Делопроизводство

     1. Понятие о делопроизводстве. Краткая история развития делопроизводства 

     Делопроизводство документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами [3, с.112].

     Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо-деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества [3, с.113].

     У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника. Последнее время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает  приобретать информационная функция, которая относится к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется новое словосочетание — «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации  для  компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного бумажного делопроизводства современные специалисты области документационного обеспечения управления должны владеть современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия (очень хорошие знание основ делопроизводства.

     Управленческий  процесс в любой сфере жизни  общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на диске). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях/ на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ). Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

     Поэтому вполне логично можно прийти к  выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия  является ведение его документов.

     Делопроизводство  постоянно расширяется, включая  всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.  Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики  - все сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства.

     Делопроизводство - это термин, используемый  в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются  на  правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят  своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота.

     Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документообороту можно дать основываясь на самом названии: Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).

     Основные  задачи системы документооборота

     Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. Здесь приведен список часто встречающихся задач.

• Поддержка качественного накопления.
• Обеспечение эффективного управления.
• Прозрачность деятельности  организации.
• Контроль деятельности предприятия.
• Кадровая гибкость.
• Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
• Формализации деятельности  работников.
• Управление и доступ к информации.
• Оптимизация процессов.
• Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
• Автоматизация механизма их выполнения и контроля [3, с.115].

     Термин  «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют  его употребление, следовательно  в речевой практике он появился несколько  раньше). Этот термин образован от сочетания  слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь  в виду, что термин «дело» обозначал  не папку с документами (его современное  понимание), а вопрос (судебный или  административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это  значение и легло в основу термина  «делопроизводство». Значение дела как  собрание документов, относящихся к  какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [1, с.15].

     Основными результатами периода 20-х годов были следующие:

     - организации исследований в области  управления, научной организации  труда (НОТ) и делопроизводства;

     - вышедших наиболее важных нормативно-методических  документов в сфере документационного  обеспечения управления (ДОУ);

     - практики работы ведомств, учреждений  организаций по документированию  управленческой деятельности «общего  делопроизводства» и специальных  систем документации.

     Организационно-научная  деятельность по организации в сфере  управления была закреплена нормативными документами и созданием целой  сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами  НОТ и делопроизводства.

     Наиболее  интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись по следующим основным направлениям:

     - документооборот учреждений и  методы его оптимизации;

     - способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета  документации;

     - контроль исполнения документов;

     - хранение документов.

     Движение  основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с  документацией, сокращались инстанции  прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались  маршруты курьерской связи. В рекомендациях  Института техники управления по выполнению учреждениями операций предлагалось, по возможности отказаться от регистрации  исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало. По системе и направлениям обследования объектов Институтом технического управления практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во вторых - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исследования и контроль, отправка документации.

     В проекте «новой системы делопроизводства»  Института технического управления излагались следующие принципы оптимизации  деятельности обследуемых объектов:

     - организация делопроизводства должна  быть единой для всего учреждения;

     - регистрация документов должна  быть однократной и производиться  в самой упрощенной форме; отказ,  где возможно, от регистрации;

     - количество инстанций, через которые  проходит каждый документ, сокращается  до минимума;

     - справочная работа обеспечивается  с наименьшей затратой энергии  и времени;

     - контроль исполнения документов  должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

     - наблюдение, руководство и ответственность  за постановку делопроизводства  возлагается на определенное  лицо [1, с.17].

     В 30-е годы формируется и укрепляется  жесткая, централизованная административно-командная  система управления, исключающая  возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. Отсутствие единого  методического центра по координированию  работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблемы концентрации в общегосударственном  масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 году собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое  отражение следующие вопросы  документационного обеспечения  управления:

     - создание организационно-методического  центра для руководства постановкой  делопроизводства;

     - разработка нормативной базы  деятельности служб делопроизводства;

     - механизация труда «канцелярских  работников;

     - проведение унификации и трафаретизации  управленческой документации;

     - установление единой системы  подготовки и переподготовки  работников делопроизводства;

     - создание всесоюзного научно-исследовательского  института для разработки комплекса  проблем документационного обеспечения.