Анализ документирования Локомотивного депо Морозовская (ТЧ-3 СКАВ) Северокавказской железной дороги (Морозовск)

                                       СОДЕРЖАНИЕ:

Введение…………………………………………………………………………3

1. Теоретические основы  документации по личному составу

1.1.История возникновения  и развития документов по личному  составу…5

1.2.Законодательная и нормативная  регламентация документации по  личному составу………………………………………………………………………….15

1.3. Требования к оформлению  документов по личному составу…………20

2. Анализ документирования  Локомотивного депо Морозовская (ТЧ-3 СКАВ) Северокавказской железной дороги (Морозовск)

2.1 Структура управления  и основные направления деятельности  Локомотивного депо Морозовская  …………………………………………..29

2.2.Документационное обеспечение управления в Локомотивном депо Морозовская……………………………………………………………………33

2.3. Анализ оформления  документов по личному составу в  Локомотивном депо Морозовская ……………………………………………………………..35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………….……………………………………………...36

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………37

Приложение 1

Приложение 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда.

Делопроизводство - русский термин, не имеющий аналогов в других языках. Он берет свое начало от понятия «производство дел». В государственных учреждениях дореволюционной России так назывался процесс рассмотрения тех или иных вопросов — «дел».

Существует единое понимание термина «делопроизводство». Делопроизводство - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Правильно организованное делопроизводство – залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу – оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Таким образом, целью курсовой работы является рассмотрение документов по личному составу и анализ, предоставленной организацией, документации.

Объектом исследования выступило ОАО «РЖД» Локомотивное депо Морозовская (ТЧ-3 СКАВ) Северокавказской железной дороги (Морозовск).

Основные задачи курсовой работы:

- изучение основных правил  документирования деятельности  Локомотивного депо;

- определение уровня ведения  делопроизводства в Локомотивном  депо Морозовская;

- выявление степени соответствия  кадровых документов Локомотивного  депо Морозовская действующим  стандартам РФ.

В качестве источников для написания курсовой работы были использованы законодательные и нормативные акты, учебные пособия

(1.Ватолина М.В.Документоведение: учеб.-метод.пособие для специальности 080505/М.В.Ватолина;РГУПС.-Ростов н/Д;      2. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие/А.А. Раздорожный – М.:ИНФРА-М,2009;    3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов/ С.Л. Кузнецов. – М.:МЭИ,2010.), статьи из журналов (Секретарское дело, Кадровые решения), документы по личному составу предприятия и ресурсы сети интернет.

Методами исследования являются: метод сравнительного анализа и графический.

1. Теоретические основы документации по личному составу

1.1.История возникновения  и развития документов по личному  составу

Основа системы документирования кадровой деятельности была заложена еще Петром Первым. При нем был издан ряд законодательных актов, определявших состав и правила оформления документов, фиксировавших прохождение государственном службы Например, громадное значение имела изданная о 1722 году "Табель о рангах", согласно которой всем государственным чиновникам были присвоены чины и титулы, которые указывались в подписи ,а затем и в адресате.1

В 1832 году все законодательные акты по кадровым вопросам были объединены в Уставе о службе гражданской, помещенном в Свод законов Российской империи Дополнения, уточнений и изменения в законодательстве по этому вопросу включались в последующие издания Свода законов.

 Уставов о службе  гражданской состоит из трех  книг:

1. Свод Устава о службе по определению от правительства

2. Свод Устава о службе по выборам

3. Свод Устава о пенсиях и единовременных пособиях

В данной статье будет рассмотрена первая книга, определяющая порядок документирования прохождения службы государственными чиновниками от момента приема на службу и до увольнения Устав о службе гражданской выделяет три направления, по которым составлялись документы, фиксировавшие прохождение государственной службы:

■ о приеме на службу чиновников;

■ о прохождении государственной службы;

■ об увольнении от службы

 

 

 

При приеме на государственную службу закон предписывает представлять:

1.  прошение об определении на службу;

2. свидетельство из метрических книг о времени рождения, крещения за подписью священника, совершавшего крещение, или священника зани-мающего приход, где крестился проситель, заверенное консисторией (от дворян — засвидетельствованные губернскими предводителями дворянства копии с протоколов депутатских собраний о признании их дворянского происхождения, от детей чиновников, имеющих чин, дающий право на потомственное или личное дворянство. — послужной список отца от губернского правления с разрешением поступить в гражданскую службу, от детей купцов — свидетельство о выходе из купеческих обществ, от детей ученых и художников, не имеющих чинов, — только документы, удостоверяющие их происхождение, лиц евангелического вероисповедания — пасторское свидетельство о своем конфирмовании).

Прошение об определении на службу составлялось на имя царя по форме, принятой для прошений, на гербовой бумаге. Вдоль листа писался царский титул, правее фиксировалось от кого прошение, — с указанием должности, имени, отчества, фамилии просителя (без предлога "от*), в середине строки — наименование вида документа — 'прошение” После текста предусматривалась подпись автора прошения с указанием должности, имени и фамилии затем — дата и входящий номер прошения.

На практике бумаг, составляемых при определении на службу было еще больше: помимо официальных документов составлялось множество писем, содержащих предварительные договоры о приеме и изъявлении благодарности. Например, в деле об определении канцелярского слушателя Гоголева в Департамент полиции Министерства внутренних дел содержатся такие документы:

• записка об определении на службу за подписью двух столоначальников учреждения, где работал Гоголев;

•  записка самого Гоголева об определении на службу;

• прошение Гоголева об определении на службу.

• отпуск с письма прежнего начальника Гоголева, содержащего просьбу принять его на службу в департамент полиции

•  отношение департаменту Герольдии с приложением формулярного списка Гоголева;

•  отпуск письма нового начальника Гоголева, уведомлявшего его прежнее начальство о приеме их протеже на службу;

• письмо с благодарностью прежнего начальника Гоголева

При вступлении на службу чиновник присягал на верность службе в стенах того министерства, в которое поступал: присяга приносилась в устной форме, затем подписывался присяжный лист, имевший установленную форму Мини-стерство было обязано передавать все подписанные присяжные листы в Сенат и давать знать Герольдии сведения об имени, фамилии, должности и чине принимаемого на службу и дате принятия. Помимо этого, согласно рескрипту от 1 августа 1822 года, все чиновники, поступающие на службу, были обязаны давать подписку в том, что они не принадлежат ни к массонским ложам, ни к другим тайным обществам и что впредь к ним принадлежать не будут.

С момента образования министерств тщательно разрабатывался порядок назначения, перемещения и увольнения чиновников. Порядок документирования сношений по этим вопросам был закреплен Общим учреждением министерств, а позднее — Уставом о службе по определению правительства.

Министры и их товарищи назначались царем, директора департаментов и канцелярий — царем по представлению министров чиновники министерств, занимающие должности, соответствующие V и VI классам, — министрами по представлению директоров департаментов, а по должностям ниже VII класса — директорами департаментов.2

Этот порядок был изменен в 1846 году в связи с образованием при I Отделении Собственной Его Императорского Величества (е.и.в.) канцелярии Инспекторского департамента, после чего изменения “в составе гражданских членов" стали утверждаться “высочайшими приказами". Однако политика жесткой централизации чинопроизводства, видимо, не оправдала себя, вследствие чего в 1858 году Инспекторский департамент был ликвидирован, а документирование прохождения государственной службы передано министрам, за исключением дел чиновников первых четырех классов, которые назначались, перемещались и увольнялись по представлениям министров указами царя или по прямому указанию министров.

После переименования в 1894 году Комитета для рассмотрения представлений к высочайшим наградам при Собственной е.и.в канцелярии в Комитет о службе гражданского ведомства и о наградах был установлен порядок, при котором ни один чиновник гражданского ведомства не мог назначаться и увольняться без высочайшего разрешения, что привело к сосредоточению огромного числа дел по чинопроизводству в одном месте и предопределило задержку в их исполнении. Поэтому правительство было вынуждено вновь прибегнуть к изменению порядка документирования, следствием чего явилось выделение из обязанностей Комитета ведения должностей ниже 4-го класса, которые по-прежнему назначались лично царем. Новый порядок предписывал все дела чиновников, касающиеся прохождения службы от XIV до VII класса, решать в министерских департаментах, от V до VI их решал царь по представлениям министров. Этот порядок документирования прохождения государственной службы действовал до февраля 1917 года.

На каждого, находящегося на службе, чиновника составлялся послужной (формулярный) список. Эта форма, впервые появившаяся на свет в январе 1764 года, постоянно уточнялась и совершенствовалась.

 Ко времени издания  Свода законов форма представляла собой документ, фиксирующий прохождения государственной службы отдельным чиновником. Она состояла из десяти граф, включающих следующие сведения:

1. чин, имя и фамилия чиновника, должность, им отправляемая и его лета (возраст указывался ка основе выписки из метрических книг);

2. из самого он происходи  г звания (указывалось зияние его отца, несмотря на то. что чиновник мог иметь чины, дававшие ему право на дворянство).

3. есть ли за ним. за родителями его или. когда женат, за женою — недвижимое имение ( в графе очень подробно перечислялось все, чем обла- дала семья чиновника);

4. когда он вступал на службу, в ней какими чинами, в каких должностях и где проходил, также не было ли каких отличных по службе деяний, и не был ли особенно, кроме чинов, чем награжден и когда ( в графу заносились не только ордена, полученные чиновником, но и денежные подарки пенсии, аренды, земли);

5.   был ли в походах против неприятеля и в самих сражениях и когда именно;

6.  не был ли в штрафах и под судом и если был, то за что именно, когда и чем дело кончено;

7.     способен ли к продолжение статской службы и достоин ли к повышению чина, и если нет, то почему;

8.       не был ли в отпусках и если был, то когда именно, на сколько времени и явился ли в срок к должности;

9. не был ли в отставке с награждением чином или без онаго и когда.

10.   женат ли, имеет ли детей, кого именно, каких лет и где они находятся.

Послужные списки требовалось составлять очень точно, с обязательным указанием "времени определения на службу и к должностям, получения чинов и других наград и прочих происшествий по службе годами, месяцами, числами".

В декабре 1834 года вышел указ о внесении в формулярные списки выговоров и замечаний, а в июне 1847 года — сенатский указ, изданный по высочайшему повелению, предписал указывать в них верные сведения о родовом и благоприобретенном имении чиновников.

Отмена крепостного права повлекла за собой изменения формы послужного списка — в графе о недвижимом имении с 1861 года требовалось указывать число десятин земли и число ревизских душ.

События  марта 1881 года и последовавшая за ними правительственная реакция послужили причиной внесения в послужные списки отметок о различных нарушениях и проступках чиновников (правительство хотело знать о поведении чиновнике в период роста революционного и демократического движения)