Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Пишется докладная  записка либо по инициативе работника, либо по требованию руководства.

Четких требований к оформлению докладной записки  не существует. Докладная записка  обычно состоит из двух частей: в  первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (наименование должностного лица, его ФИО); дата и номер документа;

место (город) составления; наименование документа (Докладная записка); заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»); текст докладной записки;

личные данные составителя (должность, ФИО);подпись составителя.

Служебная записка — это информ-справоч документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. Написание служебных записок осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Составляется с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот. Служебная записка состоит из следующих частей: «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, ФИО в дат п);

дата составления  и номер служебной записки; наименование документа (Служебная записка);

заголовок к  тексту документа (говорит о предмете служебной записки); текст документа;

должность составителя, подпись и расшифровка подписи.

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. За составление протокола и оформление протокола на заседании обычно отвечает секретарь или другое назначенное лицо.

Протокол  содержит в себе следующие реквизиты:

наименование  компании; наименование документа (Протокол); номер протокола; дата заседания;

место заседания; заголовок к тексту документа; текст протокола; подписи.

Основная часть  текста протокола разбита на несколько  составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца. Протоколы могут краткие и полные. При написании краткого протокола необходимо указать фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Телеграмма– вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. 

Вопрос 36

Как написать деловое  письмо: основные правила  оформления

Деловое письмо - это не только передача важной информации, это показатель уровня компании, соблюдение правил деловой переписки это своеобразное проявление уважения к адресату. были выработаны определенные шаблоны и формы написания деловых писем.

Оформление  письма: правило №1. Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Печать  письма: правило №2. Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

Составление письма: правило №3. деловые письма должны быть краткими и иметь четкую структуру: Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу), дата написания, имя и адрес получателя, тема письма, вступление, основная часть, заключение, подпись;

Написание письма: правило №4. В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

Составление письма: правило №5. По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Написание письма: правило №6. Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма. в письме необходимо лично обращаться к получателю, при этом местоимение Вы и его формы (Вам, Вас, Вашего) пишется с большой буквы, это признак уважения; в деловом письме недопустимы сокращения «Ув.» вместо «Уважаемый», «г-н», «г-жа» вместо «господин» или «госпожа», эти слова необходимо писать полностью;

Оформление  письма: правило №7. После завершающей фразы ставится подпись и должность. Подпись принято ставить собственноручно, а текст письма печатать;

Оформление  письма: правило №8. Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Деловое письмо обязательно проверяют на наличие  орфографических и пунктуационных ошибок, если деловое письмо будет  отправлено через электронные средства связи (по факсу, через интернет) все правила написания также должны быть соблюдены, при пересылке деловых писем через электронную почту недопустимо употребление смайликов и жаргонных фраз; при пересылке почтой, письмо складывают тестом внутрь, и запечатывают в плотный конверт, адрес на нем лучше распечатать на принтере, чем писать собственноручно. Согласно этикету деловой переписки в течение суток на любое письмо должен быть дан ответ, даже если вы не успели рассмотреть вопросы, затронутые в письме, ответ нужно дать, это может выглядеть следующим образом «Ваша просьба будет изучена в ближайшие три дня», или «Ваше письмо принято к рассмотрению. Вы получите ответ в течение семи дней» и т.д.

Вопрос 37

Классификация писем

Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций. Содержание писем очень разнообразно и зависит от обстоятельств ситуации, требующей разрешения, и цели автора письма. Исходя из особенностей содержания и формуляра  письма выделяют следующие разновидности: письма-просьбы, письма коммерческие, сопроводительные, договорные, информационные, циркулярные, гарантийные, письма-извещения, напоминания, подтверждения, приглашения, поздравления, письма-ответы и письма-запросы и др.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. 

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.

 Сопроводительное письмо - это пояснительная записка к резюме.

Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения.  

В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов “сообщаем”, “извещаем”, “доводим до Вашего сведения”, “ставим Вас в известность”.

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо. Составляют с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. 

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию. Психика, предмет изучения психологии

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос 

Вопрос 38

Оформление  документов по личному  составу

К документам по личному  составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. Заявление о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры, приказы по личн. Сост., увольнения, характеристики, автобиографии, резюме, личные карточки, лицевые счета по заработной плате.

  Личная  карточка.

  На всех сотрудников, принятых на работу заводится  личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

  Личная  карточка заполняется в одном  экземпляре. Все последующие изменения  в учетных данных, предусмотренных  формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

  Карточка  ставится в алфавитную картотеку  работающих.

  Личное дело.

  Личное  дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике  и его трудовом стаже.

  Каждое  личное дело формируется в отдельной  папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.