Шпаргалка по "Делопроизводству"

44.Порядок  движения и обработки  отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Прохождение исходящих  документов включает в себя:

• составление проекта документа;
• его изготовление;
• согласование (визирование);
• подписание;
• утверждение (если необходимо);
• регистрацию;
• экспедиционную обработку;
• сортировку по способам отправки;
• отправку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и  отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств  электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи  и записывается (печатается) получателем 

45.Порядок  движения и обработки  внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и  оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих  документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение. 

46.Предварительное  рассмотрение документов. Значение и основное  содержание. 

Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства  остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки:

• для обязательного рассмотрения руководителем;
• направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

    При диспетчеризации  поступивших документов учитывается:

важность содержания;

вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет  и т.д.;

сложность и  новизна поставленных вопросов;

авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя  в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

реальная срочность  исполнения документа.

    Эффективную помощь при предварительном  рассмотрении корреспонденции  оказывают внутренние справочные материалы:

примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

перечень должностных  лиц и их обязанностей;

технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения  различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует  направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как  правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов. 

47.Процесс  регистрации документов.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются  документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

• При формировании уникальных регистрационных номеров применяются различные классификаторы (виды доставки, номенклатура дел, организаций и физические лица, виды документов и т.д.).
• Использование номенклатуры дел позволяет регистрировать документы в определенные дела в соответствии с требованиями ГСДОУ.
• Регистрация может осуществляться централизованно или децентрализовано с возможностью сквозной нумерации или формированием уникальных регистрационных номеров в рамках регистрирующих подразделений и организаций.
• Этап регистрации документа наступает в соответствии с моделью бизнес-процесса документа. Так регистрация входящих документов наступает сразу после создания новой карточки входящего документа, а регистрация исходящих выполняется после того, как документ согласован и подписан. Для других типов документов этап регистрации может быть настроен индивидуально.
• Предусмотрена возможность автоматического формирования регистрационного номера с записью даты-времени регистрации. После выполнения регистрации документ автоматически перемещается далее по маршруту, определенному моделью бизнес-процесса.
• Осуществляется проверка дублирования регистрационных и входящих номеров для исключения повторной регистрации.
• Возможна печать этикетки с уникальным штрих-кодом для регистрации входящих документов и печать штрих кода на бланках исходящих и внутренних документов.
• Автоматически ведутся журналы регистрации: «Документы на регистрации» и «Зарегистрированные документы», отображаемых в «Обозревателе документов», например, «Журналы регистрации за текущий год», «Журналы регистрации за предыдущий год». Можно настроить журналы регистрации для каждого вида документа, для каждой организации или подразделения, в котором регистрируются документы.

 

48.Индексирование  документов. 

Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров  и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д.

Наиболее оптимальной  принято считать индексацию с  использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Если рассматривать индексирование документов относительно бумажных архивов, то здесь значение этого словосочетания означает классификацию документов. Индекс такого документа включает в себя несколько цифр, например: порядковый номер документа, номер структурного подразделения, номер номенклатуры и т.п. Индексирование бумажных документов производится в соответствии с ГОСТом, но в конечном итоге преследует ту же цель, что и индексирование электронной документации – облегчение поиска необходимой информации, необходимого документа. При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

• расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
• система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Индексирование  документов широко применяется поисковыми системами Интернета, но также может  применяться и локальными программами, например, электронными архивами. Индексирование документов заключается в их описании специальными информационно-поисковыми терминами, в итоге каждому документу присваивается определённый набор ключевых слов, отражающих его смысловое наполнение.

автоматическое  индексирование документов может происходить  при помощи специального словаря  – тезариуса и будет называться контролируемым, а может быть свободным. Недостатком свободного индексирования перед контролируемым является то, что в текстах документов будут обнаруживаться слова без учёта изменений их форм. Кроме того, для расширения поиска в тезариус возможно включать синонимы ключевых слов и словосочетаний. 

Также стоит  упомянуть, что индексирование документов может быть автоматизированным и  координатным, что во много раз  расширяет возможности поиска.  

49.Организация  контроля исполнения  документов.

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.   Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных  днях: поступивших из вышестоящих  органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой  исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по  парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по  запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосДумы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по  поручениям Правительства  РФ- до 10 дней;

по  письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течении 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по  обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

Снятие документа  с контроля осуществляет руководитель федерального органа или служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется  отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.