Учет зерна в ОАО «1-ая Минская птицефабрика»

2 Документальное оформление  движения зерна

2.1 Документальное  оформление поступления и выбытия  зерна

Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты [23, с. 135].

Первичный учетный документ составляется в момент совершения или непосредственно  после совершения хозяйственной  операции и предназначен для отражения  ее результата на счетах бухгалтерского учета. 

Документы печатаются на бланках или  бумаге, размеры которой установлены  стандартами. Текст и все реквизиты  документов располагаются в соответствии с государственными стандартами  на организационно-распорядительную документацию.

Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

• название (наименование) и номер документа;
• дата и место составления документа;
• наименование организации, где и от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;
• измерители операции (единицы измерения), применяемые в учете;
• подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.

В сельскохозяйственных организациях существует достаточно много различных  видов готовой продукции: зерно, картофель, овощи, фрукты, молоко, яйцо, шерсть и другое. Готовая продукция  поступает в течение года неравномерно, в сжатые сроки, зачастую при неблагоприятных  погодных условиях. Это требует от  работников сельскохозяйственного  производства организовать сбор и учет готовой  продукции таким образом, чтобы максимально полно оприходовать продукцию, не допустить ее потерь, хищений.

Для полноты оприходования и  обеспечения сохранности поступившей от урожая продукции важное значение имеет правильно и своевременно оформленная документация.

Существует два способа принятия к учету зерна, поступившего от урожая: с помощью реестров либо  с помощью талонов. На предприятии «Луч» используют реестры. Для оформления отправки готовой продукции с поля в места хранения применяют Реестр отправки зерна и другой продукции с поля (ф. № 401-АПК). Реестры выдают комбайнерам и водителям. Перед началом уборки бланки реестров пронумеровывают, регистрируют в специальном журнале. В бланках реестров указывают их порядковые номера. Реестры выдаются под расписку.

Порядок применения реестров следующий. Комбайнер, загрузив транспортное средство, в реестрах указывает наименование подразделения, дату заполнения, фамилию и инициалы водителя, номер транспортного средства, наименование продукции и бункерную массу. Комбайнер расписывается в экземпляре реестра водителя, подтверждая передачу ему продукции, а водитель – в экземпляре комбайнера, подтверждая прием продукции.

Записи в Реестрах (ф. № 401-АПК) производятся в течение того дня, которым они  выписаны. В конце дня подсчитываются итоги. Экземпляр Реестра комбайнера передается в бухгалтерию организации, а экземпляр водителя прикладывается к путевому листу и сдается  диспетчеру или заведующему гаражом. Реестр водителя является основанием для начисления ему заработной платы.

Неиспользованные бланки Реестров в обязательном порядке сдаются  в бухгалтерию организации, их номера указываются в журнале [20, с. 126].

Водитель отвозит продукцию  на склад, где кладовщик ее взвешивает, проставляет массу и удостоверяет прием своей подписью. Водитель ставит подпись в подтверждение передачи продукции на склад.

Заведующий складом на основании  Реестра отправки зерна и другой продукции с поля (ф. 401-АПК)  производит записи в Реестр приема зерна весовщиком (ф. № 406-АПК). Данный документ открывается на каждую культуру ежедневно. Составляется в одном экземпляре. Водитель количество сданного зерна в реестре подтверждает своей подписью. В конце рабочего дня кладовщик в Реестре приемки зерна весовщиком подсчитывает общее количество зерна, поступившее от комбайнов за день и по каждому комбайнеру в отдельности (приложение А) .

На основании реестра 7 сентября 2011 г весовщиком в птицефабрике было принято зерна от комбайнера Сергеева массой 316 900 кг. Поступление зерна ведется в разрезе водителей с указанием выданного им реестра, а также государственного номера автомобиля.

На основании Реестра приема зерна весовщиком производят записи в Накопительную ведомость поступления  от урожая сельскохозяйственной продукции (ф. № 408-АПК). Данная форма предназначена  для учета поступления зерна  и других видов продукции в  местах временного и постоянного  хранения за сутки. Ведомость составляет материально ответственное лицо в двух экземплярах. В накопительную  ведомость записывают  вид и  сорт продукции, фамилии, имена, отчества комбайнера и водителя, отвозившего  продукцию, а также ее массу.

Согласно Накопительной ведомости  № 539 от 16 сентября 2011 года от комбайнера Пунько В.М. по Реестру № 201 на склад поступила зеленая масса кукуруза на силос в общей массе 41900 кг. Аналогичные записи в Накопительной ведомости произведены и по следующим комбайнерам: Лелич А.Л., Литвинчук А.П., Быков В.С. (приложение Б).

На  следующий день после приема продукции  второй экземпляр Накопительной  ведомости передается в бухгалтерию  организации, а первый и Реестры (ф. № 406-АПК) являются основанием для составления Ведомости движения зерна и другой продукции (ф. № 409-АПК). Данная ведомость предназначена для ежедневного учета движения зерна и другой продукции в местах хранения (приложение В).

Ведомость составляет материально  ответственное лицо в конце рабочего дня. Она состоит из двух разделов: остаток продукции на начало дня, приход, расход по направлениям использования продукции, остаток на конец дня и второй раздел – регистрационный лист поступления и выбытия продукции по подразделениям. При поступлении зерна на несколько складов может составляться Сводная ведомость движения зерна.

Данные, отраженные в первом разделе  ведомости, должны соответствовать  итоговым данным ее второго раздела.

Ведомость подписывает материально-ответственное лицо, указывает в ней прописью количество приложенных Реестров (форма № 406-АПК), Накопительных ведомостей (форма № 408-АПК) и Товарно-транспортных накладных (ТТН-1).

Затем ведомость вместе с документами, на основании которых она была составлена, передается в бухгалтерию организации.

На исследуемой автором организации  Ведомость движения зерна и другой продукции не используют.

Результаты  процесса сортировки и доработки  фиксируют в Акте на сортировку и сушку зерна и другой продукции (ф. № 410-АПК). В данном  документе отражается количество поступившей продукции на сортировку и сушку (масса, цена, сумма) и результаты процесса сушки, сортировки, доработки, т.е. количество полноценной сельскохозяйственной продукции, размер усушки и используемых и неиспользуемых зерновых отходов. Акт составляется в одном экземпляре, подписывается кладовщиком, главным агрономом организации, а также лицами, принимавшими участие в доработке и сушке готовой продукции.  Акт служит основанием для оприходования товарного, сменного, фуражного зерна и списания мертвых отходов и усушки [29, с. 176].

Согласно Акту на сортировку и сушку  № 88 7 сентября 2011 года на сушку поступила гречиха массой 124 950 кг., неиспользуемые зерновые отходы равны 28 500 кг. Влажность культуры до сушки была равна 33,79 %, после сушки – 14 %. От сушки получено 83 830 кг. продукции (приложение Г).

Наряду с изложенным порядком учета  зерна могут применяться и  талоны для учета зерна при  уборке: Талон комбайнера (ф. № 402-АПК) и Талон водителя (ф. № 403-АПК). Талоны изготавливаются из плотной, разной по цвету бумаги. Каждый из них предназначен для учета одного бункерного зерна, отправляемого от комбайна. Талоны нумеруются, регистрируются в журнале  учета выданных талонов (ф. № 404-АПК).

При отправке зерна на склад комбайнер передает водителю Талон комбайнера, а водитель передает  комбайнеру Талон водителя, с указанными в них фамилии и номера комбайна. 

При отправке от комбайна полного  бункера зерна записи в Талонах  не производятся. В случае выгрузки неполного бункера зерна комбайнер в своем талоне указывает количество отгруженного зерна (0,5 бункера, 0,75 бункера), ставит дату и подписывает его. Талоны, на которых сделаны отметки об отгрузке неполных бункеров зерна, повторно не используют [14, с. 15].

В конце  рабочего дня водитель передает полученные от комбайнеров Талоны весовщику, который взвешивает поступившее зерно и производит запись в Реестр приема зерна от водителя (ф. № 405-АПК) и расписывается в приеме зерна. Данный Реестр заполняется в одном экземпляре и постоянно находится у водителя. Затем весовщик производит запись номеров Талонов комбайнеров, фамилию водителя, номер автомобиля и массу зерна в Реестр приема зерна весовщиком (ф. № 406-АПК). Далее на основании формы № 406-АПК заполняются следующие первичные документы: Накопительная ведомость поступления от урожая сельскохозяйственной продукции (ф. № 408-АПК), Ведомость движения зерна и другой продукции (ф. № 409-АПК), Акт на сортировку и сушку зерна и другой продукции (ф. № 410-АПК). Порядок заполнения этих документов такой же как и при использовании Реестров ф. 401-АПК.

Наиболее  наглядно очередность заполнения первичных  документов можно представить в  виде следующих схем:

1) если используются Реестры: ф. № 401-АПК → ф. № 406-АПК →ф. № 408-АПК → ф. № 409-АПК → ф. № 410-АПК;                            

2) если используются Талоны: ф. № 402-АПК → ф. № 403-АПК → ф. № 404-АПК → ф. № 405-АПК → ф. № 406-АПК → ф. № 408-АПК → ф. № 409-АПК → ф. № 410-АПК.

Наряду с поступлением продукции  постоянно осуществляется ее реализация. Реализация готовой продукции оформляется  различными первичными документами  в зависимости от направления  ее использования. Одним из таких  документов для оформления отпуска  сельхозпродукции перерабатывающим, заготовительным  и другим организациям является специализированная форма товарно-транспортной накладной (ф. № ТТН-1(растениеводство)). Также  специализированная форма является сопроводительным документом при доставке продукции всеми видами транспорта.  Данная форма  состоит из трех разделов: заголовочной части (справочные данные о грузоотправителе и грузополучателе, автотранспортные реквизиты, размер ставки НДС, указание пунктов погрузки и  разгрузки), товарного раздела (сведения о грузе),  транспортного раздела (данные для учета автотранспортных и погрузочно-разгрузочных работ). ТТН-1(растениеводство) служит для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования  их у грузополучателя.

Согласно ТТН-1 (растениеводство) ОАО «1-ая Минская птицефабрика» 1 сентября 2011 года направил гречиху массой брутто 13 400 кг. ОАО «Гомельхлебпродукт» в г.Гомель. Продукцию сдала заведующая складом Курилович., принял водитель Глазко А.В.(приложение Д).

Реализация сельскохозяйственными  предприятиями продукции растениеводства  прочим покупателям по договорным ценам  оформляется типовыми товарно-транспортными  накладными. Все необходимые реквизиты  заполняют в бухгалтерии сельхозорганизации.

Товарно-транспортные накладные выписываются в четырех экземплярах: первый экземпляр  с отметками о приеме покупателями продукции остается у грузоотправителя, второй передается грузополучателю, третий и четвертый – перевозчику.

При реализации продукции, когда отгрузка осуществляется нарочным, используют ТН-2. При данном случае реализации не используется автотранспорт. ТН-2 оформляется  в двух экземплярах: 1 – покупателю, 2 – поставщику. ТН-2 является бланком  строгой отчетности.

Для закупки сельскохозяйственной продукции филиал «Луч» выписывает приемные квитанции (ф. № ПК-9 (зерно), ПК-10(зерно)).

В Приемных квитанциях указываются цена за единицу продукции, скидки, надбавки, доплаты за качество, ставка НДС в процентах, сумма НДС и общая сумма с учетом НДС. Данные по НДС в приемных квитанциях являются основанием для отражения в учете плательщиков сумм налога на добавленную стоимость. Если же хозяйство перешло на уплату единого налога, то, при отправке продукции заготовительным или перерабатывающим  предприятиям, в товарно-транспортных накладных делается отметка «без НДС». Перерабатывающие и заготовительные организации также делают такую отметку в выписываемых приемных квитанциях [16, c. 220].

На основании Приемной квитанции на закупку сельскохозяйственной продукции от 31 августа 2011 года ОАО «Минский комбинат хлебопродуктов», приняло гречиху от ОАО «1-ая Минская птицефабрика»массой 14 927 кг. на сумму 39 249 651 руб. (в т.ч. НДС 3 568 150 руб). К оплате представлено 39 040 334 руб. (приложение Е).

Отпуск готовой продукции на внутрихозяйственные нужды на птицефабрике оформляют Требованием-накладной (ф. № 203-АПК), выписываемой в бухгалтерии организации в одном экземпляре.

Согласно требованию-накладной № 14575 от 02 сентября 2011 года со склада в Острошицком городке было отправлено семена пшеницы яровой в размере 33 530 кг. на. Зерно кукурузы отпустила заведующая складом Лагуновская Н.М., получил Карпеш В.Н.. Накладную материальное ответственное лицо (заведующая складом) (приложение Ж).

Сдача производственными подразделениями  из производства на 
склад материальных ценностей, операции по сдаче отделениями, бригадами, фермами  на склад остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованиям-накладным или лимитно-заборным картам), а также сдача отходов из производства продукции, отходов от брака, от разборки временных нетитульных сооружений оформляется Требованием-накладной (ф. № 203-АПК).