Совершенствование учета труда и его оплаты на предприятии с использованием программы «1С: Зарплата и Кадры»

   Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.). 
 

   1.1.3 Документальное оформление неотработанного  времени и пособий по временной нетрудоспособности 

   В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные  отпуска с сохранением рабочего места и среднего заработка. В среднем продолжительность отпуска составляет 24 рабочих дня. В соответствии с Приказом об учетной политике на предприятии резерв на оплату отпусков не создается.

   Для расчета причитающейся работнику  заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска используют расчет по заработной плате (оплате труда), который служит также для начисления зарплаты из расчета средней заработной платы. На оборотной стороне расчета определяют среднемесячного заработка, а на лицевой – записывают суммы начислений и удержаний по видам.

   Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются  за счет средств социального страхования. Основанием для начисления пособия  является листок временной нетрудоспособности. Величина пособия зависит от непрерывного стажа работы (до 5 лет – 60%, 5-8 лет – 80%, свыше 8 лет – 100%) и характера заболевания. При повременной оплате труда пособия начисляются исходя из фактического размера зарплаты за месяц и количества отработанных дней, а при сдельной – исходя из среднего заработка за последние два месяца, предшествующие первому числу месяца, в котором наступила нетрудоспособность. При начислении пособия по временной нетрудоспособности делается проводка Дт 69 – Кт 70.  
 

   1.2 Синтетический учет труда и его оплаты в ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ» 

   Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда.

   По  счету 70 сальдо может быть развернутое: кредитовое, отражающее задолженность предприятия работникам по зарплате, и дебетовое, показывающее задолженность работников предприятию по зарплате в случае выплаты им суммы больше, чем причитается.

   Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда в ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ» ведется пофамильно по каждому сотруднику и работнику организации.  

1.3 Доплаты и удержания 

   На  основании первичных и сводных  документов бухгалтер расчетной  группы производит начисление основной и дополнительной заработной платы работникам предприятия. При этом учитываются различные виды доплат и удержаний [Приложение 1].

   На  предприятии применяется система  доплат и надбавок, учитывающая особые условия труда (за вредность и  др.), а также стимулирующих выплат (премии, за категорию, за выслугу). 

   В соответствии с законодательством  РФ из заработной платы работников предприятия могут производиться  и различные удержания как  обязательного характера (НДФЛ и  удержания по исполнительным документам), так и по инициативе предприятия (неиспользованные суммы подотчета, возмещение недостачи и др.). Суммы удержаний отражаются непосредственно в расчетно-платежной ведомости. 

   1.4 Учетные регистры и отчетность  по учету заработной платы 

    На  основании первичных и сводных документов заполняется расчетно-платежная ведомость. В расчетно-платежной ведомости указываются фамилии, табельные номера, должности, а также суммы начислений и удержаний по их видам. Синтетические и большинство аналитических учетных регистров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

      Обобщения учетных данных – это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. По объектам аналитическим счетам. По объектам аналитического учета, для которых предусмотрен количественный учет, итоги оборотов и остатки рассчитываются также в натуральном выражении.

    Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляется в виде стандартных отчетов.

    Настройка параметров отчета перед  его формированием. Системы компьютерного учета позволяют изменять форму, состав включаемых в отчет данных и получаемых итогов непосредственно перед формированием выходного документа. Это обеспечивается счет гибкости настройки параметров формирования отчетов, которой обладают многие программы. Просмотр отчета. Отчет может быть сформирован и отображен на экране монитора в табличном или текстовом редакторе конкретной системы. Представление сформированного отчета для просмотра и редакторе таблиц обеспечивает большую наглядность и удобство работы. При просмотре отчета система должна иметь развитые средства навигации по отчету, позволять выполнять быстрый поиск отдельных позиций отчета, а также накапливать отдельные суммы в буфере обмена. Из режима просмотра сформированного отчета некоторые программы позволяют выполнять перенастройку его формы и заново сформировать отчет.

    Сохранение  отчета в архиве обеспечивает возможность неоднократно возвращаться к сформированному отчету. Это может быть необходимо в тех случаях, когда отчет строится достаточно долго.

    Экспорт отчета в текстовый  или табличный  процессор. При составлении некоторых бухгалтерских документов, например пояснительные записки, входящей в состав годовой бухгалтерской отчетности, приходится приводить данные, не нашедшие отражения в формах годовой отчетности или раскрывающие содержимое отдельных статей баланса. Для выполнения аналитических работ, например, по данным баланса, его приходится экспортировать в один из табличных процессоров. Многие программы, позволяют представлять данные отдельных сформированных отчетов не только в табличном, но и графическом виде – в виде диаграмм и графиков различного вида.

    Просмотр  отчета перед его  печатью и печать отчета. Системы компьютерного учета обеспечивают настройку некоторых параметров печати и печатающего устройства. Особенно богатые возможности предоставляют программы, предназначенные для использования в среде Windows. Многие из них позволяют отпечатать отчет в альбомной форме, сжать его по ширине, изменить шрифт, задать колонтитулы, количество экземпляров и т.д. При печати отчета на нескольких листах он должен иметь титульный лист с названием отчета и датой, временем создания, а каждый следующий лист – нумерацию.

    Перед печатью отчета в некоторых системах компьютерного учета можно просмотреть его в том виде, в котором он будет напечатан (режим предварительного просмотра).

    Отпечатанный  отчет при передаче внешним пользователям  должен быть подписан, т.е. юридически правильно оформлен.

   Лицевой счет применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Заполняется работником бухгалтерии.

   Далее по данным расчетных документов составляют платежную ведомость, по которой осуществляется выплата зарплаты из кассы в течение 3 дней. Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (Дт 70 – Кт 50). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

   Неполученная  в срок заработная плата относится  на депонент Дт70 – Кт 76. Составляется реестр невыданной оплаты труда по соответствующим работникам с указанием даты возникновения задолженности и суммы. Отчетность представляет собой систему взаимосвязанных показателей, характеризующих результаты работы организации за отчетный период на основе данных бухгалтерского учета. Содержание, периодичность, сроки представления отчетности устанавливаются соответствующими нормативными актами исходя из потребностей налогообложения, управления и оперативного руководства.

   В формах как годовой, так и периодической  бухгалтерской отчетности содержатся данные по различным участкам учета, в том числе и по учету труда и его оплаты.  

1.5 Пример 

   Возможный вариант документооборота используемых на предприятии ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ» документов, которые можно сформировать с помощью автоматизированной обработки данных в предлагаемой программе «1С: Зарплата и кадры».

   Для этого возьмем 10 сотрудников из разных подразделений предприятия, данные о которых находятся в справочнике  программы «Сотрудники».

Таблица 1 – Пример в автоматизированной системе 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Автоматизация учета  труда и его  оплаты 

     2.1 Общая характеристика программы  «1С: Зарплата и Кадры» 

   Конфигурация  «1С: Зарплата и Кадры», как и другие конфигурации системы «1С: Предприятие 8.0», разработана фирмой «1С». Конфигурация обычно поставляется фирмой в качестве типовой для конкретной области применения.

   Особенностью  системы программ «1С: Предприятие» является возможность изменения  конфигурации самим пользователем  или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1С». Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

   Каждая  конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и отвечает принятому законодательству. Ежемесячно фирма «1С» выпускает компакт-диск информационно-технологического сопровождения.

   Конфигурация  «1С: Зарплата и Кадры» предназначена  для использования на предприятиях всех форм собственности и типов финансирования.

   Есть  мнение, что программа «1С: Зарплата и Кадры» - очень сложная. Это объясняется  существованием расчетов длительного  действия с привязкой к регламенту исполнения документов, а также большим количеством разнообразных расчетов, присущих учету заработной платы. Огромное количество регламентирующих постановлений правительства, инструкций и пояснений вложено в алгоритм программы. Расчетчику нет нужды помнить все эти документы, также значительно снижается вероятность ошибок при расчете. Главная цель – персонифицированный учет достигается попутно, без особых усилий. Особенно много вопросов возникает при работе со штатным расписанием. В программе предусмотрен режим контроля соответствия приказов со штатным расписанием.

   Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы. 
 

   2.2 Настройка системы и разработка  классификаторов и справочников