Совершенствование учета труда и его оплаты на предприятии с использованием программы «1С: Зарплата и Кадры»

     Для учета затрат труда и начисления основной, т.е. за отработанное время  и выполненный объем работ, и  дополнительной, т.е. за неотработанное время, заработной платы  на предприятии используется несколько форм первичных документов.

    Документальная  регистрация хозяйственных факторов, отражаемых в учете, является одним  из основополагающих принципов ведения  бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любого производственно- хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

    Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной  формы, заполненный необходимыми данными  и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

    Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• назначению - распорядительные, исполнительные (оправдательные), учетного оформления, комбинированные;
• содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные;
• объему отраженных операций – единичные (первичные) и свободные;
• способу использования – разовые и накопительные;
• числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные;
• месту составления – внутренние и внешние;
• способу заполнения – вручную, при помощи средств автоматизации учета.

    Распорядительные – это документы, которые содержат разрешения на совершение какой-либо хозяйственной операции, например, приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.

    Исполнительные (оправдательные) – документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

    Большая часть бухгалтерских документов – комбинированные (распорядительно-исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.

    Документ  учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку. К ним относят  мемориальные ордера, листки-расшифровки.

    В условиях автоматизированной обработки  данных с использованием компьютеров  применяют многострочные документы.

    Вид документа отождествляется с  любой формой документа: типовой или индивидуальной. О совокупности документов, имеющих общее назначение и единую форму, говорят как о документах одного вида. Видом документа является, например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требование и другие типовые документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ.

    Документ  любого вида может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут  задаваться правила формирования проводок.

    Каждый  вид документа обязательно имеет визуальное представления – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе. В системах автоматизации учета реализуются четыре основных варианта экранных форм документов:

• экранная форма является копией первичного документа с указанием типа и разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический переход от реквизита к реквизиту (автозаполнение);
• экранная форма представляется в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу  хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав реквизитов.

    Экранная  форма так же, как первичный  документ, имеет заголовочную часть, а для отдельных видов документа  и табличную часть для внесения сведений об объектах учета. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем реквизитам, которые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, хранящиеся в справочниках которые могут быть получены расчетным путем, в экранную форму включаются автоматически.

    Многие  виды документов, прежде всего, типовые  документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с  бумажным оригиналом. После ввода  информации документа в систему  эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатной формы, как правило, не имеют специализированные документы.

    Инструментарий  создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он слишком  сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи разработчика или его представителя – дилера.

    Новые формы документов создаются путем  их параметрического описания и включения  в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок. 
 
 

    1.1.1 Отчеты в автоматизированных  системах бухгалтерского учета 

     Информацию, полученную в результате обработки  данных указанного массива, называют результатной информацией. Она подразделяется на основную и вспомогательную информацию. Основная результативная информация – это систематизированная, обобщенная информация синтетического и аналитического учета. Выходные документы бывают двух видов: одни предназначены для внутреннего, а другие – для внешнего использования.

     Выходные  документы внутреннего назначения подразделяются на стандартные и специализированные отчеты.

     Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги  на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные регистры, форма представления которых в системах компьютерного учета имеет отличия от традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на синтетические и аналитические отчеты. Возможна классификация и по другим признакам. 

Выходные  документы – отчеты

                           Внутренние                                                          Внешние

Стандартные       Специализированные                             Регламентированные отчеты                  отчеты                                                     отчеты

                             Стандартизированные                           Государственная                    

                             по форме                                                 отчетность

                             Уникальные по форме                           Отраслевая отчетность

                                                                                               Региональная отчетность 

Рисунок 2 - Классификация выходных документов

    Специализированные  отчеты – это отчеты, предназначенные для представления специализированной информации различных разделов бухгалтерского учета в печатных формах особого вида.

    Специализированные  отчеты могут быть стандартизированы по форме или иметь нестандартную форму для отражения специфических группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных учетов. Возможность получения наиболее часто применяемых стандартизированных форм, обычно включается в состав функции, входящих в комплект поставки программного продукта. Часто требуется получение достаточно специфических отчетов, формирование которых стандартных комплектом поставки программного продукта не обеспечивается. Это может быть специфическая отраслевая или региональная отчетность, а также формы, отражающие показатели, важные для конкретной организации. Для того чтобы пользователи могли получать необходимую им информацию в требуемой форме представления, в программе встречаются так называемые генераторы отчетов, которые дают возможность проектировать собственные отчеты. Единожды спроектированный отчет может потом многократно использоваться для получения выходной информации наравне с отчетами, входящими в комплект поставки программы.

    Регламентированные  отчеты - это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность. Эта отчетность, как правило, имеет унифицированную форму. Каждой форме присваивается код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации. Состав и содержание этих форм определяется различными государственными органами. Средства формирования государственной отчетности обычно включаются в поставку систем автоматизации бухгалтерского учета. Однако состав отчетов, формируемых программами, не всегда является полным. Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку систем автоматизации бухгалтерского учета не включается, и настройка программы для возможности их формирования выполняется либо самими пользователями, либо дилерами фирм – производителей программных продуктов.

    Вспомогательная информация справочного характера  в системах компьютерного учета  представляется в форме видеограмм, отражающих различные выборки из журналов операций, проводок и документов.  

     1.1.2 Учет личного состава предприятия и использования рабочего времени 

   Для учета личного состава на предприятии  применяются различные приказы, а также личные карточки работников.

   Приказ (распоряжение) о  приеме работника  на работу применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

   Личная  карточка работника заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

   Приказ (распоряжение) о  переводе работника  на другую работу применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Заполняется работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

   Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

   Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового договора (контракта) с работником применяется для оформления и учета увольнения работника. Заполняется работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании этого приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме «Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

   Табель  учета использования  рабочего времени применяется для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.