Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

     Працівникам, які направляються у відрядження  за кордон підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім державних службовців, а також  інших осіб, які направляються  у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті у сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

     Залишок коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під  звіт, підлягає поверненню працівником  до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видала (у разі відрядження за кордон - у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку.

     5. Термін відрядження визначається  керівником, але не може перевищувати  в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів, за винятком випадків, установлених Кабінетом Міністрів України.

     Термін  відрядження працівників, які направляються  для виконання у межах України  монтажних, налагоджувальних, ремонтних  і будівельних робіт, не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів.

     Термін  відрядження працівників, які направляються  за кордон за зовнішньоекономічними  договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, не повинен перевищувати одного року.

     Підприємства, установи та організації, що направляють  працівників за кордон за зовнішньоекономічними  договорами (контрактами), забезпечують створення належних соціально-побутових  умов, медичне обслуговування, страхування  та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для здійснення робіт, зазначених в абзаці третьому цього пункту.

     Термін  відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі  перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, та за рішенням Віце-прем'єр-міністра України відповідно до функціонального розподілу обов'язків - 18 місяців.

     Термін  відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для виконання авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих  місіях Організації Об'єднаних Націй  згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об'єднаних Націй, не повинен перевищувати шість місяців.

     Термін  відрядження працівників державної  контрольно-ревізійної служби, які  направляються для проведення контрольних  заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

     6. Установити, що державним службовцям, а також іншим особам, які направляються  у відрядження в межах України  і за кордон підприємствами, установами  та організаціями, що повністю  або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності оригіналів підтвердних документів відшкодовуються витрати:

- на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

- на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначених у додатку до цієї постанови, за всі дні проживання;

- на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

- на користування постільними речами в поїздах;

- на комісійні у разі обміну валюти.

     Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

     7. Державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження за кордон на термін до 60 календарних днів підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

- надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

- переміщення страхувальника на територію України для надання медичної допомоги;

- відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов'язані з цим витрати.

     У разі коли правилами в'їзду та перебування  у країні, до якої відряджається  страхувальник, встановлені вимоги щодо розміру страхової суми, у  договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому  термін дії договору страхування  повинен відповідати терміну відрядження.

     Якщо  в країні, до якої відряджається  страхувальник, медична допомога надається  іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується.

     8. Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1 - 4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кілограмів багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.

     Витрати, відшкодовані згідно з абзацом першим цього пункту, не є надміру витраченими коштами.

     9. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

     10. У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

     11. Міністерству фінансів внести зміни до інструкції про порядок відряджень за кордон і в межах України.

     12. Особливості направлення у відрядження військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу, які проходять службу в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації, органах і підрозділах цивільного захисту, визначаються за погодженням з Міністерством фінансів відповідно Міністерством оборони, Міністерством внутрішніх справ, Службою безпеки, Службою зовнішньої розвідки, Державним комітетом у справах охорони державного кордону, Головним управлінням командуючого Національною гвардією, Управлінням державної охорони, Міністерством з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, Адміністрацією Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації, а військовослужбовців Державної фельд'єгерської служби при Державному комітеті зв'язку та інформатизації - також Державним комітетом зв'язку, та інформатизації.

     12. Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності (крім підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 р. N 977.

     Працівникам, які направляються у відрядження  за кордон для здійснення робіт, зазначених в абзаці третьому та шостому пункту 5 цієї постанови, у разі їх перебування у відрядженні понад 60 календарних днів добові витрати починаючи з 61 дня виплачуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених пунктами 1 і 2 цієї постанови для працівників відповідних підприємств, установ та організацій.

     13. Затвердити розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників, що додаються.

     14. Визнати такими, що втратили чинність:

     постанову Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (Офіційний вісник України, 1998 р., N 1, ст. 20);

     постанову Кабінету Міністрів України від 10 липня 1998 р. N 1046 "Про внесення змін і доповнень до постанови Кабінету Міністрів України від 5 січня 1998 р. N 10" (Офіційний вісник України, 1998 р., N 28, ст. 1039). 

 

3.3. Первинна документація  з обліку розрахунків з підзвітними особами

     Службові  відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи цього працівника.

     Місцями виконання доручення – можуть бути як населений пункт (пункти так  і окремі об’єкти заповідник, будівельний  майданчик, географічний об’єкт, військова частина тощо).

     Термін  відрядження встановлює керівник.

     Цей термі у межах України може перевищувати 30 календарних днів.

     Термін  відрядження працівників для  виконання монтажних налагоджувальних і будівельних робіт не повинен  перевищувати терміну будівництва об’єктів.

     У службові відрядження скеровуються працівник підприємства, які перебувають  у трудових відносинах з підприємство, а також фізичні особи, які  належать до керівного складу підприємства.

     Первинні  документи для службового відрядження.

     Керування працівника у відрядження супроводжуються оформленнями таких первинних документів:

- завдання на відрядження;

- наказу розпорядження керівника підприємства про скерування працівника у відрядження;

- попереднього кошторису витрат на відрядження;

- посвідчення про відрядження і запису в Журналі документів про зв’язок відрядження з діяльність підприємства.

     Приватний підприємець також повинне видавати наказ і за необхідності, завдання на скерування в службове, відрядження  найманих працівників і себе.

     Вимоги  до оформлення цих та інших документів такі ж як і для підприємств та організацій. За дотримання всіх вимог витрат на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємства.

     Завдання  на відрядження Постановою для наказу про відрядження є обґрунтування про скерування працівника в службове відрядження. На великих підприємствах з багатоланковою структурою управління обґрунтування (клопотання, завдання)_ підписує керівник структурного підрозділу, начальник цеху, служби відділу тощо). Від якого співробітник іде у відрядження.

     На  середніх і малих підприємствах  обґрунтування оформляють за дорученням керівника його заступника або керівники  служб товарознавець, технолог, фінансист, бухгалтер та ін. (Обґрунтування  і наказ на відрядження можуть бути об’єднанні в одному документі).

     На  початку року, при визнанні облікової  політики підприємства розробляється  і затверджується керівником підприємства список можливих авансотримачів підзвітних осіб, який, на підставі наказів керівника  протягом року, можна коригувати. Видача грошових коштів та звіт працівникам, які входять до списку авансотримачів дозволяється лише після погашення заборгованості за раніше отриманими сумами.

     Відрядження належить до службових обов’язків працівників. Відмова від них  без поважних причин вважається дисциплінарною провиною. Винятки становлять:

     Жінки, які мають дітей до 3-х років  або вагітні. Скерування їх у відрядження  забороняється ст. 176 КзПП;

     Жінки, які мають дітей від 3 до 14 років  скерування їх у відрядження можливе  лише за їх згодою;