Проверка кассы и кассовых операций организации

Таблица 6 – Бухгалтерские записи по кассовым операциям 0 за 02.12.2009г.

Примечание  – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия.

Соответствующие записи внесены в кассовую книгу, а также отражены в Журнале-ордере и Ведомости по счету 50 «Касса» за декабрь 2012 года.

При проверке кассовых операций отдельно осуществляется контроль по расходу наличных денежных средств, списываемых на издержки производства и другие счета без последующего представления отчетов и оправдательных документов об использовании денежных средств

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки  за реализованную продукцию и  оказанные услуги работникам организации  за наличный расчет.

Проверяющему целесообразно  исследовать не только приходные  кассовые ордера, но и документы, характеризующие  отпуск материальных ценностей на сторону (накладные, счета, товарно-транспортные накладные и др.). Одновременно проводится сопоставление оборотов по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (отпуск за наличный расчет).

Проверка документов на поступившую  выручку в кассу за выполненные  работы и услуги начинается с анализа  приложенных к кассовым ордерам  расчетов, характеризующих объем  выполненных работ или услуг, обоснование цены и общей стоимости. Это могут быть калькуляции выполненных  работ, счета-фактуры, справки бухгалтерии, финансового и планового отделов, другие документы.

Проверяющий обращает внимание на законность выполнения данных работ  или предоставления услуг, объективность  причин для выполнения операций, правильность составления сметно-финансовых расчетов или калькуляций, обоснованность цен  на материалы и услуги. 

В необходимых случаях  производится обследование объекта  и контрольный обмер выполненных  работ или оказанных услуг. При  этом важно оценить качество работ, количество и качество израсходованного материала, объем трудовых затрат. По результатам обследования объекта  и проведения контрольного обмера составляется соответствующий акт.

В условиях использования  ПЭВМ сопоставляются данные машинограмм  о поступлении денег в кассу  и об отпуске товарно-материальных ценностей со склада, а также их реализации па сторону.

Расхождения показателей  говорят о возможности отпуска  сырья, материалов и других ценностей  без оплаты либо о присвоении выручки.

Следует проверить отчеты о движении товарно-материальных ценностей  и записи по счетам их учета и  реализации.

Дебетовые записи по счету  реализации сверяются с кредитовыми  записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету  реализации — с дебетовыми записями по счету кассы. Наличные денежные средства за проданные населению товарно-материальные ценности должны вноситься в кассу  организации, а отпуск со склада материалов производиться только при наличии  накладной со штампом кассы «Оплачено».

Особого внимания проверяющего заслуживают операции по выплате  заработной платы.

Источниками для проверки обоснованности списания денежных средств  в расход по кассе служат расчетно-платежные  ведомости, документы по промежуточным  расчетам в случаях увольнения или  ухода в отпуск, выплатам внеплановых  авансов и т.д.

При исследовании расчетно-платежных  ведомостей проверяющему следует убедиться  в наличии и достоверности  подписей в получении денег, правильности подсчета итогов сумм выданной и депонированной заработной платы. Достоверность подписей можно установить их сличением с  подписями на аналогичных документах, либо в ведомостях прошлых месяцев, либо на документах отдела кадров. В  отдельных случаях производится опрос получателей денежных средств. 

По ходу проверки кассовых операций, связанных с выплатой заработной платы, целесообразно делать рабочие  пометки, чтобы вернуться к возникшим  вопросам и основательно изучить  их при проверке организации труда  и заработной платы.

Сверка расчетно-платежных  документов с данными отдела кадров показывает обоснованность включения  в ведомости отдельных работников. Выборочным способом по табелям учета  рабочего времени устанавливаются  лица, работающие в организации и  внесенные в расчетно-платежные  ведомости на основании приказов о зачислении па работу и увольнении. В платежных ведомостях также  проверяются итоги в графе  «К выдаче на руки».

Ошибки и злоупотребления  могут допускаться путем увеличения итога без изменения сумм, отраженных построчно, и с их изменением, т.е. когда искусственно увеличивается  сумма одному из получателей денежных средств.

Проверяя документы на выдачу наличных денег лицам, не состоящим  в списочном составе, важно изучить  возможные отметки в расходном  кассовом ордере, наименование и другие реквизиты документа, удостоверяющего  личность получателя (номер, кем и  когда выдан). При необходимости  проверяющий принимает меры по установлению места жительства получателей денежных средств и выясняет у них возникшие  вопросы. 

В процессе исследования кассовых операций по выплате заработной платы  временным работникам и совместителям  обращается внимание на достоверность  документов, подтверждающих количество отработанного времени, правильность оформления трудовых соглашений, реальность факта выполнения работ, обоснованность применяемых расценок. Уточняется объективная  возможность выполнения работ данным лицом с учетом его квалификации и места нахождения в период, когда  данные работы производились. Проверяющий  должен установить, не получают ли штатные  работники денежные средства по расходным  кассовым ордерам за выполнение разовых  работ, которые непосредственно  входят в круг их должностных обязанностей.

Особого внимания требуют  операции по депонированным суммам заработной платы и прочей кредиторской задолженности.

Следует проверить наличие  штампа или записи «Депонировано» в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших заработную плату, убедиться, что реестр депонированных сумм составлен и все суммы в кого записаны. Проверяются также правильность ведения книги депонированной заработной платы и своевременность отражения в ней соответствующих сумм. 

Для выявления случаев  повторных выплат заработной платы  и выплат депонентской задолженности  подставным лицам целесообразно  провести встречную проверку: сопоставить  платежные ведомости, по которым  была депонирована сумма, с книгой учета  депонентских сумм, расходными кассовыми  ордерами на выдачу депонентской задолженности, а также с дебетовыми записями в лицевых счетах работников проверяемой  организации.

Аналогичные действия производятся, если к расходному кассовому ордеру приложены квитанции, подтверждающие перечисление депонентской задолженности  почтовыми переводами, либо есть подозрения, что почтовый перевод выписан  подставному лицу, а перечисленная  сумма отражена в книге учета  депонентских сумм как погашение  задолженности. В таких случаях  для проверки достоверности, перечисленной  получателю суммы делаются письменные запросы или организуется посещение  лиц, за которыми числилась депонентская задолженность, или осуществляется встречная проверка в отделениях связи по корешкам почтовых переводов. 

Особое внимание проверяющий  должен уделить соответствию корреспонденции  счетов действующим положениям и  правилам ведения бухгалтерского учета. Это осуществляется па основании  данных отчетов кассира и приложенных  к ним оправдательных документов, а также записей в учетных  регистрах с целью выявления  хозяйственных операций с неправильной корреспонденцией счетов, которые ведут  к искажению учета и отчетности или списанию похищенных сумм.

В завершение проверки кассовых операций необходимо изучить корреспонденцию  счетов по каждой кассовой операции, полноту  отражения сумм на соответствующих  счетах, правильность подсчета итогов построчно и в каждой графе  соответствующих регистров бухгалтерского учета по счету 50 «Касса, взаимосвязь с корреспондирующими счетами, отражаемыми в других регистрах. 

Каждая итоговая сумма  учетного регистра сопоставляется с  итогами по приходу и расходу денег соответствующего кассового отчета, затем проверяется правильность разноски операций из отчета кассира в учетные регистры по корреспондирующим счетам. В случае обнаружения нарушений  
кассовой и расчетно-платежной дисциплины проверяющий составляет накопительную ведомость. 

Типичные  ошибки и недостачи учета, встречающиеся  в процессе проверки кассовых операций:

• расчеты с населением осуществляются без применения контрольно-кассовых машин;
• отсутствует договор с кассиром о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• документы, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, не погашены штампами «Получено» или «Оплачено» с указанием даты; 
• превышен лимит остатка кассы; 
• превышен предельно допустимый размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами;
• отсутствуют документы, подтверждающие факт инвентаризации кассы; 
• движение наличных денежных средств отражается в кассовой книге за несколько дней на одном листе;
• в приходных (расходных) кассовых ордерах не указаны основания получения наличных денежных средств;
• отсутствует журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; 
• кассовая книга не прошита, ее листы не пронумерованы;
• наличные денежные средства выдаются из кассы под отчет при отсутствии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу; 
• не указан документ, удостоверяющий личность получателя при выдаче наличных денежных средств из кассы;
• отсутствуют подписи лиц, получивших наличные денежные средства из кассы; 
• отсутствуют доверенности на получение денежных средств из кассы;

2.2 Особенности проверки кассы и кассовых операций  в условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета и пути их совершенствования

Развитие и рационализация бухгалтерского учета характеризуются  совершенствованием применяемых форм учета. Необходимость перехода от одной  формы бухгалтерского учета к  другим, более совершенным, обуславливается  развитием предприятия.

Применение персональных компьютеров в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что  повышает производительность труда  учетных работников, обеспечивает оперативность  получения данных. Кроме того, появляется возможность совершенствовать проведение экономического анализа. Этим самым  создается информационная база для  принятия эффективных управленческих решений.

Использование персональных компьютеров позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода  до формирования выходных форм. Пользователь производит ввод данных первичных документов, которые затем с помощью специальных  программ группируются и обобщаются непосредственно на компьютере. В  результате можно получить различную  информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета, и использовать ее многократно.

При автоматизированной форме  учета технологический процесс  делится на четыре этапа:

• сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на компьютере;
• ввод данных первичных документов в компьютер;
• в течение отчетного периода формирование регистров оперативного учета в виде машинограмм или отображения требуемой информации на экране монитора;
• получение результатов за отчетный период в виде регистров синтетического и аналитического учета, справок по бухгалтерским счетам, аналитических таблиц, бухгалтерского баланса и других форм отчетности в зависимости от возможностей конкретного программного комплекса.

Выходные данные могут  быть представлены в виде различных  регистров по форме журналов-ордеров, ведомостей и др. и отличаться в  зависимости от конкретной программы  автоматизированной обработки информации («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.). Различны также и приемы ввода первичных данных. Вместе с тем, всех их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, инвентаризации, счетов, двойной записи на счетах, оценки и калькуляции, баланса, отчетности. В 0 применяется журнально-ордерная и автоматизированная форма учета.