Учет и анализ расчетов с покупателями и заказчиками (на примере ЗАО «Авиастар-ОПЭ»)

Организационная структура учетного процесса построена на принципе полной централизации, то есть весь учетный  процесс сосредоточен в бухгалтерии.

ЗАО «Авиастар-ОПЭ» ведет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов предприятия. Учет осуществляется в валюте Российской Федерации -  в рублях. Рабочий план счетов разработан на предприятии на основе типового Плана счетов  бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации. Он содержит полный перечень синтетических и аналитических счетов, включая счета, учитывающие особенности деятельности данного предприятия.

Необходимо отметить, что с целью  рациональной организации учетного процесса на предприятии должна быть разработана учетная политика. Однако в ЗАО «Авиастар-ОПЭ» подобный внутренний документ не разработан, что является нарушением требований законодательства.

ЗАО «Авиастар-ОПЭ» как и все  организации на основе данных синтетического и аналитического учета составляет бухгалтерскую отчетность и предоставляет  ее по месту регистрации. Помимо этого  в хозяйстве составляется налоговая  и статистическая отчетность и представляется по месту требования в установленные сроки. Сроки представления  налоговых деклараций регулируются Налоговым кодексом РФ, а бланки статистической отчетности сдают в сроки установленные графиком. Кроме того, организация бухгалтерского учета слагается  из определения системы документирования операций, документооборота, графика выполнения учетных работ, плана счетов, формы учета.

Для оформления всех происходящих хозяйственных  операций, которые отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам,  применяют единые, унифицированные формы документов первичного учета. В формах первичной документации предусматривается ряд обязательных реквизитов, без заполнения которых документ считается недействительным. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Кроме того, имеются различные специализированные формы документов, позволяющие учесть особенности и специфику деятельности предприятия.

Движение документов в учетном  процессе от момента их составления  до завершения использования и сдачи в архив представляет собой документооборот, который разрабатывается с учетом особенностей хозяйства. Четкая регламентация документооборота оформлена графиком документооборота. График составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем.

После завершения использования документы  сдаются  в архив, для которого выделено отдельное помещение. Все  использованные бухгалтерские документы  и учетные регистры в установленные сроки передаются в текущий архив. Доступ к материалам, находящимся в архиве организации, регулируется правилами, разработанными главным бухгалтером и утвержденными руководителем хозяйства, где указываются лица, имеющие право на получение документов из архива, порядок их выдачи, возврата и прочее.

Сроки хранения большинства документов  устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, составляют не менее  пяти лет.

В ЗАО «Авиастар-ОПЭ» из всего многообразия форм ведения бухгалтерского учета принята автоматизированная форма учета, при которой используется компьютерная программа «1С: Бухгалтерия». Принятая форма учета позволяет в результате машинной обработки получать необходимые данные по всем счетам синтетического и аналитического учета вплоть до оборотного и сальдового баланса, то есть все регистры бухгалтерского учета.

Автоматизированные формы  учета позволяют в результате машинной обработки получать необходимые данные по всем счетам синтетического и аналитического учета вплоть до оборотного и сальдового баланса, то есть благодаря машинной обработке информации получают все регистры бухгалтерского учета, предусмотренные действующей системой учета.

Схема движения информации при автоматизированной форме бухгалтерского учета представлена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - Схема построения автоматизированной формы учета

 

В целом подобная форма  учета позволяет получить необходимую  информацию об имуществе и источниках организации, а также хозяйственных операциях, осуществляемых с ними.

Таким образом,   организация  бухгалтерского учета преследует выполнение следующих основных задач:

- формирование полной и достоверной  информации о деятельности предприятия, его имущественного положения: информации, необходимой внутренним пользователям предприятия и внешним пользователям;

- обеспечение информацией пользователей  бухгалтерской отчетности для  контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении хозяйственных операций, за целесообразностью операций, наличием и движением имущества, использованием различных ресурсов в соответствии с утвержденными нормами;

- предотвращение отрицательных результатов и выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечивающих финансовую устойчивость.

 

3.2 Первичный и сводный учет расчетов с покупателями и заказчиками

 

Первичные документы по продаже  материальных ценностей, выполненным  работам, оказанным услугам являются основой организации расчетных  отношений с покупателями и заказчиками. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль расчетов, дебиторской задолженности, а также за движением и сохранностью материальных ценностей и выполнения работ, услуг.

На продажу материалов, сырья, товаров, оказание различного вида услуг ЗАО  «Авиастар-ОПЭ» в качестве поставщика заключает договоры. В основном предприятие осуществляет поставку электрической энергии. Основанием для осуществления сделки является заключение договора на поставку и потребление электрической энергии (приложение А).

В каждом конкретном договоре указывается предмет  договора,  права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции, товаров, работ, услуг. Также в договоре сторонами определяются условия оплаты продукции и могут быть предусмотрены различные условия оплаты, например, с отсрочкой платежа, или в счет оплаты товара производится выплата займа, или расчеты осуществляются векселями и т.д.

В соответствии с Гражданским Кодексом РФ договор  поставки содержит обязательные реквизиты: предмет договора, цена реализации; сроки и виды платежей; сроки исполнения обязательств; порядок возмещения убытков; гарантии исполнения договора; порядок разрешения споров и юридические адреса сторон.

Договоры сторонами заключаются  в двух экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

Все заключенные хозяйством договоры со сторонними организациями регистрируются в журнале регистрации договоров, который ведется в течение календарного года. В данном журнале фиксируется наименование организации, с которой заключен договор, дата и номер заключенного договора. Кроме того, здесь оговаривается предмет договора.

В обязательном порядке при заключении договора поставки и потребления  электроэнергии стороны оговаривают  некоторые детали, которые оформляются  соответствующими приложениями к договору. В частности это может быть договоренность об объемах отпуска электроэнергии и мощности по месяцам (приложение Б) и, соответственно, тарифы, по которым будет производиться расчет за отпущенную электроэнергию (приложение В).

ЗАО «Авиастар-ОПЭ» в качестве поставщика высылает покупателям и закзчикам сопроводительные документы – счета-фактуры (приложение Г, Д) и счета на оплату (приложение Ж).  Эти документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению для проверки соответствия объема, сроков поставки, цен договорным условиям.

Счет-фактура содержит все необходимые  данные об отпущенных видах материальных ценностей, их количестве, цене, суммах и общей стоимости. При этом обязательно выделяются суммы НДС в соответствии с требованиями Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС (утвержденный Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (ред.15.03.2001) для целей правильного исчисления и зачета НДС.

Счет-фактура является основным документом по расчетным взаимоотношениям с покупателями и заказчиками. Счета-фактуры служат основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на погашение задолженности: платежных поручений, платежных требований, чеков. В счете-фактуре заполняются следующие реквизиты: продавец (поставщик или подрядчик) и его адрес, идентификационный номер продавца (ИНН); грузополучатель и грузоотправитель; покупатель, его адрес и идентификационный номер. В нем указываются сведения о поставленных товарах или описание выполненных работ, оказанных услуг по их видам, единицу измерения, количество (объем), цену; стоимость за все количество товаров (выполненных работ или оказанных услуг) без налога на добавленную стоимость.

В документе обязательно указывают  налоговые ставки и суммы налога на добавленную стоимость, делают ссылки на платежно-расчетные документы, указывают сведения о стране происхождения товаров и номерах грузовых таможенных деклараций. При отсутствии соответствующих реквизитов организация не может произвести последующий зачет по расчетам с бюджетом по налогу на добавленную стоимость за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

Кроме документов о передаче сырья, продукции, материалов, работ и услуг ЗАО «Авиастар-ОПЭ» предоставляет другие документы, имеющие к ним отношение, такие как: паспорта качества, сертификаты соответствия и прочие документы.

Зачастую ЗАО «Авиастар-ОПЭ» поручает продажу товаров или материальных ценностей, отпускаемых  со склада (по наряду, счету, договору, заказу, соглашению) экспедитору, как доверенному лицу организации. В этом случае ему выдают доверенность (формы №М-2 и №М-2а), в которой указывается перечень и количество получаемых товарно-материальных ценностей. Доверенность оформляется в одном  экземпляре, регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, 15  дней. Запрещается выдавать доверенности без указания срока их действия. Доверенность действительна при наличии печати и двух подписей – руководителя хозяйства и главного бухгалтера. При получении товарно-материальных ценностей доверенность остается у поставщика (ЗАО «Авиастра-ОПЭ») вместе с  экземпляром накладной по отгрузке материальных ценностей.

Как уже отмечалось выше, основным видом деятельности ЗАО «Авиастар-ОПЭ» является отпуск электроэнергии на сторону. Организации, с которым был заключен договор, по окончании каждого месяца осуществляют сверку собственных данных с данными организации-поставщика. Подобная сверка данных осуществляется на основании выписанного ЗАО «Авиастар-ОПЭ» акта потребления электроэнергии (приложение К).

Сводные данные актов служат основанием для составления внутреннего  документа – 16-ой ведомости (приложение Л), которая составляется ежемесячно. Здесь в разрезе видов оказываемых услуг отражают остатки общей суммы дебиторской задолженности, стоимость оказанных услуг. Кроме того, в данном документе отражают суммы, поступившие от покупателей и заказчиков в кассу и на расчетный счет, а также прочие виды поступлений за оказанные услуги. Исходя из этих данных в документе отражают остатки дебиторской задолженности на конец месяца.

Кроме того, в данном случае необходимо отметить, что в ЗАО «Авиастар-ОПЭ» работает с покупателями и заказчиками на основании зачетных писем, на основании которых в конце каждого месяца составляется сводный реестр по зачетным письмам (приложение М). Данный документ состоит из двух частей. Первая часть – это регистрация писем организаций-покупателей с указанием суммы задолженности. Вторая часть – отражение задолженности в разрезе корреспондирующих счетов и видов услуг.

Все первичные документы по отпущенным материальным ценностям, товарам, работам и услугам со складов и подразделений поступают в бухгалтерию, где после соответствующего контроля передаются для последующей обработки. Именно на этой стадии  работники бухгалтерии осуществляют действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления. 

По поставленным и полученным товарно-материальным ценностям, работам, услугам на основании  рассмотренных ранее первичных  отгрузочных документов покупателей  и заказчиков, а также счетов, выданных для предварительной оплаты, ЗАО «Авиастар-ОПЭ» отслеживает расчеты с покупателями и заказчиками в безналичном или наличном порядке.

Если условием оплаты за отпущенные товарно-материальные ценности, продукцию, работы или услуги, закрепленным в договоре, является оплата векселями, то между сторонами составляется Акт приема-передачи векселей Сбербанка России (приложение П) с указанием их регистрационных номеров и номинальной стоимости. Как правило ЗАО «Авиастар-ОПЭ» при осуществлении расчетов с покупателями и заказчиками принимает векселя Сбербанка РФ (приложение Р). Передача векселей поставщику осуществляется посредством  индоссамента.