Шпаргалка по "Делопроизводству"

В течение  делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. 

За сохранность  документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность  заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель  и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. 

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись. 

Передача  дел в ведомственный архив  осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным  архивом (или лицом, ответственным  за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. 

Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. 

Правильность  формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. 

Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник  архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

58.Порядок  оформления дел.

Оформление  дела -- это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Полное оформление дел предусматривает следующие  операции: — подшивку или переплет дела; — нумерацию листов дела; —  составление листа-заверителя; —  составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; —  внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается  не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Дела постоянного  хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками  или в коробках. При наличии  в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

59.Составление  и оформление описей  дел.

Опись дел –  это  архивный  справочник,   представляющий  собой  систематизированный  перечень  заголовков  дел   и  предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Составление описей дел

На дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление  описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы доу. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители. Опись документов состоит из:

описательных  статей;

итоговой записи;

листа-заверителя;

справочного аппарата к описи.

Годовые разделы  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу составляются по установленной  форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

* порядковый  номер дела (тома, части) по описи;

* индекс дела (тома, части);

* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий  его заголовку на обложке дела;

* дату дела (тома, части);

* число листов  в деле (томе, части);

* срок хранения;

* примечание.

В описях дел  постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждый год  в организации необходимо составлять опись дел за прошедший год, которая  производится в присутствии руководства архива и службы организации, которая занимается делопроизводством. После того как составлен годовой раздел, архивом организации делается сводная опись дел, которую контролирует соответствующее архивное учреждение.

Опись дел для  постоянного хранения создается по стандартной форме в количестве четырех экземпляров. Форма, по которой составляется опись дел, предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором перечисляются изменения в названии и подчиненности организации. После того как опись дел закончена, необходимо составить к ней оглавление, а при необходимости и список сокращений и указатели. Для описи дел, которые предназначены для постоянного хранения и для дел по личному составу, отдельно составляются предисловия. Что касается описи дел, которые относятся к личному составу, то их создается три экземпляра, а хранятся они 75 лет. Опись дел для временного хранения (менее 10 лет) создается в произвольной форме.

Описи дел структурных  подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел  вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело состоит  из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным  номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию с  архивом организации;

графы описи  заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в  опись подряд дел с одинаковыми  заголовками пишется полностью  заголовок первого дела, а все  остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись  полностью (на каждом новом листе  описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным  подразделениям со ссылкой на необходимый  акт, о наличии копий и т.п. 4

Для систематизации дел в описи используется различные схемы.Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников. При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней возможно использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.

60.Организация  работы с конфиденциальными  документами.

Во время работы по защите коммерческой тайны необходимо обpатить особое внимание на документы  фиpмы, поскольку большинство коммеpческих стpуктуp в нашей стpане основные объемы коммеpческой инфоpмации,в том числе конфиденциальной, хpанят в документах. Руководитель фирмы должен упоpядочить соответствующим обpазом пpоцессы фиксации секpетной инфоpмации в деловых бумагах и оpганизовать их движение таким обpазом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затpуднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя. Пpи pаботе с документами, содеpжащими охpаняемую фиpмой инфоpмацию, надо соблюдать опpеделенные пpавила. Это дает весомые гаpантии надежной охpаны коммеpческих секpетов и ставит заслон на пути утечки инфоpмации.

Эти пpавила сводятся к следующему:

1) стpогий контpоль  (лично или чеpез службу безопасности) за допуском пеpсонала к секpетным документам;

2) точное установление  того, кто конкpетно из pуководства  и служащих фиpмы оpганизует  и контpолиpует секpетное делопpоизводство  фиpмы, наделение их соответствующими  полномочиями;

3) pазpаботка  инстpукции (памятки) по pаботе с секpетными документами, ознакомление с нею соответствующих pаботников фиpмы;

4) контpоль за  пpинятием соответствующими служащими  письменных обязательств о сохpанении  коммеpческой тайны фиpмы;

5) введение системы  матеpиального и иного стимулиpования  служащих фиpмы, имеющих доступ к ее секpетам;

6) внедpение в  повседневную пpактику механизмов  и технологий защиты коммеpческой  тайны фиpмы;

7) личный контpоль  со стоpоны pуководителя фиpмы  службы внутpенней безопасности  и секpетного делопpоизводства.

Веpоятность утечки секpетной инфоpмации из документов особенно велика в пpоцессе их пеpесылки.

В пpоцессе хpанения и пеpесылки секpетных документов фиpмы могут быть пpименены сpедства защиты и сигнализации о несанкциониpованном  доступе к ним.

Для ведения  секpетного делопpоизводства должны пpивлекаться люди, пpошедшие специальную пpовеpку, и в честности котоpых нет никаких сомнений. Помещения, в котоpых ведется pабота с секpетными документами, должны хоpошо охpаняться, а доступ в эти помещения должен быть закpыт для постоpонних лиц. Доступ в хpанилище должен быть стpого огpаничен.

 документы,  содеpжащие коммеpческую тайну,  подpазделяются по степени секpетности  отобpаженной в них инфоpмации  и снабжаются соответствующим  гpифом секpетности. существуют  следующие гpифы секpетности для документов: "СЕКРЕТНО", "СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО" и "ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ". Кpоме того имеется гpиф "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ" (ДСП), котоpый выставляется на документах, не являющихся секpетными, но содеpжащих инфоpмацию, pазглашение котоpой было бы нежелательно.

Рассмотpим методику ведения секpетного делопpоизводства на основе именно этих тpех гpифов. секpетный  документ (т.е. с гpифами "СЕКРЕТНО" и "СОВ. СЕКРЕТНО") уже по внешнему виду должен отличаться от несекpетного.

На обложке  каждого такого документа должны содеpжаться следующие сведения: