Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

     Наприклад, у згаданому документі зазначено, що для працівників бюджетних  організацій розмір добових при  відрядженні до США становить 50 дол. США. Згідно з Постановою № 663 у разі, якщо сторона, яка приймає відрядженого, забезпечує його коштами у вигляді компенсації або добових, підприємство, що направляє у відрядження, виплату добових зменшує на суму таких компенсацій, а якщо вони дорівнюють або перевищують встановлені нормами добові, то підприємство добові взагалі не виплачує.

     У разі відряджень за кордон за час проїзду  територією України добові виплачуються за нормами, встановленими для відрядження  в межах України.

     За  форс-мажорних обставин, що впливають  на тривалість відрядження (хвороба, відсутність  квитків, скасування авіарейсів тощо), керівник підприємства може дозволити продовжити термін відрядження (за наявності підтверджувальних документів), але в межах норм.

     Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати  на попереднє замовлення квитків  до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.

     Під час поїздки в закордонне відрядження  на службовому автомобілі обов’язково  підтверджують маршрут, і витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовують за чинними нормами за кілометр пробігу таким маршрутом. Відрядженому компенсують також витрати на технічне обслуговування, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрунтовими дорогами та водними переправами. Окрім цього, до означеного комплексу включають витрати:

―  за користування постільними речами в поїздах;

―  на перев’язування багажу;

―  на оплату аеропортних зборів;

―  на проїзд країною відрядження, причому вид транспорту визначає працівник, якщо керівник підприємства не обмежив його у виборі. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника;

―  на проїзд по місцю відрядження міським транспортом і рейсовими автобусами, метро, тролейбусами, трамваями (крім таксі), але тільки якщо у відрядженого немає безкоштовних засобів пересування.

     Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, а саме: транспортних квитків або  транспортних рахунків (багажних квитанцій), квитанцій на постільні речі і т. д.

     Витрати на проїзд у вагонах (каютах, салонах) особливого класу компенсуються  з дозволу керівника підприємства.

     Витрати на проживання — це витрати на:

―  оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень;

―  харчування, включене в рахунок за проживання;

―  побутові послуги, також внесені в такий рахунок;

―  зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.

     Інші витрати — це витрати на:

―  оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально;

―  оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення);

―  компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження;

―  на обов’язкове страхування;

―  інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.

     Якщо  в документах про витрати з  відрядження виділено податок на додану вартість і відрядження пов’язане  з виробничою діяльністю, то сума ПДВ відноситься до податкового кредиту (дебет рахунка 641/ПДВ) без підтвердження податковими накладними — тільки за транспортними квитками та рахунками готелів.

     За  відсутності накладної податковий кредит відсутній і суму ПДВ відносять  у дебет субрахунка 949 «Інші витрати  операційної діяльності».

     Якщо  підприємство здійснює оплату проїзних квитків і проживання в готелі в безготівковій формі (при цьому  документи, що підтверджують їхню вартість, повинні бути в оригіналі). Працівник, направлений у відрядження, складає авансовий звіт тільки про одержання ним добових.

     Наказом Головної податкової адміністрації  України від 19.09.2003 р. № 440 затверджена нова форма авансового звіту (додаток 5 )Він тепер називається інакше — «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, або підзвіт». Це викликано тим, що введено штраф і податок за несвоєчасне повернення невитрачених коштів, одержаних на відрядження, і порядок складання цього звіту.

  При несвоєчасності повернення суми надміру  сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому  платник податку завершує таке відрядження  або завершує виконання окремої  цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

  Операції  на рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку відображено відповідними записами в таблиці 3.3.

  Таблиця 3.3

Кореспонденція  рахунків з обліку розрахунків з  підзвітними особами

     З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження. Необхідно звернути увагу, що згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на витрати з відрядження авансом визнається немонетарною та визначається за валютним курсом на дату одержання авансу із включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку та включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, уважатиметься монетарною та підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником. 
 
 
 
 
 
 
 

3.2. Постанова Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» №663 від 23.04.1999р.

     Відповідно  до підпункту 5.4.8 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" Кабінет Міністрів України постановляє:

     1. Установити для працівників підприємств,  установ і організацій всіх  форм власності (крім державних  службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів) такі граничні норми добових витрат:

- у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України – 30 гривень, для відряджень за кордон – 280 гривень;

- у разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються: одноразове харчування, для відряджень у межах України - 24 гривні, для відряджень за кордон - 224 гривні; дворазове харчування, для відряджень у межах України - 18 гривень, для відряджень за кордон - 154 гривні; триразове харчування, для відряджень у межах України - 12 гривень, для відряджень за кордон - 98 гривень.

     2. Установити норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, згідно з додатком.

     У разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення забезпечуються організаторами таких заходів безкоштовним харчуванням, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної країни згідно з додатком, зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.

     Витрати на наймання житлового приміщення під  час відрядження відшкодовуються у разі надання оригіналів підтвердних документів.

     Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок  добових.

     Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до цієї постанови для даної країни. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм.

     3. Граничні норми добових витрат  для працівників підприємств,  установ та організацій всіх  форм власності (крім державних  службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів) у разі відрядження за межі України переглядаються за поданням Міністерства фінансів після прийняття закону про Державний бюджет України на наступний рік, якщо прогнозний середньорічний курс гривні до долара США відповідно до Основних напрямів грошово-кредитної політики України на новий бюджетний рік відрізняється від встановленого на попередній рік курсу більш як на 10 відсотків.

     Норми добових витрат і граничні норми  відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших осіб, які направляються  у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у разі відрядження за межі України переглядаються, якщо виникла така потреба, за поданням Міністерства фінансів на підставі обґрунтованих пропозицій Міністерства закордонних справ.

     4. Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження в межах України та за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон - у національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті) як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.