Прием на работу.

  Трудовой  договор

  Трудовой  договор имеет типовую форму  в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

  Трудовой  договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

  Увольнение.

  Увольнение  работника отражается в документах: заявлении или служебной записке  или приказе об увольнении.

  На основании  личного заявления или служебной записки составляется проект приказа.

  Приказ  подписывается и регистрируется.

  Увольняемый работник знакомится с приказом и  ставит свою визу.

  Одна копия  приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.

  Трудовая  книжка.

  Трудовая  книжка является основным документов о трудовой деятельности работника.

  Трудовые  книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том  числе на сезонных и временных  работников, а также на нештатных  работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

  Лица, поступившие  на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке. Прием  на работу по совместительству, по трудовому  соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

  Лица, поступившие  на работу впервые обязаны представить  администрации справку о последнем  занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных  сил – военный билет.

  Заполнение  трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Приказ  по личному составу 

Приказы по личному  составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.

Приказ подписывается  руководителем предприятия или  лицом, его замещающим.

Анкета  кандидата 

Служба персонала  организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая  заполняется кандидатом до или в  процессе собеседования.

Характеристика 

Характеристика  официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации.

Командировочное удостоверение - документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию

Вопрос 39

Правила организации документооборота

Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Электронный документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.

Организация документооборота включает всю последовательность докум. во время их движения и следующие  операции: получение, рассмотрение, распределение, передача на исполение, организац. исполнение и отправка, регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.

главное правило  организации документооборота - оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала

Вопрос  40

Характеристика  документооборота

Документооборот это средство коммуникации, т.е. перемещаась  докум. связывают все звенья управленческой структуры и разные учреждения.

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. Также относятся состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на стадиях управленческого процесса.

Документооборот делится на несколько  составляющих частей- потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении

Документопотоки различаются:

По  направлению- 1. горизонтальные 2. Вертикальные-от руководителя к подчиненным

По  отношению к управленческому  аппарату-1. Внутренний 2. исходящий 3. Входящий

Входящий документооб. Любой организации составляет: 1)Докум. вышестоящей организации.

2)Докум. подведомственных  организаций.

3)Докум. от  несоподчин-ных организаций, для  согласование или побуждение  к ним, консультирования

Входящие документы  образуют

1) Руководство  организаций

2)Руководство  структурных подразделений и  непосредственно исполнителя

Исходящий документопоток:

Могут создаваться  как инициативные документы (требующие  или не требующие ответа) или как  ответные на поступившые письменные или устные запросы.

Внутренние документы- организационные докум. 

41.Объем  документооборота  и правила его  учета.

Объем документооборота, выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и  созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета  документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки  и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая  методика подсчета документооборота предусматривает  выражение его объема дробью, в  числителе которой указывают  количество подлинников, а в знаменателе  – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность. 

42.Характеристика  основных документопотоков.

Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией  и др.

Основные документопотоки  в организации:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Основные характеристики документопотока:

Содержание  документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов :регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации. 

43.Порядок  движения и обработки  поступающих документов

Документы, поступающие  в организацию, в том числе  созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или неимеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.