Організація касових операцій у банківських установах

Для створення додаткових зручностей контрагентам можуть відкриватися каси банку при підприємствах. їх очолює старший касир, призначений  керівником банку. Цей касир здійснює керівництво і контроль за роботою  касових працівників.

Гроші, що надійшли в ці каси, через інкасаторів банку того самого дня доставляють до банку.

Основним документом для  одержання готівки є грошовий чек установленої форми. Для внутрішньобанківських  операцій використовується видатковий касовий ордер. Цей документ заповнюють також індивідуальні позичальники, що одержують позики в банках, вкладники  і пенсіонери.

В оформленні видаткових касових  операцій крім відповідального виконавця  і касира, для забезпечення захисту  документообігу бере участь контролер  видаткових операцій.

Для проведення видаткових операцій завідувач каси видає касирам  під звіт готівку під розписку в книзі прийнятих і виданих  грошей (цінностей). Щоразу, після одержання  суми в підзвіт та сплати видаткових документів, касир видаткової каси проводить відповідні записи в книзі  обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), указуючи кількість проведених документів і залишок підзвітних сум.

Відповідальний працівник, приймаючи чеки та інші документи  на одержання готівки, перевіряє  наявність необхідної суми на поточному  рахунку клієнта і достовірність  самого чека, порівнюючи підписи, печатку  і номер чека зі зразками, поданими до банку.

За паспортом встановлюється особа одержувача, підпис якої вміщений на зворотному боці чека. Відірвавши від  чека контрольну марку, що повертається одержувачу, відповідальний працівник  передає чек контролеру з видаткових касових операцій, у функції якого  входить повторний контроль достовірності  чека і правильності його заповнення, а також реєстрація чека у видатковому  касовому журналі. Провівши цю роботу, контролер передає чек безпосередньо  касирові до виконання.

Одержавши видатковий чек, касир перевіряє тотожність підписів службових осіб, які мають право  дозволити видачу грошей, тим зразкам, що є в касира, і перевіряє суму, проставлену в документі цифрами  та словами.

Далі касир за номером  чека викликає одержувача. Приймаючи  від нього контрольну марку, переконується  в наявності паспортних даних, що засвідчують особу одержувача, і  його розписки в одержанні грошей. Звіривши номер контрольної марки  або талона з номером на відповідному видатковому документі, касир наклеює  марку на чек, а талон додає  до ордера і видає вказану суму.

Наприкінці операційного дня касир підраховує залишок  грошей в касі, зіставляючи його з розрахунковим (виходячи із суми прийнятих  грошей у підзвіт і суми сплачених  видаткових документів), та складає  відповідну довідку. Він також звіряє підсумкові касові обороти із записами в касових журналах операційних  працівників. Звірка підтверджується  підписами касира в касових журналах і операційних працівників —  на довідці касира.

Залишок грошей і видаткові  касові документи за день разом із довідкою касира передаються завідувачу каси під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

Перевіривши довідку, завідувач  каси підписує її та підшиває в документи  дня.

Установи банків можуть за попередніми заявками заздалегідь  готувати готівку для видачі клієнтам. Підготовка та пакування готівки  проводяться на підставі одержаних  від клієнтів чеків.

Підготовлені до видачі мішки можуть вкладатися в загальний  мішок або візок, який замикається  на ключ та пломбується касиром. До нього прикріплюється ярлик із зазначенням  загальної суми вкладених грошей, а також проставляється дата, підпис та іменний штамп касира. Підготовлена готівка разом із видатковими  документами приймається від  касира завідувачем каси під розписку в книзі обліку прийнятих і  виданих грошей (цінностей).

Розкриття мішків проводиться  безпосередньо клієнтами у відведеному  для цього місці під наглядом працівника банку, який зрізає пломби з мішків і пачок, якщо клієнт не перелічує готівки в банку.

В установах банків можуть створюватись об'єднані каси — прибутково-видаткові. Приймання і видача грошей у цих  касах здійснюється в порядку, встановленому  відповідно для прибуткових і  видаткових кас.

Після закінчення операційного дня касир складає зведену  довідку про касові обороти, на зворотному боці якої вказує суму надходжень.

Документообіг за операціями видаткової каси показано на рис.3. (див. додаток В)

Прийнявши від усіх касирів  гроші, керівник каси перевіряє зведені  довідки і документи на предмет  правильності підрахунку залишків з  урахуванням своїх записів у  книзі обліку прийнятих і виданих  грошей (цінностей), а також відповідність  кількості зданих касирами документів і суми готівки даним довідок. Обов'язково контролюється, чи завірено суми касових оборотів, зазначених у довідках касирів, операційними працівниками.

Закінчивши перевірку, завідувач  каси складає зведену довідку  про касові обороти, до якої включає  дані звітних довідок і записів  у журнали про суми грошей, прийняті касою перерахунку та вечірньою  касою, а також дані з документів, гроші за якими видано або прийнято ним особисто. Зіставивши відповідність  підсумків зведеної довідки з  даними бухгалтерського обліку, що підтверджується підписом працівника бухгалтерії, він додає цю довідку  разом із довідками касирів прибуткової  та видаткової кас до касових документів дня.

Записавши в книгу обліку готівки операційної каси і інших  цінностей загальну суму приходу  й витрат готівки, виводить за книгою залишок каси на наступний день.

Касові документи разом  із додатками брошуруються одним  із касових працівників. Для формування папки касові документи добираються  за балансовими рахунками (в порядку  зростання нумерації) окремо за прибутком  і видатком каси.

Підсумкові дані зброшурованих  документів підраховуються з допомогою  персонального комп'ютера з роздруковуванням інформації.

Стрічка підрахунку (окремо щодо прибутків і видатків касових  та позабалансових ордерів), підписана  працівником, який проводив підрахунок, уміщується в папці перед документами.

На лицьовому боці папки  з документами проставляється штамп  або наклеюється ярлик:

 

 

За збереження касових  документів за останні дванадцять місяців  відповідає завідувач каси. Вони зберігаються в грошовому сховищі або в  окремому сейфі, який передається під  охорону.

Здійснюючи касові операції, банки додержуються цілком конкретних правил, а саме:

1. Документообіг за прибутковими  касовими операціями організується  так, щоб видача квитанцій клієнтам  та зарахування сум на їхні  поточні рахунки проводились  лише після фактичного надходження  грошей до каси.

2. У разі приймання  грошей від працівників банку  для занесення на рахунки внутрішньобанківського  обліку прибутковий касовий ордер  виписується у двох примірниках,  із яких один є квитанцією.

3. Касові видаткові операції, виконувані відповідальними виконавцями,  контролюються централізовано контролером,  який веде касовий журнал видатків  каси. Контроль видаткових операцій  спрямований на запобігання:

оплаті неправильно оформлених документів, оплаті чеків з підписами  і відбитком печатки, що не відповідають зразкам, а також чеків, виписаних  з чекової книжки, що не належить даному клієнту;

надходженню до каси чеків  та інших касових видаткових документів поза контролем операційних працівників і контролера банку;

внесенню необгрунтованих  виправлень і дописок у касові документи й журнали.

4. Головний бухгалтер  визначає порядок подання контролером  касових видаткових документів  в касу для оплати, причому  обов'язково під розписку касирів  в окремій книзі або в касовому  журналі за формою:

 

Номер чека або ордера

Сума

Підпис  контролера

Розписка  касира в прийнятті чека або ордера

 

Для перевірки достовірності  підписів відповідальних виконавців банку  на всіх розрахунково-платіжних документах, що приймаються до виконання, відповідні працівники (наприклад касири) повинні  мати зразки підписів цих виконавців.

Контролери повинні користуватися  власними зразками підписів працівників  банку, а також зразками підписів і відбитків печаток клієнтури. їм забороняється користуватися  тими зразками, якими користуються відповідальні виконавці.

Будь-які виправлення  реквізитів у прибутково-видаткових грошових касових документах є недопустимими.

Облік руху грошової готівки  завжди відображається на рахунку 1001 «Банкноти  та монети в касі банку» (таблиця 1, додаток  Г). На дебеті проводяться суми готівки  в національній і іноземній валюті, що вносяться в операційну касу банку  для зарахування на рахунки банку  та його клієнтів; суми обміняних пошкоджених  банкнот і дефектної монети, що їх було отримано від клієнтів банку; суми готівки, яку отримано з установ  Національного банку та з підвідомчих  установ банку; суми готівки, яка  надходить з обмінних пунктів; залишок  готівки з банкоматів.

Відповідно на кредиті  рахунка 1001 проводяться суми готівки, що видається клієнтам банку; суми готівки, що надсилається в установи Національного  банку України та підвідомчі установи банку; суми готівки, яка видається  обмінним пунктам, видається під  звіт, для банкоматів тощо.

 

1.2 Організація обліку касових операцій у банківських установах

 

З 1 січня 2005 р. набрала чинності Інструкція № 495, яка визначає порядок  відображення в бухгалтерському  обліку банками України операцій з готівкою в національній та іноземній  валютах під час здійснення касових  операцій з приймання та видачі готівки  клієнтам, у тому числі із застосуванням  платіжних карток, операцій з інкасації  готівки, підкріплення банків готівкою національної валюти територіальними  управліннями Національного банку, під час передавання готівки  між банками, вилучення з обігу  сумнівних банкнот (монет) та надсилання їх на дослідження, здійснення валютно-обмінних операцій банку, операцій з ювілейними монетами та банківськими металами в  касах банків.

Розглянемо бухгалтерські  записи з обліку касових операцій з клієнтами банку і операцій з підкріплення банків готівкою.

Операції з приймання  готівки в національній та іноземній  валютах від клієнтів через каси банків відображаються в бухгалтерському  обліку на підставі відповідних прибуткових  касових документів, а саме: за заявою на переказ готівки, за прибутковим  касовим ордером та іншими документами, встановленими відповідною платіжною  системою.

Отже, приймання готівки  від юридичних осіб для зарахування  на власні поточні рахунки відображається:

Дебет рахунків 1001 «Банкноти  та монети в касі банку», 1002 «Банкноти  та монети в касі відділень банку»

Кредит рахунків 2520 «Поточні рахунки клієнтів, які утримуються  за рахунок Державного бюджету», 2530 «Кошти бюджетних установ, що включаються  до спеціального фонду Державного бюджету  України», 2600 «Кошти на вимогу суб'єктів  господарювання», 2650 «Кошти на вимогу небанківських фінансових установ».

Приймання готівки для  зарахування на розподільчі рахунки  в іноземній валюті відображається:

Дебет рахунків 1001 «Банкноти  та монети в касі банку», 1002 «Банкноти  та монети в касі відділень банку»

Кредит рахунку 2603 «Розподільчі рахунки суб'єктів господарювання». Приймання готівки від фізичних осіб для зарахування на поточні  депозитні рахунки відображається:

Дебет рахунків 1001 «Банкноти  та монети в касі банку», 1002 «Банкноти  та монети в касі відділень банку»

Кредит рахунків 2620 «Кошти на вимогу фізичних осіб», 2625 «Кошти на вимогу фізичних осіб для здійснення операцій з використанням платіжних  карток», 2630 «Короткострокові вклади (депозити) фізичних осіб», 2635 «Довгострокові вклади (депозити) фізичних осіб».

Приймання готівки від  фізичних та юридичних осіб для зарахування  на рахунки інших юридичних та фізичних осіб відображається:

Дебет рахунків 1001 «Банкноти  та монети в касі банку», 1002 «Банкноти  та монети в касі відділень банку»

Кредит рахунків 2520 «Поточні рахунки клієнтів, які утримуються  за рахунок Державного бюджету», 2530 «Кошти бюджетних установ, що включаються  до спеціального фонду Державного бюджету  України», 2600 «Кошти на вимогу суб'єктів  господарювання», 2620 «Кошти на вимогу фізичних осіб», 2650 «Кошти на вимогу небанківських  фінансових установ», 2902 «Кредиторська  заборгованість за прийняті платежі».

Операції з видачі клієнтам готівки в національній та в іноземній  валютах з кас банків відображається в бухгалтерському обліку на підставі видаткових документів, зокрема, за грошовими  чеками, за заявою на видачу готівки, за документом на отримання переказу в  національній валюті, встановленим відповідною  платіжною системою, — фізичним і юридичним особам (з представленням юридичною особою довіреності на уповноважену особу).

Так, видача готівки юридичним  особам, їх відокремленим підрозділам, а також підприємцям з їх поточних та інших рахунків відображається:

Дебет рахунків 2520 «Поточні рахунки клієнтів, які утримуються  за рахунок Державного бюджету», 2530 «Кошти бюджетних установ, що включаються  до спеціального фонду Державного бюджету  України», 2600 «Кошти на вимогу суб'єктів  господарювання». 2650 «Кошти на вимогу небанківських фінансових установ»

Кредит рахунків 1001 «Банкноти  та монети в касі банку», 1002 «Банкноти  та монети в касі відділень банку».