Проверка кассы и кассовых операций организации

Необходимо проверить, печатается ли в последней выходной форме  «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц (год) общее количество листов кассовой книги за период и установить их наличие, узнать, сдается ли форма «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги».  
Вкладные листы кассовой книги должны храниться кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) они  брошюруются в хронологическом  порядке, общее количество их листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и кассовая книга опечатывается.

Проверка подсчета в кассовой книге итоговых сумм оборотов кассовых операций по каждой странице и за день, а также правильности переноса их на другую страницу обусловлена распространенными  случаями ошибочного или умышленного  искажения в оборотах и перекосах  сумм с одной страницы на другую.

Наряду с этим изучается  соответствие записей в кассовой книге данным отчета кассира и  документов, на основании которых  производились записи.

Сверка приложенных к  кассовым ордерам оправдательных документов с отчетом и кассовой книгой, позволяет  обнаружить возможные противоречия между ними по приходным и расходным  операциям.

Полноту отражения в кассовой книге и кассовом отчете документов по приходу и расходу наличных денег проверяющий устанавливает, сопоставляя приходные и расходные  кассовые ордера и приложенные к  ним оправдательные документы с данными кассовой книги и отчета кассира. Это позволяет выявить факты неполного оприходования наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка и от работников организации за оказанные услуги, а также факты неполного списания их в расход.

После проверки правильности ведения кассовой книги определяют реальность и достоверность записей  об остатках денег в книге и  в отчетах кассира на начало и  конец изучаемого периода.

Остатки денежных средств  на отдельные даты устанавливают, используя  данные учетных регистров по счету 50 «Касса», Главной книги и балансов:

 

 

 

Таблица 2 – Остатки по кассе 0 на 02.12.2009г

Остаток на начало дня по Кассовой книге	Остаток на начало дня по данным бухгалтерского учета	Расхождения
408090	408090	нет

Примечание: Источник – собственная  разработка на основе данных предприятия

 

Для того чтобы убедиться, что в организации не практикуется списание в расход денег по кассе  на основании документов, изъятых  из архива, проверяющий обращает внимание на цвет бумаги кассовых документов, однородность чернил, однообразие почерка, даты —  число, месяц и год составления  документов, а при возникновении  сомнений выясняет причины значительного  расхождения между датами кассовых ордеров в приложенных к ним  документов.

Факты пропуска в нумерации  кассовых ордеров или отсутствия на них подписей должностных лиц  либо отдельных исполнителей являются поводом, чтобы потребовать от кассира  и бухгалтера объяснений.

После этого производится исследование документов, приложенных  к кассовым ордерам, по существу отраженных в них операций. По всем сомнительным операциям делаются рабочие записи, чтобы более детально их проверить  в период изучения соответствующих  разделов финансово-хозяйственной  деятельности организации. Проверка документов по существу отраженных в них операций предполагает установление адекватности хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, утвержденным нормативам и прогнозным показателям, а также  определение их хозяйственной целесообразности.

Согласно Инструкции о  порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь лимит  остатка наличных денег в кассе, порядок и сроки сдачи наличных денег, норма использования выручки  на неотложные нужды устанавливаются  учреждениями банка, в котором открыты  расчетный и валютный счета.

Вся денежная наличность сверх  лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счет:

 

Таблица 3 – Бухгалтерские  записи по инкассации наличных денежных средств сверх установленного лимита остатка кассы

Дебет счета	Кредит счета	Сумма, р.	По данным проверки	По данным бухгалтерского учета	Отклонение (-;+)
57/1.1	50	513000	513000	513000	нет

Примечание: Источник – собственная  разработка на основе данных предприятия

 

Срок сдачи наличных денежных средств считается ежедневным, лимит  остатка кассы — нулевым, а  не сданные в банк наличные денежные средства — сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и  сроков сдачи выручки и на оформление разрешения на расходование наличных денежных средств из выручки, поступившей в кассу в срок, установленный обслуживающим банком.

Наряду с этим юридические  лица имеют право хранить в  своих кассах наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка  кассы только на оплату труда, выплату  стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не более трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, органов местного управления и самоуправления, расположенных в сельской местности, — не более пяти рабочих дней), включая день получения денег  в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат при  использовании по согласованию с  обслуживающим банком на эти цели выручки.

По истечении этого  срока (т.е. на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег  должны быть депонированы и сданы  в обслуживающий банк.

Для проверки соблюдения указанного порядка используются данные кассовой книги, учетные регистры по счету 50 «Касса», коллективный договор (в нем указываются дни выплаты заработной платы), разрешение банка на определенный лимит остатка денежных средств.

Соблюдение лимита проверяется  сопоставлением его с фактическими остатками наличных денежных средств  в кассе.

Сумму оборотов по кассе  можно уточнить по учетным регистрам, сверяя при этом одновременно остатки  па начало и конец месяца с данными  кассовой книги или Главной книги.

В случае обнаружения неоднократного несоблюдения остатков денежных средств  в кассе проверяющий составляет накопительную ведомость нарушений, установленных при проверке.

Факт использования денежных средств не по целевому назначению устанавливается сличением данных на корешках чеков в чековой книжке с информацией об их расходовании в отчетах кассира, журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров, а также в учетных  регистрах по дебету и кредиту  счета 50 «Касса». Результаты оформляются в соответствующей таблице.

В ходе исследования кассовых операций проверяются полнота и  своевременность оприходования  денежных средств в кассу, полученных со счетов организации в банке. Сопоставляются суммы, отраженные на корешках чеков  или в квитанциях на взнос наличными, в кассовых приходных и расходных  ордерах, отчетах кассира, выписках банка, учетном регистре по счету 50 «Касса»:

 

Таблица 4 – Проверка правильности и своевременности отражения по кассе получения наличных денежных средств 0

Дата	Наименование и номер  документа	Сумма по данным бухгалтерского учета	Сумма по данным кассовой книги	Отклонения (+;-)
02.12.2009г	ПКО № 0006478	130200	130200	нет

Продолжение таблицы 4 –Проверка правильности и своевременности  отражения по кассе получения  наличных денежных средств 0

1	2	3	4	5
02.12.2009г	ПКО № 0006479	124860	124860	нет
02.12.2009г	ПКО № 0006481	54840	54840	нет
02.12.2009г	ПКО № 0006482	10500000	10500000	нет

Примечание – Источник: собственная разработка по данным предприятия

 

Все операции с наличными  денежными средствами учреждение банка  отражает в выписках под специальным  шифром (кодом). С учетом этого необходимо обращать внимание на наличие исправлений, подчисток, случаи обведения шифров операций с наличными денежными  средствами чернилами, шариковой ручкой или на принтере (копировальном аппарате). Одновременно сверяются номера чеков, указанные на корешках и в выписках учреждения банка.

Наряду с этим можно  сличить остатки денег в кассе  на первое число месяца с показателями баланса, а также обороты по приходу  и расходу счета 50 «Касса» Главной книги с данными о месячных оборотах по дебету и кредиту этого счета. Исходная информация для определения месячных оборотов содержится на корешках чеков (дебет) и в квитанциях на взнос наличными (кредит). Результаты проверки соответствия данных обслуживающего банка записям в кассовой книге оформляются специальной таблицей.

Отдельно изучается правильность использования и соблюдения порядка  выдачи наличных денег под отчет. Объектом внимания проверяющего является срок, на который выдаются подотчетные  суммы: иногда он может свидетельствовать  о незаконном авансировании работников организации:

Согласно Инструкции о  порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь руководители организаций вправе распоряжаться  выдачей наличных денежных средств  под отчет на предстоящие расходы, но сроки, на которые выдаются средства, ограничиваются:

• не более 3 рабочих дней — на расходы, производимые в месте нахождения организации;
• не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации;
• до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной базовой величины. 

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в  бухгалтерию организации отчет  об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства.

Проверка документов на взнос  в кассу подотчетным лицом  сумм неизрасходованных авансов  производится во взаимной связи с  операциями, характеризующими сумму  утвержденного авансового отчета.

Сопоставлением данных авансовых  отчетов подотчетных лиц с  данными приходных кассовых ордеров, кассовой книги и отчета кассира  проверяется правильность и реальность поступивших в кассу денежных средств:

 

Таблица 5 – Проверка правильности отражения поступления неизрасходованных подотчетных сумм за 02.12.2009г. в российских рублях

Документ,№	Дт счета	Кт счета	От кого получено	По данным бухгалтерского учета	По данным проверки	Откл. (+;-)
ПКОВ 0052975	50	71/2	Гриневич А.А.	1365,31	1365,31	0

Примечание: Источник – собственная  разработка на основе данных предприятия

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета по ранее выданным суммам. Передача выданных под отчет  наличных денежных средств одному лицу другим запрещается.

Для проверки этих операций исследуются записи в учетном  регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами: