Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

     На  час відрядження за працівником зберігається місце його роботи й середня зарплата у тому числі й за час перебування в дорозі.

     Заповнення  авансового звіту підзвітною особою

     Підзвітна особа (за всіх варіантів) видачі (їй грошових коштів (на господарські потреби, на купівлю сільськогосподарської продукції, при скеруванні в службове відрядження в межах України або за кордон зобов’язана заповнити авансовий звіт – про витрачені грошові кошти. Порядок складання цього документа підзвітною особою і працівником бухгалтерії в загальному вигляді.

     Працівники  підприємства, які отримали готівкові  грошові кошти на службове відрядження  під звіт як і такі що не отримали їх зобов’язані подати (до бухгалтерії  звіт про витрачені суми з додатком відповідних виправдних документів про них вже згадувалося в попередніх розділах.

     Якщо  підзвітній особі одночасно видаються  грошові пошти на витрати на відрядження  й на виробничі потреби повна  протягом трьох робочих днів після  повернення з відрядження зобов’язана  подати одночасно два авансових  звіти про витрачені кошти:

     Один  – про кошти на відрядження. Другий - про витрачені кошти, господарські потреби.

     До  складу витрат на проїзд до місця відрядження  і назад включають витрати  на попереднє замовлення квитків  їх вартість, оренду постелі в поїздах, оплату зборів і аеропорту, провезення багажу.

     При використання службового транспорту, крім легкового, витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються згідно з їх нормативною витратою на затверджений кілометраж.

     Під час такої від відшкодовують  й інші витрати, викликані технічним обслуговуванням стоянкою, паркуванням зборами за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

     Витрати на стоянку, придбання пально-мастильних матеріалів для легкового автотранспорту не враховуються в складі витрат на зарубіжне відрядження. Якщо під час відрядження службовий автотранспорт не використовувався, у вагові витрати включаються тільки витрати на проїзд транспортом загального користування.

     До  інших витрат на відрядження належать:

- оплата телефонних рахунків;

- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд;

- комісійні на придбання іноземної валюти;

- витрати на обов’язкове страхування;

- інші витрати, пов’язані при дотримання правил в’їзду, перебування в місці відрядження.

     Усі нормативно допустимі витрати на відрядження за кордон необхідно класифікувати за двома групами:

- оплачувані безпосередньо підприємством, не відшкодовуються підзвітній особі;

- які відшкодовуються підзвітній особі.

     Всі записи в посвідчені на відрядження  повинна бути завірені печаткою, що посвідчує підпис особи, до обов’язків якої належить йог реєстрація. При відрядженні в країни з якими встановлений повний прикордонний контроль до авансового звіту додається також завірена відділом кадрів ксерокопія відміток пропускних пунктів прикордонних відміток у закордонному паспорті. Якщо їх нема добові не нараховуються відрядження вважається таким, що не відбулося. Якщо дати вказані в посвідченні на відрядження не зберігаються з датами перетину кордонів у закордонному паспорті добову за час проїзду по території України або за час транзитних зупинок нараховують у розмірі передбаченому для відряджень у межах України 18 грн. за добову.

     Розмір  добових може бути зменшений, якщо в  рахунки готельних господарстві включені витрати на харчування або їх погашає приймаюча сторона. Постанова № 663 п 161:

- при одноразовому харчуванні – 20,16 грн. за добу;

- при дворазовому харчуванні – 138,66 грн. за добу;

- при  триразовому харчуванні – 88,20 грн. за добу.

     Підзвітні особи – це працівники підприємства, яким видані грошові кошти, під звіт. Список осіб, які мають право отримувати в касі готівку пд. Звіт затверджується керівником підприємства. Під звіт видається готівка на операційні господарські витрати, пов’язані з відрядженням на визначений термін, мету. Підприємство, яке направляє працівника у відрядження повинна зареєструвати факт видачі посвідчення про відрядження такому працівникові у спеціальному журналі.

     Значення  бездоганного заповнення первинних  документів для розрахунків з  підзвітними особами. Враховуючи, що в обліку дрібниць нема, підкреслимо велике значення саме цієї першої операції. Здійснювані при її проведенні процедури - видання наказів, розпоряджень, встановлення мети залучення підзвітної особи, укладення договору про матеріальну відповідальність в необхідних випадках, складання посадових інструкцій, формулювання службових обов’язків працівника, встановлення термінів залучення працівника, розрахунки сум грошових коштів, заповнення посвідчень, реєстрів, журналів, відомостей і т.п. - передбачають дотримання відомих правил оформлення документів. Під час перевірок контролюючими органами первинні документи, які на стадії їх складання не відносяться безпосередньо до ведення бухгалтерського обліку, також є об’єктом ревізії. Від послідовного і ретельного заповнення всіх реквізитів у первинних документах і реєстрах залежить проведення облікових процедур. Помилки і неточності, допущені при цих операціях, в наступних операціях виправити неможливо.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.4. Синтетичний та аналітичний облік  розрахунків з підзвітними особами.

     Розрахунки  з підзвітними особами відносяться  до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами ". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим,  так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися такі субрахунки,  наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті ", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби " та інші субрахунки. Синтетичний облік ведеться в Журналі – ордері № 7 ( додаток 6  ).На кожну підзвітну особу використовують окремий рядок, у якому зазначають вступний залишок (якщо він був), видачу авансу, використання підзвітних сум відповідно до затвердженого авансового звіту, поверненя невикористаного авансу або відшкодування сум перевитрати.

      Строк відрядження встановлюється керівником і не може перевищувати 30 календарних днів у межах України; для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт він визначається за останнім днем завершення будівництва.

      Відрядженому  працівнику видається посвідчення про відрядження. Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім’я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

      Форма посвідчення затверджена наказом ДПАУ «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.1997 р. № 260. Посвідчення реєструються в спеціальному Журналі, передбаченому Інструкцією № 59.

      Фактичні  витрати, оплачені підзвітними особами, підтверджуються товарними і фіскальними чеками магазинів, квитанціями відділень зв’язку, актами купівлі-продажу — на підтвердження господарських витрат; проїзними документами, квитанціями готелів тощо — на підтвердження витрат на відрядження. Зведеним документом витрат, оплачених підзвітними особами, є авансовий звіт, який складається не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження і на наступну добу після одержання авансу на господарські потреби.

      Облік розрахунків із підзвітними особами  ведеться на рахунку № 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На дебет цього рахунка відноситься сума виданого авансу:

      Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними  особами»

      К-т 30 «Каса».

      За  кредитом рахунка 372 обліковуються  витрачені суми:

      а) на відрядження:

      Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» — за відрядження цехового персоналу,

      Д-т 92 «Адміністративні витратами» — за відрядження загальногосподарського персоналу.

      б) на господарські витрати:

      Д-т 20 «Виробничі запаси» 

      Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»  — на вартість придбаних запасів або оплачених витратах на їх перевезення, зберігання

      Д-т 15 «Капітальні інвестиції» —  при оплаті витрат на капітальне будівництво, придбання основних засобів та нематеріальних активів

      К-т 372 «Розрахунки з підзвітними  особами».

      Щодо  кожного авансового звіту визначається результат використання авансу. Якщо сума авансу перевищує витрати, невикористана сума повертається у касу:

      Д-т 30 «Каса»

      К-т 372 «Розрахунки з підзвітними  особами».

      Якщо  ж сума фактичних витрат перевищує  суму авансу, перевитрата повертається підзвітній особі з каси:

      Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними  особами»

      К-т 30 «Каса».

     Аналітичний облік розрахунків із підзвітними  особами організується у розрізі  особових рахунків і щодо кожної авансової  суми окремо.

     Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства,  активи його при такій операції не збільшуються.

     При оприбуткуванні матеріальних цінностей,  придбаних за рахунок грошових коштів,  виданих під звіт на адміністративно - господарські потреби,  потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 "Запаси" і 16 Витрати".

     У первісну вартість запасів, придбаних  за плату,  входять суми,  сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

     Витрати на службове відрядження, безпосередньо  пов'язане з придбанням цінностей,  в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9 "Запаси",  входять  до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану,  в якому вони придбані для використання.

     Витрати підзвітної особи на оплату службових  відряджень і на придбання ТМЦ  відповідно до п. 7 стандарту 16 "Витрати " відображаються у складі витрат того періоду,  в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові кошти — авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

     В комп'ютерному світі на даний момент активно розвивається Windows-технологія, яка активно проникає в область  автоматизації бухгалтерського обліку, тому в даному розділі я розгляну комп'ютерну форму бухгалтерського обліку, орієнтовану на технологію Windows. В основі подачі матеріалу стала популярна комп'ютерна програма "1С: Бухгалтерія", яка за багато років її використання показала себе як багатогранна, зручна і ефективна бухгалтерська програма.

     Розрахунки  з підзвітними особами - фізичними  особами ведеться, як правило, в готівковій формі через касу. Розглянемо декілька операцій по створенню дебіторської/кредиторської  заборгованості в результаті розрахунків із працівниками організації в готівковій формі.

     Операція 1.

     15 червня 2007 р. в ТОВ СОП «Щасливе»,  Левицькою О.В. знято з Р/р  115 грн. для закупки розхідних  матеріалів. Для виконання даної  операції передбачено в режимі "Документы и расчеты" документ КАСА: прихідний касовий ордер".

      Малюнок 1. 

 
 
 
 
 

Заповнивши  форму діалогу зображеного в  малюнку 1 в натиснувши клавішу Enter ми тримаємо наступні записи в журналі  операцій: