Проверка учета кассовых операций

Проверка  учета кассовых операций

     Проверка  учета кассовых операций - обязательный компонент программ ревизий и проверок бюджетных учреждений. Ее цель - выявить нарушения и злоупотребления в учете наличных денежных средств бюджетного учреждения, не допустить ошибок и недостоверной информации в отчетности.

Общие положения

     Контроль  кассовых операций - проверка полноты, достоверности и точности отражения  в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также  соблюдения законодательных и нормативных  документов, регулирующих правила ведения  учета и составления отчетности.

     При проверке и учете кассовых операций следует руководствоваться такими нормативными документами, как:

1) Бюджетный  кодекс РФ;

2) Федеральный  закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (далее - Федеральный закон  N 129-ФЗ);

3) Федеральный  закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении  контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных  расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт" (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ);

4) Инструкция N 25н*(1);

5) Порядок  ведения кассовых операций в  Российской Федерации, утвержденный  Решением Совета Директоров Банка  России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок  ведения кассовых операций);

6) Положение  Банка России от 05.01.1998 N 14-П "О  правилах организации наличного  денежного обращения на территории  Российской Федерации" (далее  - Положение Банка России N 14-П);

7) Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденные  Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49;

8) Указание  Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "Об  установлении предельного размера  расчетов наличными деньгами  и расходовании наличных денег,  поступивших в кассу юридического  лица или кассу индивидуального  предпринимателя" (далее - Указание N 1843-У).

     Основными документами, используемыми ревизорами в ходе проверки кассовых операций, являются:

- приходные  и расходные кассовые ордера;

- кассовая  книга, отчеты кассира;

- журналы  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров, выданных доверенностей,  депонированных сумм;

- платежные  (расчетно-платежные) ведомости и  др.

     При составлении программы ревизии  финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения проверка учета  кассовых операций включает следующие  вопросы:

- инвентаризация  денежных средств и бланков  строгой отчетности;

- соблюдение  требований Инструкции N 25н и Порядка  ведения кассовых операций при  поступлении денежных средств  в кассу учреждения;

- полнота  и своевременность оприходования  по кассе наличных денег, в  том числе полученных из банка.  Наличие случаев хранения в  кассе денежных средств, сверхустановленного  кассового лимита и превышения  предельного размера расчетов  наличными деньгами между юридическими  лицами;

- достоверность  документов, являющихся основанием  для списания расходов по кассе,  законность произведенных расходов. Наличие фактов использования  наличных денежных средств не  по целевому назначению;

- правильность  учета (поступления и выдачи) бланков  строгой отчетности, находящихся  в кассе проверяемой организации.

Рассмотрим  каждый из них. 

Инвентаризация  денежных средств  и бланков строгой  отчетности

     Инвентаризация  денежных средств и бланков строгой  отчетности, хранящихся в кассе учреждения, проводится сразу после прибытия ревизоров на место ревизии и  предъявления руководителю организации  распоряжения на проведение документальной ревизии при обязательном участии  главного (старшего) бухгалтера и кассира  ревизуемой организации. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям  последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и  расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег  бланков строгой отчетности.

     Результаты  инвентаризации оформляют актом  по форме N ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации" (далее - Постановление Госкомстата РФ N 88), который подписывают кассир и  главный бухгалтер организации.

     Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой ревизор должен определить:

- обеспечена  ли сохранность денежных средств;

- имеется  ли в кассе сейф или несгораемый  шкаф для хранения денег и  других ценностей;

- соблюдаются  ли правила хранения ключей  от сейфа (несгораемого шкафа);

- соблюдается  ли установленный лимит хранения  денежной наличности по отдельным  датам.

Соблюдение  требований законодательства РФ при поступлении

денежных  средств в кассу  учреждения

     На  основании п. 94 Инструкции N 25н бюджетные  учреждения должны осуществлять кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций.

     Наличные  денежные средства принимаются в  кассу бюджетного учреждения по первичным  учетным документам - квитанциям (форма N 0504510) и приходным кассовым ордерам (форма N 0310001). Квитанции используют в том случае, если наличные деньги принимают в установленном порядке  от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. Если наличные денежные средства принимают уполномоченные лица, то последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов с приложением квитанций (копий).

Согласно  п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ бюджетные  учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты  с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны  применять контрольно-кассовую технику. Однако в силу п. 2, 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ она может не использоваться при оказании услуг населению  в случае выдачи соответствующих  бланков строгой отчетности. Для  определения перечня услуг, оказываемых  населению, необходимо руководствоваться  Общероссийским классификатором услуг  населению ОК 002-93 (ОКУН), принятым Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163.

     Наличные  денежные средства выдаются из кассы  учреждения по расходным кассовым ордерам (форма N 0310002), а в случае выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам применяется Ведомость  на выдачу денег из кассы подотчетным  лицам (форма N 0504501). При выдаче из кассы  наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге  учета выданных раздатчикам денег  на выплату заработной платы, денежного  довольствия военнослужащих и стипендий  по унифицированной форме N 0504046, установленной  Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета" (далее - Приказ Минфина РФ N 123н). Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или лицами на это уполномоченными. Выдача денег кассиром и раздатчиком  по одной ведомости запрещается.

     В тех случаях, когда в прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах имеется  разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных  кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Обратите  внимание: без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства  считаются недействительными и  не должны приниматься к исполнению (п. 3 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ).

     В отличие от денежных средств, выдаваемых на приобретение ГСМ или иных материальных ценностей, выдача заработной платы, пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, премий, стипендий из кассы производится не по кассовым ордерам, а по платежным  или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации  и главным бухгалтером. На титульном  листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера учреждения или лиц на это уполномоченных.

     При заполнении расходных и проходных  кассовых ордеров в соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ внесение в них исправлений не допускается. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

     Приложенные документы к приходным и расходным  кассовым ордерам, согласно п. 20 Порядка  ведения кассовых операций, погашаются штампом "оплачено". Указанные  документы до передачи их в кассу  регистрируются в Журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме  КО-3, утвержденной Постановлением Госкомстата  РФ N 88. Нумерация приходных и расходных  кассовых ордеров осуществляется раздельно (отдельно по приходным и расходным  ордерам) и не должна иметь пропусков.

     Кассовые  операции учитываются в учреждениях  в Кассовой книге (форма N 0504514) как  в рублях, так и в иностранной  валюте. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной  валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных  валют.

     В учреждении ведется одна Кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера учреждения.

     Нередки случаи, когда учреждения злоупотребляют данным правилом и заводят в своем  учете три кассовых книги: по бюджету, средствам, полученным от приносящей доход  деятельности и денежным документам. Сразу отметим, что это неправильно, поскольку Кассовой книгой предусмотрено  отражение поступления наличных денег как по бюджетным, так и  по внебюджетным средствам, а ведение  Кассовой книги по денежным документам не установлено ни Порядком ведения  кассовых операций, ни Инструкцией N 25н, ни каким-либо иным нормативным документом. Согласно п. 97 Инструкции N 25н учет денежных документов ведется по их видам в  Карточке учета средств и расчетов по форме N 0504051, утвержденной Приказом Минфина РФ N 123н.

     В отличие от приходных и расходных  кассовых документов в Кассовую книгу  могут вноситься исправления, но лишь по согласованию с участниками  хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех  же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Подчистки и неоговоренные исправления  в Кассовой книге не допускаются (п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).

     Согласно  п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения  или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его  документу. Ежедневно в конце  рабочего дня, кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в  кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.

Обеспечение сохранности денежных средств, находящихся  в кассе

     Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе  учреждения, несет кассир. Оформление его на работу осуществляется после  издания приказа руководителя учреждения. Затем кассира под расписку знакомят с Порядком ведения кассовых операций, после чего с ним заключается  договор о полной материальной ответственности.

     Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в Приложении N 2 к Постановлению  Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении  перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с  которыми работодатель может заключать  письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых  форм договоров о полной материальной ответственности".