- організація скеровує його від свого імені;

- відряджає від місця постійної праці (місця, де постійно працює відряджений) в іншу організацію або в свій структурний підрозділ, розташований в іншому населеному пункті. У початковий пункт - місце постійної праці цей співробітник повертається.

     Зрозуміло, підприємство повинно мати гарантії цільового використання коштів і  повернення невикористаних коштів щодо всіх осіб, скерованих у службове відрядження, включаючи й тих, які не працюють на ньому. Оскільки такі гарантії нормативними актами України про трудові відносини не врегульовані, підприємству доцільно регламентувати відносини з такими підзвітними особами. Кодексом законів про працю регулюються відносини власника або уповноваженого ним органу тільки з працівниками підприємства. Для визначення відносин з особами, що скеровуються у відрядження, про що розглядається в цьому розділі уроку, доцільно на час відрядження укладати з ними два договори: трудовий договір - на певний термін або на час виконання певної роботи, що передбачено ст. 23 КЗпП, і договір про повну матеріальну відповідальність.

     Для впорядкування обліку відряджень і  усунення конфліктів з перевіряючими  органами при віднесенні витрат на відрядження до витрат підприємства, доцільно внутрішнім письмовим розпорядженням встановити перелік осіб, які не є працівниками підприємства, але є членами його керівних органів і можуть бути скеровані в службове відрядження підприємством. Таким документом може бути наказ про облік операцій з підзвітними особами.

     Статус  підзвітної особи підприємства передбачає, з одного боку, право підприємства вимагати відшкодування грошових витрат і завданого підприємству збитку з вини такої особи, з іншого - право особи вимагати від підприємства відшкодування затрачених особистих грошей. Цей правовий аспект відносин вирішується укладенням договору про повну матеріальну відповідальність з особами, уповноваженими підприємством придбавати матеріальні цінності для нього.

     У бухгалтерському обліку можливе  формування заборгованості як підзвітної особи, так і підприємства перед  такою особою.

     Відповідно  до ст. 134 Кодексу законів про працю  передбачається повна майнова відповідальність працівника стосовно майна підприємства, переданого працівнику під звіт.

     Набуття статусу підзвітної особи може входити  в його службові обов’язки, може поєднуватися з матеріальною відповідальністю. Такий  статус може визначатися службовими обов’язками такої особи.

     При скеруванні працівника підприємства в службове відрядження спеціального надання йому статусу підзвітної особи не передбачається: вона набуває такий статус автоматично під час отримання грошового авансу з каси підприємства на підставі розпорядження керівника; статус підзвітної особи закінчується складанням авансового звіту й остаточним розрахунком за одержані від підприємства грошові кошти. У разі якщо мета відрядження передбачає розрахунки за отримання цінностей для підприємства, з нею укладається договір про матеріальну відповідальність. На практиці ж частіше є ситуації, коли у відрядження, що передбачає придбання цінностей, скеровується матеріально відповідальна особа.

     Основні операції із розрахунків з підзвітними  особами підприємства подані в (таблиці 3.1). Таких операцій в звичайних умовах може бути шість. На малих і невеликих підприємствах деякі операції, особливо на початкових стадіях розрахунків, можуть не мати чітких меж і бути об’єднані.

    Таблиця 3.1

    Послідовність операцій із розрахунків з підзвітною особою підприємства

     Список  осіб, які мають право отримувати гроші на господарські потреби або  на закупівлю сільськогосподарської  продукції, затверджується керівником. Перелік таких осіб може бути додатком до розпорядження керівника підприємства про порядок ведення розрахунків з підзвітними особами.

     Далі  керівник віддає розпорядження про  залучення підзвітної особи. Керівник підприємства віддає розпорядження про участь конкретної підзвітної особи в розрахунках за отримання цінностей (про скерування її в службове відрядження або поєднання отримання цінностей і скерування у відрядження) і про видачу їй грошового авансу для цих цілей. Таке розпорядження може бути як в усній, так і письмовій формі.

     Завдання  для скерування в службове відрядження видається керівником у письмовому вигляді.

     Відрядженому  працівнику видається посвідчення  про відрядження (додаток 4 ) Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім’я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

      Відрядженому  працівникові підприємство зобов’язане  відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдовувальних документів виплатити добові, а також зберегти за час відрядження його середній заробіток.

      Середній  заробіток розраховується згідно з  Постановою Кабінету Міністрів України «Порядок обчислення середнього заробітку» від 8 лютого 1995 р. № 100.

      Усі витрати з відрядження підтверджуються документально (документи повинні бути в оригіналі).

      За  час перебування у відрядженні  працівнику виплачують добові та відшкодовують  витрати на проїзд, проживання та деякі  інші витрати, передбачені Інструкцією  № 59.

      Підприємство зобов’язане видавати аванс відрядженим у межах України та за кордон. Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на проживання, проїзд тощо. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі перевезення витрат у гривні та іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день одержання коштів з каси вповноваженого банку (Постанова № 977).

      Якщо  ж аванс із поважних причин не видавався, тоді працівнику відшкодовують усі фактичні витрати. Коли не було видано аванс в іноземній валюті або працівник для остаточного розрахунку за відрядження повинен сплатити додаткову суму, то кошти виплачуються в національній валюті України за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим НБУ на день погашення заборгованості, при цьому добові виплачуються в гривнях без перерахунку їх у долари США, в межах установлених норм.

      При цьому необхідно мати на увазі, що направляючи працівника у відрядження  за кордон, підприємство зобов’язане забезпечити його коштами в національній валюті країни, куди направляють працівника, або у вільно конвертованій валюті. Після повернення з відрядження, не пізніше трьох робочих днів (при використанні корпоративних пластикових карток — не пізніше ніж 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин — 20 робочих днів) підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії авансовий звіт з усіма підтверджувальними документами та повернути невикористаний аванс.

      Відповідно  до Закону України «Про визначення розмірів збитків, заподіяних підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням); нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 6 червня 1995 року № 217/95-ВР у разі несвоєчасного повернення авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження, заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі інвалюти, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.

      Стягнена  сума спрямовується на відшкодування збитків підприємства (у розмірі неповернутого авансу), а залишок перераховується до державного бюджету. В авансовому звіті працівник зазначає фактичні витрати з відрядження, виходячи з діючих норм.

      Добові — це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження. Добові виплачуються працівнику за кожний день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)).  При виплаті добових з відряджень у межах України кількість днів перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про прибуття та вибуття. Якщо такі позначки в посвідченні відсутні, тоді добові не виплачуються. За рішенням керівника підприємства вони можуть бути виплачені, але тоді добові збільшуватимуть сукупний дохід відрядженого та відповідно оподатковуватимуться всіма податками, зборами, внесками як додаткова зарплата.

      Фактичний час перебування за кордоном визначається при відрядженні за позначками контрольно-пропускних пунктів у закордонному паспорті чи документі, що його заміняє. Цей порядок діє щодо країн, з якими Україною встановлено повний прикордонний контроль. У разі відрядження до країн, з якими не встановлено спрощений прикордонний контроль, час відрядження визначається відповідно до позначок у посвідченні про відрядження. У разі відрядження за кордон до авансового звіту доцільно додавати копії сторінок закордонного паспорта з печатками пропускних пунктів. Норми добових при відрядженнях працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності затверджені Постановою № 663 зі змінами, внесеними Постановою № 974. Ці норми наведені в табл. 3.2.

Таблиця 3.2

Розмір  добових в межах країни і за кордон 

     З таблиці 3.2 видно, що нарахування добових залежить від того, включені до рахунків готелів (мотелів) та інших місць проживання витрати на харчування, чи ні.

     Зазначені в табл. 2.8 норми добових із закордонних відряджень не стосуються установ і організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету. Норми добових для державних службовців і працівників частково фінансуються за рахунок коштів бюджету і визначені в додатку до Постанови № 663 зі змінами, внесеними Постановою № 977.

     Керівник  підприємства може, виходячи з норм колективного договору, збільшити норму  добових, але з додаванням цієї суми до сукупного доходу працівника.[6, 456]

     Відповідно  до Постанови № 977 розмір добових  для працівників підприємств  усіх форм власності (крім тих, що повністю або частково фінансуються за рахунок  бюджету) не може бути нижчим норми  добових витрат, установлених додатком до Постанови № 977.