Вопрос 31

Комплекс  организационных  документов, его состав. Правила составления  и оформления.

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы

Комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию  его работы, права, обязанности и  ответственность руководителей  и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр  организационного документа:

постоянные реквизиты "единого" бланка:

эмблема; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты "единого" бланка:

дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения 2; подпись; гриф согласования  или визы; гриф утверждения; печать.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Инструкция  - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Под оформлением  документов понимается соблюдение в  ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки  в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в  управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа

(юридическая  сила документа – это свойство  официального документа, сообщаемое  ему действующим законодательством,  компетенцией  издавшего его органа  и установленным порядком оформления);

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность  оперативного поиска документа;

— возможность  использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.

— обеспечение  качественного внешнего вида документа.

Вопрос 32

Распорядительные  документы. Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные  документы

Основное  назначение их регулировать и координировать  деятельность, что позволяет руководству осуществить постановленные перед ним задачи, получать максимальный эффект от своей деят-ти.

Эти документы  могут касаться совершенствования  организационной структуры, определение  или корректировки средств и  способов осуществления основной деят-ти, обеспечение организации различными ресурсами.

Они содержат решения  идущие сверху вниз по системе управления.

Их адресатом  является конкретное учреждение, структурные  подразделения, должностные лица или  работники.

Распорядит. Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя в пределах их полномочий и компетенции, чтобы выполнить задачи возложенные  на организацию

В СОСТАВ ВХОДЯТ: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Составление и оформление распорядительных документов

Текст распорядительного  документа чаще всего  состоит из взаимозависимых  двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать.

Основную  нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках  и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы  по основной деятельности и личному составу.

Приказы по личному  составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и  поощрения работников.

Приказы оформляются  на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Вопрос 33

Стадии  подготовки распорядительных документов.

складывается  из следующих стадий:

1. Изучение управленческого вопроса
2. Подготовка проекта распоряд. докум.- это может быть поручено 1му лицу или нескольким исполнителям, возможно даже создание спец. Рабочей группы. ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ: достаточная компетентность, знание вопроса, профессионализм Подготовка проекта требует сбора необходимой информации, для этого используется информационно-справочн. док.- отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. 

     Изучив эти материалы и получив  полную ясность по сущ-ву вопроса,  четко определив цель издания  докум. Приступают к составлению  его проекта . Самое трудное  сформулировать основные положения  конкретного решения.

3. Согласование документа. Заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами , кот. он касается. Осущ-ся путем визирования или проставляется грифом согласования. Согласования проводит структурное подразделение или лицо кот. готовило проект этого документа. Визы или гриф согласования проставляют на первом экземпляре док. В случае несогласия пишут мотивированное заключение.
4. Подписание документа ,перед этим докум. необходимо тщательно выбелить.
5. ·регистрация распорядительного документа;
6. ·доведение распорядительного документа до исполнителей.

 

 

Вопрос 34

Значение  организационно-распорядительных документов в управленческой деятельности.

 

организационно-распорядительная управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации. 

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно  подразделяются на три группы:

· Организационные  документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

     Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего  – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы. Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Вопрос 35

Информационно-справочные документы, их виды и  назначение.

К информационно-справочным документам относят справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, протокол, телеграммы и др. Они имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Справка – это документ оперативной информации. Cоставляется справка с целью описания и подтверждения каких-либо фактов и событий. Жестких требований к написанию справки не существует, она составляется в произвольной форме, оформление справки осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке.

Обязательными реквизитами справки являются:

наименование  адресата; наименование документа (Справка); дата и номер справки;

место (город) составления  справки; заголовок к тексту (для некоторых видов справок – о наличии материалов); текст справки; подпись.