Шпаргалка по "Делопроизводству"

 

55.Задачи  и порядок проведения  экспертизы ценности  документов.

Экспертиза  ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

• в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
• в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертиза  ценности документов осуществляется на протяжении всего "жизненного цикла  документа", начиная с определения  схемы систематизации документов в  дела и кончая передачей дел на государственное хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и  проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и их формировании;

организация и  проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и  проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный  архив.

Итоги работы комиссии оформляются  протоколом

Выделяются следующие  этапы проведения экспертизы ценности документов:

-определение  сроков хранения  документов по  перечню при составлении  -номенклатуры дел;

-систематизация  документов в дела  соответствующих  сроков хранения;

-корректирование  сроков хранения  документов при  передаче дел в  ведомственный архив;

-корректирование  сроков хранения  документов при  передаче дел на  постоянное хранение  в государственный  архив.

Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей  экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем фирмы.

56.Принципы  и критерии проведения экспертизы ценности документа

Под экспертизой  ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число  основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего "жизненного цикла документа", начиная с определения схемы  систематизации документов в дела и  кончая передачей дел на государственное  хранение.

К критериям происхождения  относятся:

- роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- время и место  образования документов.

К критериям содержания относятся:

- значимость  события (явления, предмета), отраженного в документах;

- значение содержащейся  в документе информации, ее повторение  в других документах, целевое  назначение, вид и разновидность  документа.

К критериям внешних  особенностей документа  относятся:

- юридическая  достоверность документа (наличие  подписей, дат, печатей);

- наличие резолюций,  пометок;

- особенности  передачи текста;

- особенности  материальной основы документа;

- особенности  физического состояния документа.

Подготовка  документов к сдаче  в ведомственный  архив включает следующие  процедуры:

-проведение экспертизы ценности документов

-оформление  дел;

-составление  описей дел;

-составление  актов о выделении к уничтожению  документов и дел.

57.Подготовка  дел к дальнейшему  хранению и использованию.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

• оформление дел; это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

• описание документов постоянного и  долговременного  хранения;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в  архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. 
 
 

Читать

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу должны указываться следующие  реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения. 

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения. 

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью  с указанием подчиненности в  именительном падеже или указывают  его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). 

В конце  делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. 

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность  документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). 

Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. 

Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., являются даты составления первого  и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. 

В конце  каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета  количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе  составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. 

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей. 

С момента  заведения и до сдачи в ведомственный  архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. 
 

Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.