Учет и аудит дебиторской задолженности с дочерними, ассоциированными и совместными организациями

Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зависит  от срока командировки и места  назначения [13]:

• командировки на территории РК;
• командировки в государства СНГ;
• командировки за рубеж.

При наличии приказа  о направлении сотрудника в командировку выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются:

• фамилия, имя, отчество работника;
• срок командировки;
• место командировки;
• цель командировки.

Кроме того, в командировочном удостоверении должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытия из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Командированному работнику  возмещаются все фактически произведенные и документально им подтвержденные расходы.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке при наличии приложенных оправдательных документов:

расходы по найму жилого помещения, в том числе и плата  за бронирование мест в гостиницах;

расходы по проезду к  месту командировки и обратно, в  том числе плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

расходы по проезду транспортом  общего пользования к месту командировки;

суточные за время  пребывания в командировке, в том  числе и за время нахождения в пути;

различные страховые  и комиссионные сборы;

сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагентств;

расходы на провоз багажа.

Если командированным  утеряны проездные билеты, то их оплата зависит от решения руководителя организации.

Установлены нормативы  размера суточных за время пребывания в командировке. Сверх нормы денежные средства могут выдаваться подотчет только с письменного приказа руководителя организации.

Выдача авансов из кассы производится после полного  расчета по ранее выданным авансам. Лица, не предоставившие отчеты и не сдавшие неизрасходованные остатки подотчетных сумм в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях – уголовной ответственности. Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основания и размер удержания. Удержание может быть произведено единовременно или с рассрочкой независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с работника. Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. При пропуске этого срока администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае, а также, если работник оспаривает основание или размер удержаний, взыскание сумм производится в судебном порядке.

Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику  из кассы. Бухгалтерия проверяет  авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для оформления. Документы, приложенные к авансовому отчету, погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, месяца, числа).

За время нахождения в командировке выплачиваются суточные в установленных размерах за каждый день пребывания в командировке размер суточных составляет до 6 минимального расчетного показателя, установлено законодательством, не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути [19].

Оплата расходов по найму  жилого помещения (кроме случаев, когда  командированному предоставляется  бесплатное помещение) производится на основании предоставленных счетов, но не свыше установленных размеров. Фактическое пребывание в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать сорока дней, не считая время нахождения в пути. При непредъявлении документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50% от нормы суточных по служебным командировкам. При отсутствии проездных документов к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещение расходов в каждом конкретном случае решается руководителем в установленном порядке.

Если командируемый  выезжает в загранкомандировку, то направление работника оформляется приказом руководителя организации, в котором указываются: фамилия, имя, отчество, место, цель и срок командировки. Указать цель командировки необходимо, чтобы определить ее характер - производственный или непроизводственный - для правильного отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Отчет о проделанной в загранкомандировке работе представляется в том случае, если это предусматривается внутренними документами организации. Если местом командирования является страна СНГ, то работнику может выдаваться командировочное удостоверение, при командировании в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляется. Факт пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками контрольно-пропускных пунктов о пересечении границы в загранпаспорте командируемого.

При направлении работника  в загранкомандировку ему выдается под отчет сумма в валюте той страны, куда он направляется, на оплату расходов по проезду к месту командировки и обратно, расходов по найму жилья и выплачиваются суточные за все дни пребывания в командировке. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты расходов определен Национальным Банком РК.

Аванс выдается с учетом норм командировочных расходов, установленных приказом (распоряжением) руководителя организации, но не ниже норм, определенных законодательством.

Нормы суточных и расходов по найму жилья на территории иностранных государств, в том числе на территории СНГ, и порядок их применения устанавливаются соответствующими постановлениями Правительства РК и письмами Минфина РК. Эти нормы периодически уточняются, поэтому важно своевременно проследить их изменение.

При отсутствии на валютном счете необходимой иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов организация может купить ее через уполномоченные банки.

При возвращении из загранкомандировки работник в течение 10 дней обязан представить в бухгалтерию организации авансовый отчет на бланке типовой формы [20].

К авансовому отчету прилагаются  документы, подтверждающие факт пребывания работника в загранкомандировке и произведенные расходы [21]:

командировочное удостоверение или копия загранпаспорта с соответствующими отметками о местах пребывания в ходе служебной командировки. Командировочное удостоверение (при командировках на территорию стран СНГ) или копия загранпаспорта (при командировках в дальнее зарубежье) являются основанием для выплаты работнику суточных, так как именно этими документами подтверждается факт пребывания работника в командировке в местах и в сроки, определенные приказом руководителя организации;

проездные документы (железнодорожные  и авиабилеты, автобусные билеты междугородных линий и др.), которые являются основанием для установления фактического времени пребывания в служебной командировке и определения размера суточных, а также компенсации расходов по проезду к месту командировки и обратно;

счета гостиниц, подтверждающие фактически произведенные расходы по найму жилья;

другие документы, подтверждающие произведенные в ходе командировки расходы (за хранение груза, провоз багажа, прописку паспорта и др.).

Авансовый отчет и  приложенные к нему документы должны быть оформлены с соблюдением всех установленных требований по их заполнению и содержать все предусмотренные бланками документов сведения и необходимые подписи. Неоговоренные исправления в авансовых отчетах и приложенных к ним первичных документах не допускаются.

Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации. Утверждающая подпись руководителя служит указанием работникам бухгалтерии для принятия к учету представленных в авансовом отчете расходов, а дата утверждения является датой совершения операции для осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета и отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Неиспользованные суммы иностранной валюты возвращаются в кассу организации. В течение последних 10 дней указанная валюта должна быть сдана из кассы организации в банк. В банк представляется отчет об израсходованных суммах, составленный организацией.

При изменении курса  иностранной валюты к тенге по авансам, выданным в иностранной  валюте, возникают курсовые разницы. Суммы в иностранной валюте пересчитываются на дату совершения операции.

Датой совершения операции при расчетах в иностранной валюте по загранкомандировкам следует считать:

при выдаче работнику  под отчет средств в иностранной  валюте непосредственно в учреждении банка - дату выдачи;

при поступлении средств  в иностранной валюте на загранкомандировки в кассу организации - дату принятия к учету денежных средств;

при выдаче под отчет  денежных сумм командируемому работнику  из кассы организации - дату выдачи;

при осуществлении расчетов с работником организации при  его возвращении из командировки, а также списании командировочных расходов на результаты деятельности организации - дату утверждения авансового отчета;

при погашении задолженности по средствам, выданным на командировочные расходы, как со стороны командируемого, так и со стороны организации - дату погашения задолженности.

Курсовая разница при  изменении курса тенге по отношению  к иностранной валюте по валютным средствам, выданным в качестве аванса на командировочные расходы, учитывается по счетам 1250, 2150 между датой получения валютных средств и датой принятия авансового отчета по загранкомандировке к учету бухгалтерией организации (дата утверждения отчета руководителем организации). Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты в составе внереализационных доходов или расходов по мере их принятия к учету. Остатки средств в иностранной валюте на счетах денежных средств, средств в расчетах пересчитываются в тенге на отчетную дату составления отчетности.

Расходы, произведенные  в загранкомандировке, не имеющие  документального подтверждения или в соответствии с установленным порядком не предусмотренные к возмещению, подлежат включению в размер суточных только на основании распоряжения руководителя организации. Таким распоряжением может служить подпись руководителя организации, утверждающая представленный командируемым авансовый отчет. При отсутствии соответствующего распоряжения представленные к возмещению расходы не должны приниматься к учету при осуществлении расчетов с работником по загранкомандировке.

При наличии у командируемого лица перерасхода по авансу, выданному в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма задолженности перед командируемым лицом может погашаться одним из следующих способов [21]:

• переводом средств на его валютный счет в уполномоченном банке;
• выдачей суммы задолженности в наличной иностранной валюте из кассы организации;
• выдачей из кассы организации эквивалента суммы задолженности в тенге, исчисленной по курсу Национального Банка РК на дату погашения задолженности.

Валюта и форма расчетов с командируемым лицом, которые  связаны с погашением перерасхода  по авансу в наличной иностранной  валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом. При этом следует учитывать, что уполномоченный банк вправе потребовать от организации авансовый отчет командируемого и документы, подтверждающие его расходы за пределами РК, для проверки правильности проведенных расчетов. При непредставлении запрашиваемых документов банк вправе отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте либо в осуществлении перевода на валютный счет командируемого.

В случае неполного использования  командируемым лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается командируемым лицом путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты.

По дебету счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся с кредита следующих счетов: 1010 «Денежные средства в кассе» – при выплате авансов в подотчет из кассы; 1030 – «Денежные средства на текущих банковских счетах» - при переводе авансов по почте с расчетного счета; 1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» - при выдаче авансовых чековых книжек подотчет. По кредиту счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся в дебет следующих счетов: счета подраздела «Запасы» (счета 1310-1360), 1330 «Товары», 1350 «Прочие запасы» – на сумму приобретенных товарно-материальных ценностей и производственных транспортно-заготовительных расходов; 7210 «Административные расходы» – на командировочные, почтовые, телеграфные и другие расходы; 1010 «Денежные средства в кассе» – при возврате аванса в кассу; 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» – при удержании аванса из заработной платы; 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» – при привлечении подотчетного лица к ответственности за растрату подотчетных сумм, если они не могут быть удержаны из сумм оплаты труда [22].

Если предприятие приобретает  авансовые чековые книжки, по счету  1250 открывается дополнительно аналитический счет «Подотчетные лица по выданным им чековым книжкам», по дебету которого с кредита счета 1250 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» записываются суммы по выданным в подотчет чековым книжкам по кредиту счета 1250 и дебету счета 1280 отражаются суммы по выданным чекам согласно отчету подотчетного лица.

Как отражено выше, расчеты с подотчетными лицами могут производиться в иностранной валюте (при служебных командировках, оплата представительских и других расходах за рубежом).