Делопроизводство в РФ

 

Оглавление

1. Личное дело, порядок расположения документов в нем 3

2. Общий бланк предприятия (образец) 5

Список использованных источников 6

Приложение А. Образец обложки личного дела 7

Приложение Б. Образец внутренней описи личного дела 8

1. Личное дело, порядок расположения документов в нем

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких  нормативных актов, обязывающих  к этому работодателя, за исключением  Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных  актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально  разделить на:

1. Документы предоставляемые  работником и заполняемые сотрудником  кадровой службы при оформлении  приема на работу, к ним относятся:

• анкета, автобиография, резюме;
• личное заявление о приеме на работу;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• трудовой договор;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность;
• выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
• личная карточка.

2. Документы, дополняемые  в течении трудовой деятельности:

• выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
• копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
• копии документов об образовании, повышении квалификации;
• аттестационные листы;
• служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
• акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении  трудового договора.

Все эти документы имеют  различные нормативно установленные  сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных  сроков хранения различных видов  кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в  личное дело работника в течении  срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической  последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются  в папку - «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». С рекомендуемым типом обложки можно ознакомиться в Приложении А

На заведенное на работника  «дело» оформляется внутренняя опись документов, ознакомиться с бланком можно в Приложении Б.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся  на них личным делом (обычно один раз  в год)¹.

 

 

 

 

 

 

 

2. Общий бланк предприятия (образец)

Иностранное общество с ограниченной ответственностью

«Ирис-Телеком»

 

_______________                                                                    №______________

 

Москва

Список использованных источников

1. Правила формирования личного дела на сотрудника [Электронный ресурс] Режим доступа: http://blanki.ucoz.ru/news/2010-04-02-66 - Дата доступа: 26.10.2012.
2. Волков, К. А., Приходько, А. Н., Расина, Т. А., Шутова, И. М. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова - СПбГАСУ. – СПб., 2009.
3. Фионова, Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. / Л. Р. Фионова - Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.
4. Инструкция по делопроизводству с дополнениями и изменениями утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 2 октября 2012 г. № 1042

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А. Образец обложки личного дела

 

			Фонд №
			Опись №
Индекс дела			Дело №
(наименование организации и  структурного подразделения)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №
(заголовок дела)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

				Дата начала
Фонд №				Дата окончания
Опись №				на			листах
Дело №				хранить			лет

Приложение Б. Образец внутренней описи личного дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов личного дела №
(Фамилия, Имя, Отчество работника)

 

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документов, краткое содержание	Номера листов дела	Дата  включения документа в  личное дело	Примечание

 

Итого						документов
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
			(цифрами и прописью)
Инспектор отдела кадров
			(подпись)		(расшифровка подписи)
(дата)

¹ Правила формирования личного дела на сотрудника [Электронный ресурс] Режим доступа: http://blanki.ucoz.ru/news/2010-04-02-66 - Дата доступа: 26.10.2012.