Організація касових операцій у банківських установах

740 — Інформація про  результати перевірок дотримання  касової дисципліни.

При перевірці, керуючись  Інструкцією «Про касові операції в  банках України», затвердженої постановою Правління Національного банку  України від 14.08.2003 за №337, доцільно дотримуватися такої програми, :

І. Перевірка готівки  в національній та іноземній валюті.

II. Перевірка бланків  цінних паперів, суворої звітності  та інших цінностей і документів.

III. Перевірка роботи операційних  кас в установах комерційних  банків.

IV. Перевірка касових  документів та касової роботи  в установах комерційних банків.

V. Перевірка розрахунків  з використанням дорожніх чеків.

VI. Перевірка банківського  контролю за дотриманням касової  дисципліни клієнтами.

При ревізії касових операцій в установах банків України джерелом інформації перш за все виступають первинні документи, а саме:

об'яви на внесення готівки;

повідомлення;

прибуткові та видаткові  касові ордери;

чеки;

прибуткові та видаткові  валютні ордери;

прибуткові та видаткові  позабалансові ордери;

прибуткові та видаткові  ордери.

Крім перелічених первинних  документів, ревізори обов'язково повинні  звірити обороти та залишки в  книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси та інших цінностей  каси, перевірці повинні підлягати  також довідки касирів прибуткових  та видаткових кас, довідки про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою та порожні сумки, зведені довідки  про касові обороти, довідки про  загальну суму проінкасованої виручки, супровідні відомості до сумок з  грошовою виручкою та до сумок з  валютними та іншими цінностями, контрольні листи касирів-рахівників, контрольні відомості перерахування виручки, контрольні листи прийнятих і  виданих цінностей.

Джерелом інформації для  ревізорів є також виписки  з балансових рахунків 1001, 1002, 1003, 1004, 1005 та 1007, касові журнали (вони ведуться бухгалтером-контролером), договори на касове обслуговування клієнтів, дані щоденного балансу, книга обліку бланків суворої звітності та книга обліку наявності іноземної  валюти та платіжних документів в  іноземній валюті, що знаходиться  у сховищі, а також типові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, форми статистичної звітності про касові обороти 747-Д і 748 (файл № 12 і № 13) та інші документи, журнали та книги, які є в касі та в бухгалтерії установи банку.

Здійснюючи контроль за дотриманням касової дисципліни клієнтами банку, слід перевірити первинні документи підприємства:

прибуткові та видаткові  касові ордери;

платіжні відомості;

податкові накладні;

рахунки-фактури;

товарні та касові чеки;

акти виконаних робіт, наданих послуг:

інші документи.

Обов'язковій перевірці  повинна підлягати касова книга  підприємства.

Ревізія готівки в грошових сховищах і касах банку, а також  перевірка порядку її зберігання проводиться в таких випадках:

за розпорядженням керівника  установи банку не рідше одного разу на півріччя, а також щорічно за станом на 1 січня нового року;

при зміні керівника, головного  бухгалтера або завідуючого касою;

при тимчасовій зміні службових  осіб, відповідальних за схоронність  цінностей;

в інших випадках — за розпорядженням органів відповідних  банків (загальних зборів акціонерів, учасників тощо);

ревізія цінностей, за які  відповідають касові працівники, що мають перехідні залишки валютних цінностей, проводиться

щомісяця (результати цієї ревізії оформлюються записом у  звітній довідці касового працівника, а також проводиться реєстрація в спеціальній книзі, де вказується дата, прізвище й ініціали касира, цінності якого були обревізовані).

Відомча і позавідомча  ревізії (перевірки) проводяться раптово, з перевіркою всіх цінностей, за станом на одну й ту ж дату і в такій  послідовності, яка б виключала можливість приховування, розкрадання і недостач грошей. При цьому ревізія повинна проводитись у присутності службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей (якщо ж при проведенні ревізії службові особи були відсутні, то це відмічається окремо в акті за підписами всіх учасників ревізії).

Приступивши до ревізії (перевірки), її керівник повинен:

опечатати сургучевою печаткою всі грошові сховища, які знаходяться  в касовому приміщенні (незалежно  від наявності в них цінностей  на момент початку перевірки);

взяти під свій контроль усю готівку оборотної (операційної) каси;

з'ясувати, чи немає грошей і сумок з готівкою у вечірній касі та касі перерахування, а також  під відповідальністю інкасаторів (при їх наявності вони ревізуються  разом з іншими цінностями).

До закінчення повної перевірки  каси доступ службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей, у грошові  сховища дозволяється лише в присутності  керівника ревізії, причому вкладення  або вилучення грошей і цінностей  у цей період проводиться під  його контролем. У тих випадках, коли одночасно за один прийом не можна  здійснити перевірку всіх зазначених цінностей, керівник ревізії після  закінчення робочого дня разом із службовими особами, відповідальними  за збереження цінностей, проводить  опечатування грошових сховищ і здає їх під охорону в установленому  порядку. Печатка керівника ревізії  накладається на дощечці вище печаток  службових осіб установи банку, що ревізується.

Відбиток сургучевої печатки  керівника ревізії, завірений його підписом, є зразком для звірки підпису в книзі здачі під охорону й оформляється на цупкому картоні таким текстом: «Зразок відбитку сургучевої печатки керівника ревізії (назва установи банку)» з проставленням дати. Цей зразок здається начальнику охорони під розписку, а по закінченні ревізії керівник ревізійної бригади одержує розписку та знищує зразок сургучевої печатки.

Ревізія касових операцій повинна починатися з перевірки  забезпеченості збереження грошей та цінностей у робочий і неробочий  час, дотримання правил відкриття, закриття, опечатування, передачі та прийому  від охорони грошових сховищ та сейфів зі зброєю, їх стан у відповідності  з технічними вимогами на проектування та обладнання касового вузла в будівлях установ банків.

Для цього особа, що здійснює перевірку, спільно з керівником ревізованого банку (або з його заступником) шляхом огляду перевіряє на міцність двері банку, наявність та міцність внутрішніх замків на них, решіток у  дверних та віконних отворах, у підвальних та інших приміщеннях банку.

Проводиться огляд приміщення грошового сховища, перевіряється  міцність та справність броньованих  дверей, наявність належно обладнаних стелажів, в тому числі щільність  закриття дверей у них та справність замків. Необхідно перевірити також  забезпеченість касирів та інкасаторів  необхідними грошовими сховищами  та відповідність їх вищезгаданим вимогам.

Порядок здавання робітникам охорони та прийому від них  грошових сховищ перевіряється як шляхом спостереження, так і шляхом перевірки  записів у постових журналах по кожному  сховищу. При цьому встановлюється, чи перевіряються особами, відповідальними  за збереження цінностей, при прийомі  грошових сховищ справність дверей, замків, цілісність шнура та відбитків печаток.

В обов'язковому порядку  в процесі ревізії підлягають перевірці:

стан засобів сигналізації;

наявність кнопочних датчиків поблизу робочих місць завідуючого касою перерахунку, касирів оборотної, вечірньої, приходної, видаткової та інших операційних кас, а також у керівника установи банку, головного бухгалтера, завідуючого касою, на постах та в інших приміщеннях, де зберігаються цінності та зброя;

обладнання касового вузла  засобами охоронно-пожежної сигналізації;

організація охорони об'єктів;

стан пропускного режиму;

фактичне укомплектування  штату вільнонайманої охорони об'єктів  банку, а також використання його за цільовим призначенням;

інші питання.

Після цього повинна здійснюватись  перевірка збереження й обліку цінностей  та документів у грошовому сховищі. Так, у ньому повинні зберігатися  грошові білети та монета в національній та іноземній валюті, платіжні документи  в іноземній валюті, бланки цінних паперів та бланки суворої звітності, а також інші цінності та документи. Не повинні зберігатись у сховищі  гроші та цінності, що належать самим  працівникам банку. Для кожного  виду цінностей повинні бути відведені  окремі шафи, стелажі та полиці, при  цьому кожна шафа (стелаж) повинна  бути закрита на ключ завідуючим касою. Ключі повинні знаходитись у  грошовому сховищі в шафі завідуючого  касою.

Грошові білети одних купюр  повинні бути сформовані в пачки  по корінцях, мати надписи на накладках  і зберігатися на різних полицях  або в різних стелажах. Придатні до обігу грошові білети повинні  зберігатися окремо від зношених грошових білетів. Монета повинна бути розфасована по мішках (окремо кожного  номіналу) і до них повинні бути прикріплені ярлики зі вказанням  номіналу монети та суми вкладення, а  також дата формування.

Іноземна валюта повинна  зберігатись у пачках або пакетах, а монета — в мішечках окремо за видами валюти, а всередині кожної валюти — за її номіналом. Прийом та видача готівки та цінностей зі сховища  може здійснюватись тільки на основі відповідних розпоряджень, які оформляються приходними та видатковими документами.

Для обліку цінностей, що зберігаються в грошовому сховищі, завідуючий касою веде книгу обліку готівки  оборотної (операційної) каси й інших  цінностей банку, а також книгу  обліку наявності іноземної валюти та платіжних документів в іноземній  валюті, що знаходяться в касі. У  цих книгах щоденно вказуються загальні суми залишку окремих видів цінностей на кінець кожного дня, а в книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси та інших цінностей банку, крім того, відображаються ще й обороти по надходженнях та видатках готівки в національній валюті за день.

Після цього ревізор разом  з особами, відповідальними за схоронність  грошей та цінностей, перевіряє фактичну наявність грошей.

Перевірка грошових білетів  та монети повинна проводитись таким  чином:

1. Грошові білети оборотної  (операційної) каси спочатку перевіряються  за пачками і корінцями, монета  — за надписами на ярликах,  прикріплених до мішків, а заздалегідь  підготовлені для видачі і  запаковані гроші — за надписами  на ярликах, прикріплених до  мішків. Загальна сума грошей  звіряється з даними книги  обліку готівки оборотної (операційної)  каси й інших цінностей. Після  зазначеної перевірки грошові  білети й монета оборотної  (операційної) каси підлягають  суцільному поаркушному перерахуванню  і перерахуванню за кружками.

Ревізор, передаючи касирові грошові білети для поаркушного  перерахування, попередньо знімає з  корінця бандероль і залишає  її в себе разом з часткою грошових білетів для контролю. Касир, перерахувавши  гроші, повинен повідомити їх суму або  кількість білетів, до яких ревізор  додає суму грошей або кількість  білетів, залишених для контролю, і, одержавши результат, порівнює з  даними бандеролі. При співпаданні  загальної суми (кількості білетів) залишені на контролі грошові білети передаються касиру для перерахування  і формування корінця в установленому  порядку. При невідповідності гроші  повинні бути перераховані ревізором, після чого знову перераховані і  обандеролені в установленому порядку  касиром, який проводив їх первісне перерахування. Бандеролі, верхня накладка і обв'язка з нерозрізаною пломбою від розкритої  пачки повинні залишатися у ревізора до повного перерахування всіх грошей, що знаходяться в пачці.

Готівка, що знаходиться  в операційних касах установ  банків, при піврічних раптових перевірках (ревізіях), на 1 січня та перевірках цінностей, пов'язаних з тимчасовою зміною службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей, може бути перерахована у вибірковому порядку  в обсязі, що визначається керівником установи, за розпорядженням якого  проводиться ревізія.

2. Грошові білети і  монети, які знаходяться у вечірній  касі, перевіряються за пачками,  корінцями і надписами на ярликах,  прикріплених до мішків, а гроші,  запаковані в сумки для видачі  заробітної плати, — за надписами  на ярликах. Загальна сума грошей  порівнюється з даними касового  журналу вечірньої каси або  контрольної стрічки контрольного  касового апарату, а також контрольної  відомості щодо перерахування  виручки. Сума приходних касових  документів звіряється з підсумком  касового журналу або контрольної  стрічки і контрольною відомістю. Після такої звірки грошові білети і монета перераховуються повністю поаркушно і за кружками.

3. Грошові білети і  монета, які знаходяться в касі  перерахування, перевіряються поаркушно  і за кружками в розмірі,  що визначається керівником ревізії або керівником установи банку, за розпорядженням якого проводиться ревізія;

4. Нерозкриті сумки з  проінкасованою виручкою підприємств і організацій, готівкою кас банку при підприємствах, які знаходяться в касі перерахування, у вечірній касі та під відповідальністю інкасаторів, звіряються з даними накладних (супровідних відомостей), журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, реєстрів, путьових відомостей і довідок про порожні сумки, видані інкасаторам при виїзді їх на маршрути. При виявленні сумок, які мають пошкодження, з порушеними пломбами і печатками чи з пломбами і печатками, що не відповідають зразкам, гроші, що в них знаходяться, перераховуються поаркушно. У разі необхідності до участі в перерахуванні грошей можуть бути залучені представники відповідних підприємств і організацій, а також правоохоронних органів;

5. Нерозібрані посилки  з грошима розкриваються і  перевіряються за пачками і  корінцями, а в несправній упаковці  — поаркушно;

6. Іноземна валюта та  дорожні чеки в іноземній валюті  перевіряються за пачками, корінцями  і надписами на ярликах, прикріплених  до мішків, і, крім того, поаркушним  перерахуванням і перерахуванням  за кружками в розмірі, який  визначає керівник ревізії або  керівник установи банку, за  розпорядженням якого проводиться  ревізія. Перерахована іноземна валюта повинна бути також перевірена на достовірність.