либо бросить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для ликвидирования не предприятии создается постоянно работающая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом управляющего компании и состоит из трех человек. Комиссия вместе с архивистом обязана проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и ликвидирования тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению либо уничтожению вступают в силу после их утверждения их управляющим компании.   

 Наряду  с списком можно употреблять  номенклатуру дел компании, так  как в ней указаны сроки  хранения дел. При исчислении сроков хранения учитываются лишь годы. День и месяц составления документов значения не имеют. Бухгалтерские документы и переписка компании, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учесть, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен. Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2  группы: дела по личному составу; дела по основной (производственной )деятельности. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени значимости.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает собственной порядковый номер, который потом проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются управляющим компании. Прием-передача дел в архив делается секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество практически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи. Совместно с делами в архив компании передаются журнальчики регистрации либо регистрационные картотеки на документы. Лишь после передачи документов в архив компании разрешается создавать ликвидирование документов, включенных в акт. Документы длительного и неизменного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной базе.  

3. Заключительная часть  

 Работа  с документами обязана иметь  так отработанный порядок (документооборот), чтоб не отвлекать работников  от основных производственных  целей компании.  

 Непринципиально на каком уровне будет вестись делопроизводство: обычным методом либо современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.