Шпаргалка по "Делопроизводству"

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. В контрольной  деятельности службы ДОУ выделяют несколько  этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

1. резолюция руководителя
2. анализ содержания текста

Документ ставится на контроль в том случае, если в  тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

2. Систематизация регистрационных  форм по срокам  исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная  фиксация журнальных записей. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением срока).  

50.Текущий  и итоговый контроль  исполнения документов.

Под текущим контролем  понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых  истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -- это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков -- докладывает об этом руководителю. 

К итоговому контролю относят аналитическую  работу по обобщению  исполнительской  дисциплины и результатов  работы сотрудников  подразделения или  организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. 
 

     51.Организация хранения  документов.

Для четкой организации  доу документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

в доу существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

документы текущего управления;

документы, отобранные для постоянного или длительного  хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

собранные в  справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

52.Номенклатура  дел, ее виды  и назначение.

Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже  при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

 Цели  формирования номенклатуры дел:

• распределения исполненных документов в дела;
• систематизации дел;
• закрепления индексов дел;
• установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

• - служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• - используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• -является основой для составления актов на уничтожение дел;
• -может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды  номенклатуры дел

Существует  три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

53.Требования  к оформлению и  составлению номенклатуры дел.

При составлении  номенклатуры дел следует руководствоваться  уставом или положением об организации, положениями о ее структурных  подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации  за прошлый год, описями дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации.

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных  подразделений (канцелярия, бухгалтерия). Составляется номенклатура дел по установленной  форме на общем бланке организации. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе  номенклатуры – «Индекс дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Во второй графе  – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.

Третья графа  – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов.

В графе четвертой  – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Пятая графа  – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

• о заведении дел;
• о переходящих делах;
• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию
• о выделении дел к уничтожению;
• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

 

Оформление дел

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению  заверительной надписи, составлению  внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки  дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел  начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к сдаче  в ведомственный архив. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

54.Принципы формирования дел.

ДЕЛО - это документ или совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку.

Правильное распределение  документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.

Не меньшее  значение имеет и то, как документы  систематизированы или разложены  внутри дел, то есть, как дела сформированы.

ФОРМИРОВАНИЕ  ДЕЛА - это группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Работа  по формированию дел  состоит из следующих  операций:

распределение исполненных документов по делам;

расположение  документов внутри дела;

оформление обложки  дела.

Поэтому при  формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.

• Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.
• Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.
• В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.
• В дела должны помещаться только исполненные документы - неисполненные запрещается подшивать в папку.
• Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
• В дело включается по одному экземпляру каждого документа.