Анализ документирования Локомотивного депо Морозовская (ТЧ-3 СКАВ) Северокавказской железной дороги (Морозовск)

При заполнении п.5 "Знание иностранного языка" раздела I формы указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При этом исходной датой, на которую исчисляется стаж работы, является, как правило, дата приема на работу работника. Общий стаж представляет собой суммирование всех периодов трудовой деятельности работника до поступления на работу в организацию.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

§ военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

§ удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение остальных пунктов производится на основании информации из перечисленных документов.

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" вносится запись о приеме работника на работу, размере его должностного оклада, указывается основание приема на работу. С указанной записью и каждой последующей записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работник должен быть ознакомлен под расписку в графе 6 формы.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку "Личные карточки работников организации", которая хранится обычно в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

 

1.3. Требования к оформлению  документов по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Заявление о приеме на работу	Составляется в произвольной форме, пишется от руки, формат бумаги А4, не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.). реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Приказы по личному составу	Оформляются на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. В пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с кокой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.6
Личная карточка	Форма Т-2, заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником: § I раздел - делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное. § II раздел - данные берутся из военного билета работника. В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника. На оборотной стороне содержатся разделы: § III раздел - "Назначения и перемещения" § IV раздел - "Отпуска" § V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения". Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.7
Личное дело	Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу. Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:          - внутренняя опись документов  дела;          - дополнение к анкете;          - заявление о приеме на работу;          - анкета с фотокарточкой;          - трудовой договор;          - приказ о приеме на работу (копия);          - документы об образовании (копия);          - характеристики или рекомендательные письма. В необходимых случаях в личное дело включаются: список научных трудов и изобретений; выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и другие документы. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Личные дела имеют длительный срок хранения. Все содержащиеся в них документы должны располагаться в хронологическом порядке. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.
Характеристика	Составляют администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника или по запросу других организаций. Реквизиты характеристики: § адресат § наименование вида документа (характеристика) § дата документа § заголовок к тексту § текст § подпись § печать Текст пишется от третьего лица, как правило, состоит из следующих частей: - вводной, где указываются  фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное  подразделение, стаж работы на  предприятии; - основной, где указываются  деловые качества, отношение к  работе, профессиональный рост, наличие  наград, поощрений, отношения с сотрудниками; - завершающая часть оформляется если не указан адресат и содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики («характеристика выдана для представления в…») Подписывает характеристику руководитель фирмы, подразделения, ведущий специалист. Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то делается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания. Подпись заверяется печатью. Характеристика составляется в двух экземплярах.
Автобиография	Пишется собственноручно. В произвольной форме, без исправлений, в одном экземпляре. В хронологической последо-вательности. Реквизиты автобиографии: § наименование вида документа § текст § дата § подпись В тексте указываются: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился, в каком заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, сведения о ближайших родственниках (мать, отец, брат, сестра). Домашний адрес.
Резюме	Реквизиты резюме: § наименование вида документа; § дата документа; § фамилия, имя, отчество; § почтовый адрес претендента; § телефон; § дата и место рождения; § гражданство; § семейное положение; § текст; § подпись Текст резюме излагается по разделам: Цель. Указывается место, на которое претендует составитель. Образование. Сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность. Затем перечисляются в обратном хронологическом порядке другие виды образования до года окончания школы. Опыт работы (трудовая деятельность). Перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы - в обратном хронологическом порядке. Если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также отнести эту информацию к этому разделу. Дополнительные сведения. Может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д. Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформление резюме произвольное. Его следует печатать на бумаге хорошего качества. Резюме рассылается на фирмы почтой (электронной почтой) или по факсу.

 

Таким образом, документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении  и видении.

 

 

 

 

 

 

2. Анализ документирования Локомотивного депо Морозовская.

2.1 Структура управления  и основные направления деятельности  исследуемой организации

        Организационная структура дает представление о распределении функций между структурными подразделениями Локомотивного Депо (рис.1)

 

Начальник депо

Секретарь

Курьер

     
                 

Зам начальника депо по управлению персоналом и социальным вопросам

Ведущий экономист

Ведущий инженер по организации и нормированию труда

Главный инженер

Инженер теплотехник

Ведущий инженер по охране труда

                                                                           

       

Инженер по организации и нормированию труда

 

Инженер по подготовке кадров

 

Инженер по мех. оборудованию

Специалист по упр.персоналом

 

 

 

Рис. 1. Организационная структура Локомотивного Депо Морозовская

 

  Общее руководство всей работой возложено на начальника депо, у которого в подчинении два заместителя:

- главный инженер депо;

- заместитель по кадрам  и социальным вопросам.

Главный инженер выполняет работу по определению перспектив развития предприятия и реализации комплексных программ по всем направлениям совершенствования, реконструкции и технического перевооружения действующего производства. Также в его функции входит обеспечение постоянного повышения уровня технической подготовки производства, его эффективности и сокращение материальных, финансовых и трудовых затрат, качества работ, надежность и долговечность в соответствии с государственными стандартами, техническими условиями, рациональное использование производственных фондов и всех видов ресурсов. Главный инженер должен осуществлять руководство за разработкой перспективных планов развития предприятия, реконструкции и модернизации производства, мероприятий по предотвращению вредного воздействия производства на окружающую среду, созданию наиболее благоприятных и безопасных условий труда и повышению культуры производства, бережному использованию природных ресурсов. Он организует работу по проектированию и внедрению в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов, осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности. Работа заместителей по эксплуатации заключается в обеспечении исправного состояния локомотивов, грузоподъемных кранов на железнодорожном ходу, другого оборудования Депо и устойчивой работы локомотивного парка в эксплуатации. Также они занимаются содержанием в работе заданного количества локомотивов в соответствии с объемом работы и выполнением установленных норм простоя локомотивов на техническом обслуживании, экипировке и ремонте.

Заместитель по кадрам и социальным вопросам занимается укреплением государственной и трудовой дисциплины и повышением квалификации и подготовки кадров. Также в его обязанности входит развитие подсобно-вспомогательной деятельности, повышающей рентабельность работы и способствующей улучшению социального положения работников Депо.

      

Начальник депо в пределах его полномочий:

§ представлять интересы ОАО «РЖД» во всех организациях Российской Федерации;

§ распоряжаться денежными средствами, находящимися на счёте депо в пределах прав, установленных Отделением;

§ заключать    гражданско-правовые    договоры    и    соглашения    в    соответствии    с законодательством Российской Федерации;

§ утверждать положения о структурных подразделениях аппарата депо, должностные инструкции работников этих подразделений;

§ издавать приказы, распоряжения и указания, обязательные для всех работников депо и структурных подразделений;

§ осуществлять права и обязанности работодателя в трудовых отношениях с работниками депо, в том числе заключать, изменять, расторгать трудовые договоры и издавать приказы о приеме, переводе, увольнении работников, кроме включенных в номенклатуру Начальника филиала; применять меры поощрения и налагать дисциплинарные взыскания; осуществлять обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

        Главный  инженер депо отвечает за содержание  зданий и сооружений, находящихся  на балансе депо; обеспечивает  разработку предложений по годовым  и перспективным планам и прогнозам  развития депо; возглавляет работу  по разработке и заключению  соглашений и договоров с организациями  и контролирует их исполнение; организует надёжную работу технических  средств, локомотивных обустройств  по безопасности движения; осуществляет  общее руководство за целостностью  и сохранностью депо и сохранностью  объектов; оформляет    протокола    разборов    и    готовит    проекты    приказов,    относящиеся    к производственной  деятельности депо по своему  кругу обязанностей.

        Заместитель  начальника депо по ремонту  осуществляет   руководство    производственно-хозяйственной   деятельностью   цехов ремонта  депо.        Обеспечивает выполнение плановых заданий в установленные сроки, ритмичную работу ремонтных цехов, повышение производительности труда ремонтного персонала, снижение стоимости ремонта при высоком качестве ремонтных работ, соблюдения правильного соотношения между темпами роста производительности труда и средней заработной платы. Участвует в подготовке Договоров подряда в пределах своей компетенции. Организует работу цеха ремонта по обеспечению безопасных условий охраны труда в объеме, предусмотренном ст.212 ТК РФ и несёт ответственность за допущенные нарушения в соответствии федеральными законами. Координирует и направляет работу инженеров-технологов, связанных с технологическим процессом обслуживания и ремонта локомотивов; старшего мастера; проведением дефектоскопии; мастеров ПТОЛ и подсобно-вспомогательной деятельности. Выполняет обязательства по  постановке  локомотивов на  различные  виды  ремонта  и обслуживания других организаций (по договорам).

        Главный  бухгалтер осуществляет организацию  бухгалтерского учёта производственной, финансовой и хозяйственной    деятельности    депо    и    контроль    за    рациональным    использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности собственности депо.