Оценка и отражение в бухучете валютных ценностей

Для учета справок по ф. N 0406007 организация ведет отдельный "Журнал учета Справок по форме N 0406007" в порядке и по форме, приведенным в Приложении N 3 к Положению N 62. В журнале отражается информация по приходу и по расходу справок (выдаче командируемому лицу или возврату в банк). Кассовые операции в иностранной валюте оформляются типовыми формами первичной учетной документации, утвержденными Положением N 62. В целях бухгалтерского учета валютные средства и операции одновременно отражаются в валюте расчетов и платежей.

При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный кассовый ордер (ф. N КО-1). Выдача производится по расходным кассовым ордерам (ф. N КО-2), которые подписывают руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица)[13].

Поступление и выдача денежных средств в рублях и иностранной валюте фиксируются в кассовой книге. Так как в кассе остатки определяются раздельно в рублях и иностранной валюте, операции в иностранной валюте можно отражать либо на отдельных (по каждому виду валюты) листах кассовой книги, либо в отдельных кассовых книгах, которые заводятся на каждую валюту. До передачи в кассу на исполнение кассовые документы регистрируются в специальном журнале в порядке сплошной нумерации с указанием кодов, причин и условий поступления и выдачи наличных рублевых и валютных средств. Операции, оформленные приходными и расходными кассовыми документами, отражаются в кассовой книге в порядке их нумерации. Записи осуществляются в двух экземплярах, имеющих одинаковые номера. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до окончания операций за день не отрываются. Записи в кассовой книге начинают с остатка денежных средств на начало дня. При учете движения валютных средств остаток отражается в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ, действующему на дату составления отчета кассира (записи в кассовую книгу).

В кассовой книге поступление и расход валютных средств отражаются в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Остаток на начало и конец дня следует определять по видам валюты. Записи в регистрах синтетического учета осуществляются на основе отрывного листа кассовой книги - отчета кассира.

При поступлении валютных средств в кассу организации с валютного счета составляется запись по соответствующему субсчету к счету 50 "Касса" (например, в качестве иностранной валюты организацией используются доллары США):

Д-т сч. 50-4 "Касса в долларах США",

К-т сч. 52 "Валютные счета".

В соответствии с п.5 ПБУ 3/2000 следует произвести пересчет стоимости поступивших в кассу валютных средств в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции - дату оприходования денежных знаков в кассу или выдачи денежных знаков из кассы организации.

Валютные средства, выданные из кассы подотчетному лицу на расходы по загранкомандировке, учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Синтетический учет расчета с командируемыми лицами ведется с применением субсчетов 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" и 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".

На сумму выданного аванса в иностранной валюте составляется запись:

Д-т сч. 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте",

К-т сч. 50-4 "Касса в долларах США".

Пример 1. В соответствии с приказом руководителя направляются в командировку: Иванов в Нью-Йорк сроком на 3 дня, Семенов в Берлин сроком на 4 дня. Для осуществления расходов по загранкомандировкам организацией получены в банке денежные средства в рублях и иностранной валюте. Командированным выдано: Иванову 4000 руб. и 350 долл. США; Семенову - 2000 руб. и 400 евро.

В бухгалтерском учете при отражении поступления средств в кассу с валютного счета организации должен быть предусмотрен аналитический учет движения валюты по ее видам. В связи с этим к счету 50 "Касса" целесообразно открыть счета 50-4 "Касса в долларах США", 50-5 "Касса в евровалюте". Денежные знаки в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ на дату поступления (условный курс доллара США - 31,5 руб. за 1 долл., курс евровалюты 33,4 руб. за 1 единицу). В учете составляются записи:

Д-т сч. 50-1 "Касса организации",

К-т сч. 51 "Расчетные счета" 6000 руб. (4000 + 2000)

на сумму, полученную на командировочные расходы с расчетного счета в рублях;

Д-т сч. 50-4 "Касса в долларах США",

К-т сч. 52 "Валютные счета" 11 025 руб. (350 х 31,5)

на сумму, полученную на командировочные расходы с валютного счета в долларах США;

Д-т сч. 50-5 "Касса в евровалюте",

К-т сч. 52 "Валютные счета" 13 360 руб. (400 х 33,4)

на сумму, полученную на командировочные расходы с валютного счета в евровалюте.

При отражении в бухгалтерском учете выдачи валютных средств на командировочные расходы аналитический учет ведется на счете 50 "Касса" по видам валют и счете 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте" по подотчетным лицам и по видам валют. В учете составляются записи:

Д-т сч. 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях",

К-т сч. 50-1 "Касса организации" 6000 руб. (4000 + 2000)

на выдачу в подотчет денежных средств;

Д-т сч. 71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США",

К-т сч. 50-4 "Касса в долларах США" 11 025 руб. (350 х 31,5)

на выдачу в подотчет валютных средств в долларах США;

Д-т сч. 71-2-2 "Расчеты с подотчетными лицами в евровалюте",

К-т сч. 50-5 "Касса в евровалюте" 13 360 руб. (400 х 33,4)

на выдачу в подотчет валютных средств в евровалюте.

Согласно п.7 ПБУ 3/2000 пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации может производиться по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Таким образом, во избежание возникновения курсовых разниц по остаткам валютных средств выдачу в подотчет иностранной валюты, приобретенной на командировочные расходы, целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета.

По возвращении из загранкомандировки в течение 10 календарных дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими фактические расходы. Остаток неиспользованных валютных средств возвращается в кассу организации и в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом должен быть сдан в уполномоченный банк[14]. В том случае, если образовался остаток неиспользованных валютных средств или в случае возврата валютных средств (командировка не состоялась), экземпляры справок по ф. N 0406007 возвращаются в банк. Если справка по ф. N 0406007 утеряна, работник представляет организации вместе с авансовым отчетом объяснительную записку.

Дополним условия примера 1. Согласно представленным авансовым отчетам расходы Иванова составили 4000 руб. и 300 долл. США; расходы Семенова - 2000 руб. и 400 евро (курс доллара на дату утверждения авансового отчета 31,6 руб., курс евро - 33 руб.). Остаток неиспользованных валютных средств Иванов сдал в кассу организации. В бухгалтерском учете на основе авансового отчета Иванова составляются записи:

Д-т сч. 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч. 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" 4000 руб.

на сумму расходов по загранкомандировке в рублях;

Д-т сч. 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч. 71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США"

9480 (300 х 31,6)

на сумму расходов по загранкомандировке Иванова в долларах США;

Д-т сч. 50-4 "Касса в долларах США",

К-т сч. 71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США"

1580 руб. (50 х 31,6)

возврат в кассу остатка подотчетной суммы Иванова, выданной на загранкомандировку.

Положительная курсовая разница, возникшая по расчетам с Ивановым в результате изменения курса доллара, отражается в составе внереализационных доходов:

Д-т сч. 71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США",

К-т сч. 91-1 "Прочие доходы" 35 руб. (350 (31,6 - 31,5)).

На основе авансового отчета Семенова по загранкомандировке составляются записи:

Д-т сч. 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч. 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" 2000 руб.

на сумму расходов по загранкомандировке в рублях;

Д-т сч. 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

К-т сч. 71-2-2 "Расчеты с подотчетными лицами в евровалюте"

13 200 руб. (400 х 33)

на сумму расходов по загранкомандировке в евровалюте.

По расчетам с Семеновым в результате изменения курса евровалюты возникла отрицательная курсовая разница, которая отражается в составе внереализационных расходов:

Д-т сч. 91-2 "Прочие расходы",

К-т сч. 71-2-2 "Расчеты с подотчетными лицами в евровалюте"

160 руб. (400 (33 - 33,4)).

Пример 2. Приказом директора ЗАО «Астраханский морской рыбный порт» работник Николаев направлен в командировку в Болгарию сроком 5 дней. Из кассы организации ему выданы 3000 руб. и 520 долл. США.

По окончании командировки работник представил авансовый отчет с документальным подтверждением расходов: в рублях в сумме 3500 руб., в долларах - 540 долл. США.

Таким образом, образовался перерасход в рублях в сумме 500 руб. (3500 - 3000) и иностранной валюте 20 долл. США (540 - 520).

В бухгалтерском учете сумма перерасхода, выданная подотчетному лицу, отражается следующими записями:

Д-т сч. 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях",

К-т сч. 50-1 "Касса организации" 500 руб.

на сумму в рублях;

Д-т сч. 71-2-1 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США"

К-т сч. 50-4 "Касса в долларах США" 628 руб. (20 х 31,4)

на сумму в иностранной валюте (по курсу ЦБ РФ 31,4 руб. за 1 долл. США на дату выдачи из кассы).

По итогам текущего месяца определяется сальдо по счетам 50-4 "Касса в долларах США" и 50-5 "Касса в евровалюте". В бухгалтерской отчетности сальдо по счету 50 "Касса" отражается общей суммой в рублях и рублевом эквиваленте иностранной валюты. Обязательным моментом при составлении бухгалтерской отчетности в соответствии с п.7 ПБУ 3/2000 является пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления. Пересчет осуществляется по каждой валюте. Согласно условиям примеров 1 и 2 кассовые операции в инвалюте осуществлялись в долларах США и евровалюте. В отчете кассира отражаются все операции по поступлению и выбытию валютных средств, определяется их остаток и производится пересчет стоимости денежных средств в кассе (см. табл.3).

Таблица 3

Пересчет валютных средств на конец месяца

по счету 50-4 "Касса в долларах США"