Учет зерна в ОАО «1-ая Минская птицефабрика»

Систематический отпуск материальных ценностей на внутрихозяйственные  нужды оформляют Лимитно-заборной картой (ф. № 201-АПК). Их выписывают в  бухгалтерии организации в двух экземплярах. Один экземпляр предназначен для получателя, другой – на склад. Лимитно-заборная карта состоит  из двух разделов: затребовано (здесь  указывают исходя из нормативов потребность  в ТМЦ), отпущено (указывают количество отпущенной продукции). Ежедневно в  лимитно-заборной карте кладовщик  указывает количество отпущенной им продукции. Получатель подписывается  в лимитно-заборной карте кладовщика за полученное количество продукции, а  кладовщик в карте получателя. После истечения срока выписки  лимитно-заборной карты кладовщик  производит записи в Книгу складского учета о фактически отпущенном количестве материальных ценностей.

Согласно лимитно-заборной карте  №886 от 18 сентября 2011 г. в первой ее части  «Разрешено»разрешено выдать тритикале  для полевой бригады №1 содержится , во второй части лимитно-заборной карты содержится информация о количестве выданной продукции с указанием  дат и удостоверяющих подписей..

Все документы  по отгруженной и  приобретенной готовой продукции, выполненным работам и оказанным  услугам  передаются в бухгалтерию, где выписываются платежные документы  на имя покупателя. В частности, здесь  оформляются счета-фактуры, платежные  требования и платежные требования-поручения.

Таким образом, каждая организация  использует достаточно большое количество первичных учетных документов в  своей финансово-хозяйственной деятельности, подтверждающих факт совершения хозяйственной  операции,  содержащиеся в альбоме  унифицированных форм первичной  учетной документации. Первичные  учетные документы составляются ответственным исполнителем совместно  с другими участниками операции.

Таким образом, первичный учет оприходования  продукции с поля на местах хранения в исследуемой организации осуществляется с использованием Реестров. Однако  Ведомости движения зерна и другой продукции (ф. № 409-АПК) в организации не используют. Так как Ведомость (ф. № 409-АПК) используется для учета поступления и движения продукции по различным каналам, то это создает барьер в полной мере следить за направлениями движения продукции в сжатые сроки.

Использование Реестров для принятия к учету зерна, поступившего от урожая, является наиболее удобной формой учета  готовой продукции растениеводства, так как использование талонов  вызывает увеличение документооборота.

Для реализации продукции на сторону в организации  используют ТТН-1, ТТН-1 (растениеводство), Приемную квитанцию. Для отпуска продукции зерновых культур на внутрихозяйственные нужды оформляют Накладную на внутреннее перемещение, лимитно-заборная карта для систематического отпуска продукции не используется.

В исследуемой автором организации все документы по поступлению и расходованию зерновых культур заполняются вовремя. Что же касается заполнения реквизитов, то  все реквизиты заполнены правильно.  

Не менее важным направлением в  области совершенствования документооборота является автоматизация заполнения первичных документов по поступлению  и реализации готовой продукции. В исследуемой организации оформление ТТН-1, Приемной квитанции, Накладной на внутреннее перемещение автоматизировано. 

2.2 Организация  учета зерна на складах. Составление  отчета о движении продукции  и материалов

В процессе осуществления финансово-хозяйственной  деятельности для хранения готовой продукции и материалов сельскохозяйственные организации располагают специализированными складами, навесами, приспособленными зданиями и другими помещениями.

Совокупность складских помещений, оборудования для хранения производственных запасов, готовой продукции, измерительных  приборов и средств внутренней транспортировки  составляет складское хозяйство [16, с.221].

Ведение складского хозяйства тесно  связано с количеством и видом  потребляемых материальных ценностей, условий снабжения, количества ремонтных  мастерских, получателей материалов и их территориального размещения и  удаленности по отношению к местонахождению  склада. Для каждой организации необходимо важным является обеспечение рационального  ведения складского хозяйства. Для  этой цели руководитель организации  приказом назначает заведующего  складом. С заведующим складом заключается  договор о полной материальной ответственности  в целях обеспечения сохранности  товарно-материальных ценностей.

На складах обеспечивается четкий распорядок дня его работы, т.е. выдача материалов, приемка и укладка  прибывших материалов, наведение  порядка на стеллажах, оформление документации и отражение в карточках складского учета операций текущего дня.

Помимо того, что для организации  рационального ведения складского хозяйства на предприятии назначается  круг материально ответственных  лиц, также организации должны иметь  достаточное количество специально оборудованных помещений.

Склады  и складские помещения  филиала ОАО «1-ая Минская птицефабрика» оборудованы соответствующими механизмами – погрузчиками, транспортерами и другими машинами. Имеется достаточное количество исправных измерительных и весоизмерительных приборов, холодильных установок, а также инвентарь и оборудование, предусмотренные Правилами пожарного надзора и техники безопасности. Стены, потолки и наружные покрытия складских помещений обеспечивают полную изоляцию от внешней среды. Окна и двери оборудованы решетками, запорами и охранной сигнализацией, исключающими возможность проникновения посторонних лиц.

Продукция на складах размещается  по секциям и стеллажам для  обеспечения быстрой приемки, отпуска  и проверки ее наличия.

Итак, склады необходимы для создания и поддержания запасов товарно-материальных ценностей, используемых в процессе ведения финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Поэтому  грамотное ведение складского хозяйства  является одним из основных условий  успешной деятельности любого предприятия.

Складской учет – количественный учет движения товарно-материальных ценностей  и материалов на складах материально-ответственными лицами.

Учет продукции и материалов на складах осуществляется по сортам в соответствии с порядком их хранения, вызываемым как условиями производственного  потребления, так и требованиями организации складского хозяйства [14, с. 67].

Учет движения продукции и материалов на складе ведет материально- ответственное лицо. Для учета могут использоваться либо карточка складского учета (ф. №211-АПК), либо Книга складского учета (ф. №212-АПК). Каждая организация уже непосредственно сама выбирает ту или иную форму для осуществления учета продукции и материалов на складах и местах хранения.

ОАО «1-ая Минская птицефабрика» для оперативного учета движения материальных ценностей на складах и других местах хранения использует Карточку складского учета (ф. № 211-АПК). Кладовщик получает карточку под расписку. Бланки карточек нумеруются. Номер может быть как независимым, так и может быть привязан к номенклатурному номеру изделия, информация о котором хранится в данной карточке. Карточки размещаются в специальных картотеках в алфавитном порядке.

Карточка складского учета открывается  материально-ответственным лицом на каждый вид материальных ценностей, в том числе и на драгоценные металлы, полученные в результате списания основных средств, с обязательным указанием учетной цены материальных ценностей [14, с. 68].

Записи в карточке ведут на основании  первичных приходно-расходных документов  и выводят остатки материальных ценностей в день совершения хозяйственной  операции. Записи в Карточке складского учета производятся по каждому отдельному документу и только в натуральных  измерителях. Объединение нескольких документов в одну запись не допускается.

 Типовая форма Карточки складского  учета и инструкция по ее  заполнению утверждена постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 22.11.2005 г. № 69. 

Карточка складского учета содержит следующую информацию. Слева вверху карточки в специально предназначенном  месте указывается наименование организации, которой принадлежит  данный склад.  Также каждая карточка содержит информацию о складе, к  которому она относится, о материальных ценностях: полное наименование материальной ценности, марка, сорт, размер, номенклатурный номер, единица измерения, цена за единицу и норма запаса ценности на складе. При необходимости в специальной графе карточки могут быть указаны точное место хранения ценности на складе, номер стеллажа и ячейки. В карточке указывается дата создания записи, номер документа, на основании которого произведена запись. Каждой последующей записи в карточке присваивается свой порядковый номер в целях недопущения путаницы, если запись по одной операции занимает две и более строки. В колонке «От кого получено или кому выдано» указывается наименование организации, филиала, структурного подразделения, фамилия, имя, отчество лица получившего и сдавшего материальные ценности. В карточке указывается все операции связанные с приходом и расходом материальных ценностей, выводится остаток по результатам каждой операции.  В колонке «Контроль» указывается лицо, ответственное за совершение данной операции, проставляется дата.

При разноске операций в карточках  складского учета и на документе  должен проставляться порядковый номер  записи с начала года, что облегчает  выявление ошибочных записей  и нахождение необходимых документов.

Ошибочные записи в карточках складского учета исправляются путем зачеркивания неправильной цифры или слова (так, чтобы 
их можно было прочесть) и надписи над ними правильных данных. Все 
исправления должны быть заверены подписью заведующего складом, а 
правильность исправлений проверяется и заверяется подписью работника бухгалтерии [14, с. 73].

На складе может возникнуть и  такая ситуация, когда остаток  материальных ценностей ниже либо выше установленной нормы или вообще не происходило какого-либо движения по данному виду товарно-материальных ценностей. В таком случае заведующий складом обязан поставить об этом в известность администрацию  сельскохозяйственной организации.

Периодически остатки, рассчитанные в карточках складского учета,  сверяются  с бухгалтерскими остатками, которые находятся у бухгалтера, ведущего учет по данному складу [5, с. 75].

По требованию работника бухгалтерии  материально-ответственные лица предъявляют для фактической проверки определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные. Работник бухгалтерии должен в обязательном порядке докладывать главному бухгалтеру о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже, а также о выявленных серьезных дефектах и нарушениях в работе материально-ответственных лиц.

На предприятиях с небольшой  номенклатурой товарно-материальных ценностей для ведения складского учета применяют Книгу складского учета (ф. № 212-АПК). Книга складского учета открывается в начале года. Однако до передачи Книги на склад  все ее страницы нумеруются, а Книга  должна быть прошнурована. На последней  странице ставится подпись руководителя и главного бухгалтера.

Для каждого наименования продукции  в Книге складского учета отводится  определенное количество страниц. Учет в книге ведут в натуральных  измерителях. В Книге указывают  наименование ценностей, место хранения (стеллаж, ячейка), единицу измерения, сорт, цену. По графам Книги указывают  дату и номер документа, на основании которых производят записи. Записи производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей. Количество поступивших ценностей указывают в колонке «Приход», а количество расходованных в колонке «Расход». После каждой записи по поступлению или расходованию материальных ценностей в Книге выводят остаток. Остаток рассчитывается следующим образом: к остатку на начало (записи в Книге складского учета прошлого года) прибавляют количество поступивших ценностей и вычитают выбывшие. Каждый остаток в Книге складского учета заверяется подписью материально-ответственного лица.

В целях предотвращения ошибок и  поступления ложной информации бухгалтер  периодически посещает склады и в  присутствии кладовщика проверяет  достоверность записей в Книге  складского учета. Подтверждает проверку своей подписью и проставляет  дату.  

Итак, складской учет может осуществляться с использованием Карточек складского учета либо Книг складского учета. В  исследуемой организации для  учета готовой продукции зерновых культур используются ни карточки.

Отчет – это сообщение, доклад кому-либо о своих действиях или работе. Наиболее часто понятие отчет используется в системе управления как способ получения вышестоящими звеньями информации о работе, результатах или положении дел в нижестоящих звеньях.

Составить любой отчет можно лишь тогда, когда отчитывающийся имеет  всю необходимую информацию о  тех событиях, за которые он отчитывается. Отчеты составляются по различным структурным  подразделениям организации.