Організація касових операцій у банківських установах

Готівка приймається за такими документами: об'ява про внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.

На підставі об'яви про  внесення готівки приймаються гроші  від суб'єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум  на їхній поточний рахунок, а також  від громадян для оформлення вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).

Платежі від населення  приймаються за повідомленням. Решта  надходжень, у тому числі і від  працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів  з відбитком його печатки.

Найбільша сума готівки  проходить через касу банку за об'явами про внесення готівки. По суті, цей прибутковий документ складається  з трьох окремих документів: власне об'яви, квитанції й ордера.

Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність  реквізитів (назва установи, що здає гроші, сума цифрами і словами, номер  поточного рахунка), після чого об'ява  з квитанцією й ордером передається  до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність  і тотожність підписів операційних  працівників, звіряючи їх зі зразками, що є в нього. Викликаючи особу, яка  вносить гроші, з поаркушним перелічуванням приймає їх.

В обов'язковому порядку  касир звіряє суму, вказану в прибутковому документі, з сумою, фактично виявленою  під час перелічування. У разі відповідності цих сум касир  підписує квитанцію, ставить на ній  печатку і повертає її особі, яка  здавала гроші, а об'яву залишає  в себе як документ, що засвідчує  факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівникові, який веде касовий журнал.

Після здійснення всіх записів  відповідно до ордерів на особових рахунках контрагентів об'яви передають  власникам рахунків разом із виписками  з їхніх поточних рахунків. Наявність  ордерів дає змогу клієнтам стежити  за правильністю записів. Суми прийнятих  протягом операційного дня грошей реєструються в касовому журналі.

Протягом дня касири згідно з прибутковими грошовими документами  ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій книзі  обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих  грошей та кількість прибуткових  документів, що надійшли до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною  сумою наявних грошей. Елементом  внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є  те, що довідка не тільки підписується касиром, а й обороти звіряються із записами в касових журналах операційних  працівників. Важливість контролю додатково  підкреслює те, що звірка оформляється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників  на довідці касира.

Прийняті за операційний  день гроші касир формує в пачки  і разом із прибутковими документами  і довідкою касира прибуткової каси здає під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) завідувачеві, який звіряє суму готівки  і кількість прибуткових документів із записами.

Наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення  книги обліку прийнятих і виданих  грошей (цінностей) також є елементом  внутрішньобанківського контролю за здійсненням  касових операцій.

Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується операційною касою і зараховується  на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки  за балансом комерційного банку того самого робочого дня.

Порядок виконання операцій прибутковою касою показано на рис. 1. (див. додаток А)

Вечірні каси приймають  гроші від підприємств, установ, організацій і населення після  закінчення операційного дня. Жодних видаткових операцій (за винятком операцій з вкладами та з цінними паперами) працівники вечірніх кас не проводять.

Функції операційного працівника за прибутковими операціями вечірньої  каси виконує бухгалтер-контролер, з яким укладається угода про  повну індивідуальну матеріальну  відповідальність за зберігання грошей, що надходять до вечірньої каси. Бухгалтер-контролер має право  контрольного підпису від імені  установи банку прибуткових документів, а також супровідних відомостей до сумок з грошовою виручкою.

Порядок документообігу та приймання грошей вечірньою касою  досить чітко регламентовано. Спочатку особа, що здає готівку, заповнює прибутковий  документ на внесення готівки і передає  його бухгалтеру-контролеру, який після  відповідної перевірки, у свою чергу, передає документ касиру. Прийнявши  готівку, касир підписує всі три  частини об'яви про внесення готівки (власне об'яву, квитанцію, ордер) і проставляє на них штамп «Вечірня каса». Квитанція  за двома підписами (бухгалтера-контролера і касира), засвідчена печаткою вечірньої  каси, видається здавачу готівки.

Закінчивши приймання  грошей, касир (разом із бухгалтером-контролером) звіряють суму готівки з даними касового журналу і прибуткових документів і підписують журнал.

Після закінчення оголошеного  часу роботи вечірньої каси гроші, що надійшли, прибуткові касові документи, касовий журнал і печатку замикають  на два ключі (касира і бухгалтера-контролера) у сейфі, який опечатують їхніми печатками  і здають під охорону з розпискою  в контрольному журналі осіб, що їх допущено до відмикання, замикання  та опечатування грошових сховищ.

На початку наступного робочого дня працівники вечірньої  каси продовжують виконувати свої функції. Вони приймають сейф від охорони, після чого здають гроші і прибуткові документи завідувачу каси під розписку в касовому журналі вечірньої  каси. Після перевірки відповідності  записів у журналі фактичній  сумі готівки бухгалтер-контролер  передає касовий журнал головному  бухгалтеру.

Далі контрольні функції  за проведенням касових операцій вечірньою касою виконує головний бухгалтер банку, який одержує від  завідувача каси прибуткові документи  вечірньої каси і підраховує за документами  загальну суму надходжень.

Елементом внутрішнього контролю є факт звірки суми за документами  із загальною сумою прибутку за касовим  журналом. Про відповідність цих  сум свідчить підпис головного бухгалтера в касовому журналі, який передається  для відображення в бухгалтерському  обліку. Усі прибуткові документи  головний бухгалтер повертає завідувачу каси, а ордери передає операційним  працівникам для запису на поточних рахунках контрагентів (клієнтів) банку.

Можна провадити операції у вечірніх касах і без бухгалтера-контролера. У цьому разі касир приймає  гроші з використанням касового апарата, а тому печатка в нього  вилучається.

Контрольний касовий апарат пломбує завідувач каси, який залишає  собі один ключ керування лічильником-суматором, а другий ключ від лічильника видає  касиру.

Приймаючи гроші, касир видає  квитанцію з відбитком штампа контрольного касового апарата із зазначенням  суми внеску. По суті, процедура приймання  грошей не змінюється.

Касир перевіряє заповнену  клієнтом об'яву про внесення готівки. Прийнявши гроші, підписує всі три  документи, і на зворотному боці квитанції  та об'яви проставляє штамп контрольного касового апарата. Відбиток штампа контрольного касового апарата з неправильно  набраною сумою на прибутковому документі касир закреслює і за своїм підписом на ньому робить надпис «Не враховувати». Усі прибуткові документи касир залишає в себе.

Загальну суму прийнятих  грошей касир записує цифрами  та словами в контрольній стрічці, попередньо викресливши з неї  всі неправильно занесені суми згідно із зіпсованими документами.

Підрахувавши фактичну суму грошей і звіривши її з даними контрольної  стрічки, касир проводить записи в книзі обліку показників лічильників  контрольного касового апарата та сум  готівки, прийнятої вечірньою касою.

Уранці наступного дня  касир звітує перед завідувачем  каси, який, у свою чергу, виконує  всі процедури контролю сум, що пройшли  через касовий апарат, і передає  контрольну стрічку та прибуткові документи  головному бухгалтеру. Головний бухгалтер (або його заступник) підраховує за документами загальну суму надходжень і порівнює її з результатами запису в контрольній стрічці. Обов'язковою  контрольною процедурою є перевірка  головним бухгалтером порядкових номерів  контрольної стрічки від першої до останньої операції. Контроль головного  бухгалтера завершується підписанням  контрольної стрічки і передачею  її та всіх прибуткових документів до бухгалтерії для проведення записів  у касовому журналі, який підписує той  самий працівник бухгалтерії, який провів записи, а також головний бухгалтер.

Прибуткові документи  повертаються завідувачу каси, а ордери передаються операційним працівникам  для зарахування внесених сум  на відповідні поточні рахунки контрагентів. Касовий журнал і контрольна стрічка  передаються для відображення в  бухгалтерському обліку. Контрольні стрічки підшиваються разом із прибутковими касовими журналами або з касовими документами.

Вечірні каси створюються  для поліпшення обслуговування клієнтів і для залучення готівкових коштів. Саме тому банки значну увагу приділяють питанням приймання вечірніми касами сумок (мішків) із готівкою від інкасаторів Національного банку, залізничних станцій і підприємств зв'язку.

Слід зазначити, що діяльність вечірніх кас прямо пов'язана  з функціями кас перерахунку, які функціонують як при вечірніх касах, так і окремо.

За підсумком роботи вечірньої  каси вранці наступного дня касир  і бухгалтер-контролер здають:

сумки з проінкасованою грошовою виручкою, накладні й супровідні відомості, а також порожні сумки  — в касу перерахунку;

мішки (сумки) з готівкою кас банку при підприємствах  і накладні до них під розписку в довідці про прийняті вечірньою  касою сумки з готівкою і порожні  сумки — завідувачу каси. Зіставивши фактичну наявність грошей з даними супровідної відомості, завідувач  каси підписує цю відомість та накладну до неї і передає накладну в  операційну касу для зарахування  грошей на рахунок контрагента, а  супровідну відомість — для включення  до касових документів дня.

Перелічування готівки, прийнятої  вечірньою касою, проводиться касами перерахунку.

Порядок виконання операцій вечірньою касою показано на рис. 2. (див. додаток Б)

До штату кас перерахунку  входять лічильні бригади касирів, які очолює контролер, що з ним  укладається угода про повну  індивідуальну матеріальну відповідальність.

Сумки з готівкою і накладні до них контролери бригад приймають  від працівників вечірньої каси (касира і бухгалтера-контролера) під  розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки і зберігають їх протягом робочого дня в спеціально обладнаному місці (металевій шафі, візку або в шухляді столу, під замком).

Для перелічування контролер  видає касирам по одній сумці, попередньо записуючи її номер в  контрольну або зведену відомість.

Увесь процес перелічування  грошей потребує злагоджених дій  касирів і контролера лічильної  бригади. Порядок виконання робіт  відбувається в послідовності, визначеній інструкцією «Про касові операції в  банках України», затвердженої постановою Правління Національного банку  України від 14.08.2003 за №337.

Касир під наглядом контролера розкриває сумку, виймає гроші і  чеки, передає сумку контролеру, при цьому пломбу разом зі шпагатом для наступного контролю залишає  в себе.

Контролер дістає із сумки  супровідну відомість, попередньо переконавшись, що в сумці нічого не залишилось.

Перелічивши гроші, касир  повідомляє контролеру фактично виявлену суму, яку контролер звіряє із зазначеною на лицьовому і зворотному боках супровідної відомості.

За тотожності сум контролер  передає для підпису касиру супровідну відомість, гроші касир ховає у шухляді свого робочого столу.

У разі розбіжності сум  касир разом із контролером звіряє перелічену суму грошей за номіналом  і повторно перелічує грошові  білети того номіналу, де виявлено розбіжності. У разі підтвердження недостачі  або надлишку складається акт  за підписами контролера і касира на лицьовій стороні супровідної  відомості, накладній і квитанції.

Недостачі і надлишки грошей, виявлені в такий спосіб, реєструються в картках обліку прорахунків, виявлених  у сумках з виручкою магазинів  і картках обліку прорахунків, виявлених  стосовно торгових та інших підприємств  і організацій. Ведеться також індивідуальний (за кожним касиром) облік виявлених  надлишків чи недостач.

Після розкриття всіх сумок  і перелічування готівки контролери бригад у контрольних відомостях виводять суми переліченої грошової виручки і передають супровідні відомості, накладні до сумок, а також  зведені відомості касиру (контролеру), який очолює касу перерахунку. Він, попередньо проконтролювавши в супровідних  відомостях і накладних записи відносно виявлених фактів недостач, надлишків, неплатіжних фальшивих білетів і монет, передає накладні обліково-операційним працівникам для запису результатів перелічування в касовому прибутковому журналі або контрольній відомості та відображення в бухгалтерському обліку.

Наприкінці дня касир  зіставляє суми переліченої готівки  з даними зведеної відомості. Загальну суму зведеної або контрольної відомості, з урахуванням надлишків і  недостач, контролери лічильних бригад порівнюють з об'явленою сумою  вкладень грошей до сумок, прийнятих  ними до перелічування, і передають  контрольні відомості, листки касирів  і порожні сумки касиру (контролеру), що очолює касу перерахунку, який, у  свою чергу, передає документи про  перелічування готівки завідувачу каси.

Остаточний контроль проведеної вечірньою касою роботи здійснює головний бухгалтер, який перевіряє  повноту надходження грошей до операційної  каси і підписує довідку про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з  готівкою і порожні сумки.

Супровідні контрольні та зведені відомості разом з  довідкою про загальну суму виручки, яку здали інкасатори за журналом обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, і довідкою про видані сумки та явочні картки підшивають до касових документів дня.