Учет расчетов с подотчетными лицами, по имущественному и личному страхованию

Порядок обеспечения работников авансом на предстоящие расходы, регулируется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (в редакции постановления от 13.10.2008) (далее – Инструкция № 4).

Инструкция № 4 устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в белорусских рублях.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, включая нерезидентов, на территории Республики Беларусь проводятся в соответствии с Порядком расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359 [12, 3].

В соответствии с Порядком расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь расчеты наличными денежными средствами допускаются:

- между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере не более 50 базовых величин в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка;

- индивидуальными предпринимателями, сдающими в кассы банков наличные денежные средства, полученные от реализации товаров (работ, услуг), с юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в пределах размера зачисленных на текущие (расчетные) счета наличных денежных средств – в порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь [13, 2].

Осуществление юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями платежей наличными денежными средствами с нарушением приведенных требований влечет наложение штрафа в размере от ста до двухсот процентов от суммы платежей, произведенных с нарушением указанных требований (пункт 1 статьи 12.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах организации, с которой они состоят в трудовых отношениях [12, 3].

В фактический размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями включаются суммы личных денежных средств физических лиц, использованные в интересах юридических лиц, подразделений, с которыми они состоят в трудовых отношениях, в наличной форме, а также суммы денежных средств, полученные физическими лицами (в том числе индивидуальными предпринимателями и их работниками) в наличной форме с использованием корпоративных или личных банковских пластиковых карточек, иных платежных инструментов и средств платежа, использованные указанными физическими лицами для расчетов в интересах юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, с которыми данные физические лица состоят в трудовых отношениях [12, 3].

В СПК «Горяны» на протяжении 2007-2008 годов работники кооператива регулярно использовали личные денежные средства на приобретение горюче-смазочных материалов, электродов, электродвигателей, строительных материалов.

Согласно данным бухгалтерского учета кооператива прорабом СПК «Горяны» приобретены за наличный расчет в мае 2008 г. 800 кг гвоздей на сумму 4005,4 тыс. руб. у субъекта предпринимательской деятельности ЧТУП «Стройопт» и в июле 2008 г. 700 кг гвоздей на сумму 5046,6 тыс. руб. – у ЧТУП «Электрострой», всего 1500 кг гвоздей на сумму 9052,0 тыс. руб. (смотреть приложение № 2)

За приобретенные в мае и июле 2008 г. гвозди прорабу выплачены денежные средства из кассы хозяйства по расходным кассовым ордерам от 14.06.2008 № 282  в сумме 4045,310 тыс. руб. и от 30.08.2008 № 521 в сумме 5324,350 тыс. руб. (с учетом остатков задолженности на начала месяца). (Смотреть приложение № 3).

В регистрах бухгалтерского учета СПК «Горяны» данные хозяйственные операции отражены проводками:

Д-т счета 10-8 «Строительные материалы» К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 7671,2 тыс. руб. – оприходованы гвозди на основании представленного авансового отчета без учета «входного» НДС;

Д-т счета 18 «Налог на добавленную стоимость», К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 1380,8 тыс. руб. – отражена сумма «входного» НДС на основании представленного авансового отчета;

Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т счета 50 «Касса» – 4045,310 тыс. руб. – возмещены расходы подотчетного лица на приобретение строительных материалов;

Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т счета 50 «Касса» – 5324,350 тыс. руб. – возмещены расходы подотчетного лица на приобретение строительных материалов.

Главный инженер СПК «Горяны» в мае 2008 г. согласно данным бухгалтерского учета приобрел за наличные денежные средства у ЧТУП «Стройопт» 700 кг электродов на сумму 4270,0 тыс. руб., в июле 2008 г. – у ЧТУП «Электрострой» 900 кг электродов на сумму 5490,0 тыс. руб., всего 1600 кг на сумму 9760,0 тыс. руб. (Смотреть приложение № 4).

За приобретенные электроды главному инженеру выплачены из кассы хозяйства денежные средства по расходным кассовым ордерам от 14.06.2008 № 283 в сумме 954,069 тыс. руб., от 30.08.2008 № 520 – 5490,0 тыс. руб., от 30.09.2008 № 658 – 3365,31 тыс. руб., всего 9809,379 тыс. руб. (Смотреть приложение № 5).

В регистрах бухгалтерского учета СПК «Горяны» данные хозяйственные операции отражены проводками:

Д-т счета 10-8 «Строительные материалы» К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 8271,2 тыс. руб. – оприходованы электроды на основании представленного авансового отчета без учета «входного» НДС;

Д-т счета 18 «Налог на добавленную стоимость», К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 1488,8 тыс. руб. – отражена сумма «входного» НДС на основании представленного авансового отчета;

Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т счета 50 «Касса» – 9809,379 тыс. руб. – возмещены расходы подотчетного лица на приобретение строительных материалов.

Главный энергетик хозяйства также приобрел за наличный расчет в мае 2008 г. у ЧТУП «Стройопт» 15 электродвигателей на сумму 3180,0 тыс. руб. и в июле 2008 г. 10 электродвигателей на сумму 2820,0 тыс. руб., всего 25 электродвигателей на сумму 6000,0 тыс. руб. (смотреть приложение № 6).

За приобретенные электродвигатели из кассы хозяйства выплачены денежные средства по расходным кассовым ордерам: от 04.07.2008 № 340 в сумме 2000,0 тыс. руб., 24.07.2008 № 376 – 1370,0 тыс. руб., от 15.12.2008 № 896  – 2820,0 тыс. руб. 

В регистрах бухгалтерского учета СПК «Горяны» данные хозяйственные операции отражены проводками:

Д-т счета 10-5 «Запасные части», К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 5084,7 тыс. руб. – оприходованы электродвигатели на основании представленного авансового отчета без учета «входного» НДС;

Д-т счета 18 «Налог на добавленную стоимость», К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 915,3 тыс. руб. – отражена сумма «входного» НДС на основании представленного авансового отчета;

Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т счета 50 «Касса» – 6190,0 тыс. руб. – возмещены расходы подотчетного лица на приобретение строительных материалов.

Должностными лица кооператива, использовавшими личные денежные средства на приобретение товаров составлены отчеты об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах кооператива в течение 3 рабочих дней со дня их приобретения, исключая день покупки как то предусмотрено пунктом 37 Инструкции № 4.

Независимо от того, авансируется работник или кооператив рассчитывается с ним по фактически произведенным расходам, последним в соответствии с требованиями законодательства получено разрешение обслуживающего банка на проведение расчетов наличными.

Подотчетные лица по израсходованным суммам составляют авансовый отчет. Поступившие в бухгалтерию авансовые отчеты после их утверждения руководителем учитываются в соответствующем регистре. Представленные на обработку авансовые отчеты проверяются бухгалтером, который проставляет соответствующую корреспонденцию счетов.

В кооперативе в соответствии с требованиями законодательства выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые председателем, включая день выдачи наличных денег под отчет:

не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения кооператива;

не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения кооператива;

до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по кооперативу.

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы (обычно это кассовый чек, квитанции и т.п.). Если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с объявленной ценностью, простые), что на практике бывает наиболее часто, то к кассовому чеку прикрепляются квитанция и опись вложения.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Согласно Инструкции по применению плана счетов в сельскохозяйственной организации на выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов (в зависимости от характера произведенных расходов).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В бухгалтерском учете операции по списанию задолженности с подотчетных лиц по суммам, выданным им под отчет, отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», предназначен журнал-ордер формы № 7-АПК. В этом регистре в результате применения линейно-позиционного способа записей совмещен аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет ведут по каждой выданной под отчет сумме.

Журнал-ордер открывают на месяц, полугодие, год с использованием вкладных листов. В бланке, открытом на текущий период, из предыдущего регистра сначала записывают переходящие остатки по расчетам с каждым подотчетным лицом на начало месяца. При этом для справочных и контрольных целей проставляют дату возникновения дебиторской или кредиторской задолженности.

Для упрощения нахождения записей, отражаемых в журнале-ордере за прошлый месяц, в журнале-ордере отчетного месяца отражают порядковый номер по записи в журнале-ордере прошлого месяца. После этого записывают операции текущего месяца.

По каждой строке отражают дату и сумму выданного аванса  возмещение перерасхода против аванса, возмещенную или удержанную сумму неиспользованного аванса и суммы расхода по предоставленному утвержденному авансовому отчету. При этом сумму фактического расхода по каждому авансовому отчету записывают в разрезе дебетуемых счетов. Таким образом, операции по одному авансовому отчету находят отражение только по одной строке. При предъявлении одним и тем же работником за текущий месяц двух и более авансовых отчетов суммы использованных средств отражают в этих же графах по отдельным строкам, то есть для одного подотчетного лица в этом случае предусматривают несколько строк.

В случаях, если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляют дополнительный аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свободных графах по той же строке (по дебету счета 71 с кредита соответствующих корреспондирующих счетов).

В целях получения итоговых синтетических данных по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованных средств показывают в журнале-ордере № 7-АПК в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Использование вкладных листов позволяет применять журнал-ордер N 7-АПК для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала или полугодия независимо от количества подотчетных лиц. Для отражения операций по каждому подотчетному лицу в этих случаях отводят необходимое количество вкладных листов.

Если подотчетное лицо является материально ответственным за реализацию продукции за наличный расчет, то полученную им выручку от реализации, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счета 90 "Реализация", записывают в графах 5 - 7, а сумму выручки, внесенную в кассу или поступившую на расчетный счет - в графах 13 - 15.