Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство. Согласно основам законодательства о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми МИНЮСТОМ России совместно с федеральной нотариальной палатой. В указанных правилах установлен единый порядок работы всех нотариусов с документами и осуществления контроля заведения документооборота. Правило регламентирует документооборот нотариусу с момента создания или получения им  документов до момента передачи документов в архив или до их уничтожения. Нотариальное делопроизводство в РФ осуществляется на государственном языке, в котором согласно Конституции является русский язык. В тоже время нотариальное делопроизводство может вестись на государственном языке республики, в ходящих в состав РФ, если такой язык установлен республикой. Нотариус как правило могут вести и создавать учетные формы документов, хранить их в базах данных на электронных носителях лишь для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности. Приоритетной формой оформления документов остается бумажный носитель. В соответствии с правилами нотариальное делопроизводство включает следующие действия:

1.оформление организационно- распорядительных документов. К  ним относятся документы, непосредственно  связанные с осуществлением нотариальной  деятельности, но не касающиеся  процессуальных документов. К ним  относятся постановление, распоряжение, поручение, запросы об истребовании  каких- либо документов и сведений. Характерной чертой организационно- распорядительных документов является обязательность указания на них достаточно большого количества реквизитов: 
-наименование нотариального округа 
-ФИО нотариуса 
-контактные сведения 
-регистрационные данные 
-дата составления документа 
-подпись нотариуса 
-писи его печати с воспроизведения государственного герба РФ. 
Все организационно- распорядительные документы подлежат регистрации в соответствующем журнале и подлинники этих документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса 

2.Обработка входящих и  исходящих документов. В первую  очередь нотариус проверяет документы  и  наличие приложения к ним. В случае отсутствия в конверте документов и приложения к ним  составляется в 2-х экземплярах, 1 из которого направляется адресату, а другой приобщается к полученным документам. 
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат. 
3.Использование печатей   с воспроизведением государственного герба нотариуса, штампов и бланков. 
Подпись нотариуса на документах заверяется оттиском его печати. Если от нотариуса исходит документ, требующий особенного удостоверения его подлинности, то подпись нотариуса на нем заверяется  оттиском  печати с воспроизведением государственного герба РФ , на иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без государственного герба РФ. Данное положение регламентируется законом РФ   « О государственном гербе РФ» от 25.12. 2000г №2. Указ президента  РФ « Об использовании государственного герба РФ на печатях нота риуса». В случае если нотариус отстраняется от должности по каким- либо обстоятельствам либо добровольно слагает с себя полномочия его гербовая печать подлежит уничтожению. Уничтожение печати с изображением герба осуществляется  территориальным органом юстиции . Нотариус, сложивший свои полномочия в течение 30 дней с момента наступления соответствующих событий по акту передает гербовую печать  в управление юстиции. Нотариус для облегчения совершения нотариальных действий может использовать маркировачный штамп с удостоверительной записью. Печати, бланки и штампы нотариусов должны хранится в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованный помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение.

4.Составление номенклатуры. Для учета документов , группировки документов в дела, определение сроков их хранения нотариусу утверждается номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются наименование дел, отражающую всю документацию деятельности нотариуса в том числе реестре, книги и журналы. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура составляется в 2-х экземплярах и оформляется  на личном бланке нотариуса. По окончании календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью  о количестве и категории дел находящихся в производстве нотариуса. Итоговая запись – это самостоятельный документ который составляется в 2-х экземплярах в соответствии с образцом приведенных правилам нотариального делопроизводства.

5.Формировние и оформление дел. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы в соответствии с номенклатурой дел формируются в определенную категорию дел и систематизируется внутри дела , например наследственного дела. Оформление дел состоит из контекста работ по подготовке дела к хранению, включая  описание   дела на его обложке, брошуровку дела, нумерацию листов составления заверительной надписи и внутренняя опись . По общему правилу документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. Все листы дела, кроме листа заверителя и внутренней описи подлежат нумерации простым карандашом. Нумерация производится арабскими цифрами, которое проставляется в правом верхнем углу  каждого листа документа

6.Оформление документов  в архив. Нотариусы обязаны в  течение срока, установленного  применительно номенклатурой дел, хранить все имеющиеся у них дела, в том числе реестры, книги и журналы. В настоящее время установленный максимальный срок хранения нотариальных дел  составляет 75 лет. Например реестры  для регистрации нотариальных действий. Дела, подлежащие уничтожению включаются в специальный акт, экземпляр которого направляется в контролирующий орган во избежание ошибок и недоразумений.