Учет расчетов с подотчетными лицами, по имущественному и личному страхованию

Продолжительность командировки в кооперативе определяется в приказе (распоряжении). Фактическое пребывание в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. При этом такие дни определяются в соответствии с Трудовым кодексом. В случае если расстояние от места постоянной работы до места командирования незначительное, руководство кооператива самостоятельно решает вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства.

Направление работника в командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с его согласия.

Вопросы о времени окончания работы в день выбытия в командировку, а также о времени явки на работу в день прибытия из командировки решаются по договоренности с нанимателем.

Перед поездкой в командировку в хозяйстве должны выдавать командируемому работнику авансом определенную сумму денег на командировочные расходы, за которую этот работник при приезде из командировки обязан отчитаться. К командировочным относятся расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- по найму жилого помещения;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

-   иные произведенные работником с разрешения или с ведома администрации хозяйства расходы [6, 2].

Фактически при отсутствии в кассе СПК «Горяны» денежных средств работники в основном уезжают в командировки за счет собственных средств и только спустя определенное время им возмещают командировочные расходы. Об этом свидетельствуют данные бухгалтерского учета: на каждое первое число отчетного месяца имеется кредиторская задолженность кооператива работкам по командировочным и хозяйственным расходам.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов:

- транспортом общего пользования (кроме такси) – в пределах Республики Беларусь;

- воздушным, железнодорожным и водным транспортом – по тарифам второго класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте – «купе») – при командировках за границу.

К перевозкам автомобильным транспортом общего пользования согласно пункту 53 Правил автомобильных перевозок пассажиров в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 22.07.2002 № 23, относятся автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении и автомобилями-такси. Такие перевозки выполняются перевозчиком, имеющим лицензию на городские и пригородные или междугородные автомобильные перевозки пассажиров, по обращению любого лица на условиях публичного договора, то есть в отношении каждого, кто к нему обратится (ст. 396 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Таким образом, расходы по проезду, оказанные организацией (индивидуальным предпринимателем), имеющей соответствующую лицензию, рассматриваются как расходы по проезду транспортом общего пользования и их возмещают. При этом предоставленный чек должен содержать информацию, определяющую маршрут поездки, дату и время отправления, наименование перевозчика и другую информацию в соответствии с пунктом 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4.

Возмещение расходов по найму жилого помещения за исключением времени нахождения в пути, производится в размере стоимости представленных:

- подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) в пределах Республики Беларусь.

Без представления документов, подтверждающих оплату, допускается возмещение этих расходов в размере, установленном Министерством финансов Республики Беларусь (4500 руб.) (пункт 1 Постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»;

- подтверждающих документов в оригинале.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ в случае отсутствия подтверждающих документов возможно возмещение расходов в размере 5% от предельной нормы такого возмещения.

При служебных командировках за границу работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании статьи 96 Трудового кодекса и пункта 53 Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 (далее – Положения № 55). Каких-либо ограничений по отнесению расходов, связанных с оплатой частной квартиры, к расходам по найму жилого помещения не предусмотрено. При этом подпунктом 53.4 Положения № 55 определено, что расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (за исключением отдельных случаев при командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ). Однако в Положении №55 перечень документов, которые могут служить таким подтверждением, не приведен. Работник, таким образом, должен представить те документы, которые могли бы подтвердить факт найма частной квартиры во время командировки, то есть факт совершения хозяйственной операции. Подтверждающие документы должны отражать суть операции, в том числе информацию, которая бы определила характер таких расходов и их стоимость.

Суточные выплачиваются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь (пункт 1 Постановления № 197; приложение 1 к Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

При нахождении работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня осуществляется в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

При выплате суточных необходимо учитывать особенности, касающиеся случаев, когда принимающая или направляющая сторона (путем безналичного перечисления) оплачивают отдельные расходы командированного работника.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. При одноразовом питании суточные выплачиваются в размере 70%, двухразовом – 30% установленной нормы. [6, 2].

При использовании командированным работником выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания проезд оплачивается на общих основаниях, а суточные расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются [2, 142].

По возвращении из командировки работник должен представить отчет в следующие сроки:

в течение трех дней (при использовании пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней), исключая день прибытия – командировочное удостоверение (обязательно только для командировок по территории республики), авансовый отчет об израсходованных суммах (проездные документы, оплаченные счета, квитанции и другие документы на фактически произведенные расходы);

- в течение двух недель – отчет о командировке (обязателен только при зарубежных командировках) [6, 3].

Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на командировочные расходы в СПК «Горяны» обобщается на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. (Смотреть приложение № 1).

В СПК «Горяны» в 2008 году командировки составили 655 человеко-дней. Командировочные расходы составили 15,2 млн. руб.

В бухгалтерском учете были произведены следующие записи по счетам бухгалтерского учета:

Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т счета 50 «Касса» – 10,8 млн. руб. –  на сумму выданного из кассы аванса;

Д-т счетов 20/1 , 20/2, 25, 26 – К-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 15,2 млн. руб. – на сумму произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета.

Из-за недостатка наличных денежных средств в кассе кооператива на каждую отчетную дату в хозяйстве имелась кредиторская задолженность перед работниками. По состоянию на 01.01.2009 задолженность кооператива по командировочным расходам перед работниками составляла 4,2 млн. руб.

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам.

В СПК «Горяны» расходы по оплате почтовых отправлений проводятся через подотчетных лиц, которые для целей ведения кассовых операций приравниваются к административно-хозяйственным и операционным расходам.

Поскольку кооператив, как и почтовое отделение, является субъектами хозяйствования Республики Беларусь, учитываются требования Национального банка Республики Беларусь в проведении таких расчетов. Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных средств в интересах кооператива, с которым они состоят в трудовых отношениях, расцениваются как расчеты наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования. Поскольку расчеты между субъектами хозяйствования должны в основном осуществляться в безналичном порядке, кооператив имеет соответствующие документы для контроля за расчетами наличными средствами для того, чтобы не допустить нарушения.

К числу таких документов относится перечень лиц, которым могут выдаваться суммы в подотчет. Перечень лиц подготовлен главным бухгалтером кооператива по согласованию со службой снабжения, главным инженером, главным ветврачом, главным энергетиком и утвержден председателем правления кооператива. Кроме того, в перечне указан срок, на который могут выдаваться суммы в подотчет и который не должен превышать срок, установленный законодательством, а также цель выдачи денежных средств. Например, секретарь-машинистка может получать суммы в подотчет на один день на почтово-телеграфные расходы и т.д. Контроль за соблюдением условий и сроков выдачи сумм в подотчет возложен на главного бухгалтера.

В бухгалтерском учете операции по выдаче в подотчет сумм на оплату почтовых отправлений отражаются следующими бухгалтерскими записями: