Анализ документирования Локомотивного депо Морозовская (ТЧ-3 СКАВ) Северокавказской железной дороги (Морозовск)

В конце XIX века Дополнительными правилами о производстве дел по инспекторской части гражданского ведомства (1894 г) были введены обращенные формулярные списки в виде трех форм А, Б. В: А — о принятии на службу. Б - о назначении на должность. В — о производстве в чины (за исключением производства за отличие). Все они содержали сведения об имени, отчестве возрасте, образовании, вероисповедании, должностных преступлениях; в форму Б добавлялись сведения о звании, времени поступлении на службу в ведомство, занимаемой должности и классе; форма В включала также краткую характеристику служебной деятельности, дату назначении на должность и получении последнего чина.

В 1905 году в графу ‘семейное положение’' включили сведения о времени вступления чиновника в брак и указание даты рождения жены детей, их вероисповеданий и с кем проживают дети.

Изучение состояния документирования свидетельствует, что в процессе управления штатами чиновников в России к началу 30-х годов XIX века сложился постоянный комплекс документов о приеме на государственную службу. В него вошли: прошение о приеме, представление о приеме, присяжной лист, подписка, гарантирующая, что чиновник не станет вступать в тайные общества, послужной список.

Перечисленные виды были определены законодательством, в котором зак-реплялись их форма и состав фиксируемой информации. Как показано выше тексты ряда документов подвергались унификации и были представлены в табличной форме. В документах второй их выделенных групп фиксировались следующие сведения:

• Продвижение чиновника по служебной лестнице(прощение о перемещении ,представление ,присяжной лист, послужной список);
• Поощрение чиновника в виде производства в чины(представление ,послужной список, присяжной лист, патент на чин-на каждого чиновника в отдельности, общий послушной список на всех, краткий список всех представляемых),награждения чинами и подарками(предоставление о награждении, присяжной лист, сведения о годовом окладе);
• Предоставление отпуска(прощение об отпуске, предоставление, если непосредственный начальник не мог сам решать этот вопрос, паспорт с указанием срока отпуска);
• Назначение пенсий(прошение о пенсии, предоставление ,послужной список, третная ведомость).

Среди названных документов следует особенно выделить «послужной(формулярный)список», «патент на чин». Первый должен был подробно фиксировать весь путь чиновника на служебном поприще, причем послужные списки были как индивидуальными, так  и сводными, что давало возможность судить и об отдельных служащих, и обо всем учреждении в целом. Этот вид документа носит учетный характер и служит основанием для определения оценки труда чиновника в случае его поощрения , перемещения или увольнения. При получении чина на его основании составляется патент, при переводе или увольнении - аттестат.

Патент представлял собой «особенный акт, удостоверяющий пожалование того чина». Он выдавался на каждый классный чин, полученный при увольнении от службы вообще или в отставку. 
Патенты на чины первых четырех классов утверждались императором по согласованию с министром юстиции, на чины пятого – восьмого- выдавались Сенатом за подписью нескольких сенаторов и скрепой герольдмейстера . Все патенты изготавливались по определенной форме на пергаменте в типографии Сената (чем меньше был класс обладателя патента, тем мельче был шрифт на первом листе). Подписанный патент скреплялся государственной печатью на красном воске в Коллегии иностранных дел.

Документы третьей группы – об увольнении чиновников от службы – были представлены следующими видами:

1. Прошение об увольнении;
2. Представление;
3. Расписка о сданных делах;
4. Учет о имевшемся казённом имуществе и деньгах;
5. Представление о награждении, если представлялся к чину, или всеподданнейшие доклады;
6. Аттестат.

Процесс документирования порядка увольнения был в главных чертах аналогичен процессу приема на службу.

При увольнении чиновнику выдается аттестат, заменявший все документы о его прежней службе, которые оставались по месту последней службы и впоследствии уничтожались. Аттестат содержал следующие сведения: «кто, где и как свою службу отправлял, какие оказал особенные заслуги или отличия, почему и на каком основании уволен, сменен или отрешен, не пожалована ли чиновнику при увольнении пенсия, в каком именно количестве и по чьему назначению, не был ли он в продолжении службы представлен к повышению чином».3

Аттестат писался на гербовой бумаге, независимо от чина и названия увольняемого чиновника, и удостоверялся «казенной печатью учреждения», где он состоялся.

Выдача аттестата «по пристрастию или лицеприятию, с одобрения чиновника или с унижением достойного» грозила наказанием.

Во всех министерствах предписывалось вести «шнуровую книгу»(журналы) об определении, увольнении чиновников, где также отражались все перемещения и прибавки жалования ,причем от формулировки обозначавшей увольнение, зависело форма увольнения: «исключается из службы, с тем чтобы впредь в иную не поступать» - означало увольнение за преступление «по приговору суда», «отставляется от службы» - уволен от службы по приговору, «увольнение от службы» - увольнение по усмотрению начальства ,без просьбы чиновника.

Для получения пенсии служащий (или член его семьи, в случае смерти последнего) подавал прощение с приложением к нему «законных свидетельств» своему непосредственному начальству , которое, рассмотрев представленные документы, присоединив к ним послужной список и изложив свое мнение о размере пенсии в представлении на имя министра, направляло министру эти документы.

Итак, документирование процесса прохождения государственной службы на протяжении XIX века постоянно уточнялись: конкретизация касалась прежде всего документирования сношений между органами высших ведомств, где сосредотачивались все сведения о штатном составе чиновников всего государства, и министерствами по поводу их штатов. Здесь достаточно ярко проявился двойственный характер власти: с одной стороны, стремление упростить процессы документирования, с другой – удержать контроль над чинопроизводством. Объективные причины заставляют ее отказаться от части решаемых дел, передавать их на усмотрение самих ведомств, хотя это процесс происходит очень медленно.

Все положения, касавшиеся документирования прохождения государственной службы, установленные законодательством дореволюционной России и закрепленные в Уставе о службе  гражданской, действовали с незначительными изменениями до октября 1917 г.  
Однако основной вывод, который позволяет сделать анализ документирования прохождения государственной службы в дореволюционной России состоит в том, что этот процесс регулировался государством путем издания законодательных актов, действие которых распространялось на государственные учреждения всей Российской империи. Состав кадровых документов и правила их оформления были едиными для всех государственных учреждений. Безусловно, единообразие в документировании кадровой деятельности положительно сказывалось на управленческом процессе в целом.

Рассматривая документы по личному составу как комплекс определенных их видов и разновидностей, фиксирующих при этом трудовую (служебную) деятельность человека, российские архивисты традиционно включали в этот комплекс приказы по личному составу, личные дела, учетные карточки, бухгалтерские лицевые счета. С середины 50-х гг. прошлого века, когда в СССР началось массовое назначение государственных пенсий, необходимая для этого информация черпалась, прежде всего, именно из названных документов. Не будет преувеличением сказать, что каждодневное использование документов по личному составу в архивах всех уровней определяет социальную значимость работы архивистов и, говоря шире, обусловливает одну из важнейших потребностей общества в архивах.

Разумеется, в ряде случаев (при восстановлении трудового стажа, подтверждении фактов участия в боевых действиях, установлении судеб людей) архивисты привлекают иные виды архивных документов, содержащих информацию о конкретном человеке. Уже к концу 1990-х гг. всю эту совокупность, безусловно, имеющую в своей основе документы по личному составу, стали именовать «документами, содержащими персональные данные». Иными словами - «документы по личному составу».  Принятый 20 февраля 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (утратил силу), введя понятие «персональные данные», эквивалентное понятию «информация о гражданах», провозгласил: «Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации».

Таким образом, документы по личному составу (кадровые документы) начинают формироваться еще в дореволюционный период ,нельзя не признать, что уже в то время кадровые документы играли важную роль.

1.2.Законодательная и нормативная  регламентация документации по  личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

§ трудовой договор, заключенные предприятием с работником;

§ приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

§ трудовые книжки;

§ личные карточки формы - Т-2;

§ личные дела;

§ лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Рассмотрим трудовой договор. Понятие трудового договора дает статья 56 ТК РФ: “Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которыми работодатель обязуется предоставить работнику работу об обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник". Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие. Согласно статье 21 ТК, при заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев". 4

Далее обратим внимание на нормативную регламентацию трудовой книжки. Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ  N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее по тексту - Постановление Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции... ") и Постановлением Правительства РФ N 373"О трудовых книжках" (далее по тексту - Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках"). Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежащим образом заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.). Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. После указания даты заполнения трудовой книжки, подписью, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, заверяется правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.5

Теперь рассмотрим личную карточку, форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены  Постановлением Госкомстата РФ –

форма N Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником какой-либо организации, ответственным за ведение кадрового учета, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу ;  паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.