Совершенствование учета труда и его оплаты на предприятии с использованием программы «1С: Зарплата и Кадры»

   Для работы с программой «1С: Зарплата и  кадры» сначала необходимо установить на компьютере систему «1С: Предприятие 8.0», т.е. непосредственную оболочку, которая позволяет установить необходимую конфигурацию, редактировать эту конфигурацию, а при необходимости и создавать новую конфигурацию. В результате установки системы на диске в папке Program Files появляется папка 1Cv8. Затем в результате установки конфигурации «1С: Зарплата и кадры» в папке 1Cv8 появляются папки PRBasic (основная информационная база) и  PRDemo (демонстрационная информационная база).

   Прежде, чем приступать к расчету заработной платы с помощью конфигурации «1С: Зарплата и кадры», необходимо ее настроить на особенности ведения учета конкретного предприятия.

   Настройка конфигурации – это выполнение необходимых  установок и заполнение справочников, которые используются в дальнейшем при работе программы.

   Самые первостепенные установки производятся в «Стартовом помощнике», который  вызывается при начале работы с программой. Он организует первоначальное заполнение справочной информации о предприятии в том минимальном объеме, который необходим для начала работы с программой. При этом указывается текущий период журнала расчетов, вводится наименование предприятия в соответствии с учредительными документами, выбирается программа бухучета, в которую будут передаваться сведения о результатах расчета зарплаты, определяется режим работы программы, устанавливается размер районного коэффициента, дается возможность объединить сотрудников в группы по любому критерию для упорядочения списка сотрудников. Добавить эти минимальные установки можно в дальнейшем с помощью меню «Сервис» - «Настройки», где расположены закладки «Предприятие», «Бухгалтерия», «Зарплата», «Ставки» и «Дополнительно». Если с начала не воспользоваться «Стартовым помощником», то это можно сделать в дальнейшем через пункты меню «Регламенты» - «Первоначальный ввод» - «Стартовый помощник».

   После ввода данных о предприятии для  начала работы с программой также  необходимо осуществить следующее:

1. Формирование структуры предприятия, которая описывается в справочнике «Подразделения».
2. При необходимости установить использование при работе программы штатного расписания при помощи соответствующего флажка на закладке «Дополнительно» пункта «Настройки» меню «Сервис». Это предполагает заполнение справочника «Должности», а затем – справочника «Штатное расписание», подчиненного справочнику «Подразделения». При этом можно воспользоваться «Помощником штатного расписания» через пункт «Штатное расписание» меню «Справочники».
3. Настройка плана счетов и видов аналитики через пункт «Бухучет заработной платы» меню «Справочники».
4. Настройка налогов и платежей в справочнике «Налоги и отчисления».
5. Установка рабочего периода журнала расчетов через пункт «Журнал Зарплата» меню «Справочники».
6. Ввод сотрудников предприятия в справочник «Сотрудники».
7. Ввод начальных данных по заработной плате и/или подоходному налогу по каждому сотруднику через пункт «Журнал регламентных документов» меню «Регламенты».
8. Настройка календарей для правильного учета отработанного времени через пункт «Календари» меню «Справочники».

   Таким образом, заполнение базы данных начинают со справочников, в которых заключаются свойства объектов учета, так как без задания этих свойств нельзя вести учет.

   Справочником называется объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах.

   Список  доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

   В программе предусмотрено несколько  видов справочников:

1. Основные предназначены для хранения однородных объектов. Их заполнение обязательно. Примером могут служить справочники «Сотрудники», «Подразделения», «Должности».
2. Дополнительные отличаются от основных тем, что в некоторых режимах их можно не заполнять или они недоступны. К ним относятся такие справочники, как «Кадровые данные», «Категории», «Графики многосменной работы».
3. Справочники-классификаторы составлены в соответствии с нормативными документами. Это списки однородных объектов, редактирование которых запрещено. Это, например, виды доходов, виды вычетов, типы скидок, языки, специальности, страны, профессии.
4. Служебные справочники не просто содержат списки однородных объектов, а справочно-нормативную информацию, которая используется в различных расчетах. Это, например, шкала налога на доходы, виды вычетов, типы скидок и др.

   В программе существуют справочники, которые называются «подчиненными». Например, справочнику «Сотрудники» подчинен справочник «Вычеты по налогу на доходы».

   В программе содержится также справочник констант, которые содержат информацию, либо не меняющуюся, либо изменяющуюся очень редко. К ним относятся название организации, адрес организации, районный коэффициент, валюта по умолчанию, коэффициенты различных доплат, количество рабочих дней в месяце и др. Справочник имеет три графы: «Код», «Наименование» и «Значение». Просмотреть список констант можно через «Справочники» - «Константы».  

   2.3 Анализ автоматизированной обработки  данных в программе «1С: Зарплата  и кадры» 

     Расчеты по заработной плате в программе  «1С: Зарплата и кадры» учитывают на  синтетическом пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают суммы начисленной зарплаты, а также выплат, не входящих в состав фонда оплаты труда. По дебету – выплаченные суммы, все виды удержаний из зарплаты, депонирование сумм невыплаченной зарплаты.

   В общем виде документооборот представляет собой движение документов в учетном процессе от момента их составления до завершения использования и сдачи в архив. Документооборот должен разрабатываться в каждом предприятии с учетом конкретных его особенностей. График документооборота составляется главным бухгалтером и, после утверждения руководителем предприятия, становится обязательным для исполнения.

   Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

   Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации. Наличие единой унифицированной документации очень важно для внедрения компьютеризации учета.

   Документы системы нормативного регулирования  бухгалтерского учета и отчетности достаточно жестко регулируют порядок  хранения первичных документов. На каждом предприятии для хранения документов предусмотрена организация текущего архивного хозяйства. Доступ к материалам, находящимся в текущем архиве хозяйства, регулируется правилами, разработанными главным бухгалтером и утвержденными руководителем предприятия. Перечень и сроки хранения типовых документов утверждены в централизованном порядке. Лицевые счета рабочих и служащих хранятся до достижения ими 75 лет, расчетно-платежные ведомости – 5 лет (в случае, если они заменяют лицевые счета рабочих и служащих, - до 75 лет). Срок хранения 5 лет установлен для большинства видов бухгалтерских документов и регистров, но некоторые хранятся до тех пор, пока минует надобность в них (но не менее 5 лет).

   Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

   Все последующие записи в учетные  регистры делаются на основе составленных сводных документов. В графике документооборота по этой группе документов фиксируется движение первичных документов от их составления до оформления соответствующего сводного документа.

   Документооборот в программе «1С: Зарплата и кадры» соответствует перечисленным выше общим правилам взаимосвязи и взаимозависимости различных документов по учету труда и его оплаты при неавтоматизированной форме бухгалтерского учета. В соответствии с ними пользователь определяет все необходимые документы для учета, последовательность и периодичность их формирования.

   В программе существует определенная последовательность заполнения первичной документации. Сначала необходимо сформировать кадровые первичные документы такие, как приказ о приеме на работу. Только после этого формируются документы по начислениям, удержаниям и отклонениям такие, как, например, приказ о доплате, удержание по исполнительному листу, больничный лист.

   На  основании документов по начислениям, отклонениям и удержаниям, а также  учета отработанного времени  производится расчет заработной платы, в результате которого формируются  расчетные листки (приложение 3), расчетные ведомости. Затем производится выплата зарплаты и невыплаченные суммы относятся на депонент, т.е. формируются платежные ведомости и расчетно-платежные ведомости, карточки учета депонентов, книга депонентов. На выданную сумму выписывается расходный кассовый ордер.

   На  основании сформированных документов в программе формируются журналы  соответствующих документов. Например, Журнал регламентных документов, Журнал начислений и удержаний, Журнал отклонений, Журнал кадровых приказов, Журнал документов по НДФЛ, Журнал кассовых документов.

   Для получения выходной информации в  удобном для пользователя виде предназначены  отчеты, которые формируются автоматически  на основании сформированных документов по учету труда и его оплаты.

   Выявленную  взаимосвязь и последовательность формирования документов можно отразить в виде рис.3. 

   Рисунок 3 – Схема документооборота в  «1С: Зарплата и кадры»

   При автоматизированной форме учета  значительно сокращаются затраты  труда и времени на обработку  документов, получение бухгалтерских  и налоговых отчетов. Преимуществом автоматизированной формы учета перед ручной является также то, что вся вносимая информация хранится на машинных носителях информации. При необходимости возможно получение данных прошлых лет.

Таблица 2 – Бухгалтерские проводки

   Таблица 3 – Бухгалтерские проводки по депонированию  заработной платы