Облік грошових коштів

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, які можуть бути використані для поточних операцій слугує рахунок 31 “Рахунки в банках”. Порядок здійснення та оформлення операції на ньому регулюється Правилами Національного Банку України.  

Рахунок 31 “Рахунки в банках” має такі субрахунки:  

311 “Поточні  рахунки в національній валюті”;  

312 “Поточні  рахунки в іноземній валюті”;  

313 “Інші рахунки  в банку в національній валюті”;  

314 “Інші рахунки  в банку в іноземній валюті”.  

За дебетом  рахунку 31 “Рахунки в банках” відображається надходження  

грошових коштів, за кредитом – їх використання.[35]. Рахунок 31 “Рахунки в банках” кореспондує з наступними рахунками (табл.1.2).  

Таблиця 1.2. Типові проведення операцій по рахунках банку  Дебет 31 – кредит рахунків:  

31 “Рахунки в  банках”–передані гроші з каси в банк  

50 “Довгострокові  позики” – надійшла на поточний  рахунок довгострокова позика  

48 “Цільове фінансування і цільові надходження” – одержання цільового фінансування на будівництво із зовнішні джерел  

373 “Розрахунки  за нарахованими доходами” –  отримані нараховані доходи по  інвестиціях та інші Кредит 31 – дебет рахунків:  

31 “Рахунки в  банках”– одержано з банку  гроші в касу  

641 “Розрахунки  за податками” – податок на  прибуток  

685 “Розрахунки  з іншими кредиторами” – оплачено  чеком транспорті послуги  

50 “Довгострокові  позики” – погашено довгострокову  позику з поточного рахунка та інші  

 У випадку  необхідності суб'єкти підприємницької діяльності одержують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, зазначені у чеку на отримання готівки. Для одержання коштів у касу на виплату заробітної плати підприємства повинні складати касові заявки, в яких вони повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки та не допускає видачі коштів на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.  

Готівкова виручка - це сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси, каси банків, інших фінансових установ, які надають послуги з переказу грошей, та підприємств поштового зв'язку. Вона не повинна перевищувати 10 тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами.  

Підприємства, установи та організації всіх форм власності, а також фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахунки (розрахункові операції) зі споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку, зобов'язані здійснювати такі розрахунки через належним чином зареєстровані реєстратори розрахункових операцій, якими є пристрої або програмно-технічні комплекси, в яких реалізовано фіскальні функції, та які призначені для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), проведенні операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг). До реєстраторів розрахункових операцій відносяться: електронний контрольно-касовий апарат, електронний контрольно-касовий реєстратор, комп'ютерно-касова система, електронний таксометр, автомат з продажу товарів (послуг) тощо [3].  

Вся готівка  понад суми встановлених лімітів  підприємства повинна здаватися для зарахування на поточний рахунок у порядку і в строки, встановлені та узгоджені з установою банку, в якому відкрито поточний рахунок одним із наступних способів: до денних і вечірніх кас банківських установ; інкасаторам Національного банку України або установ комерційних банків до наступної здачі до банків;до об'єднаних кас при підприємствах для подальшої здачі до відповідних банківських установ. [ ]  

Гроші, здані  до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.  

В умовах ринкової економіки, для інвесторів, постачальників, кредиторів і акціонерів, що вклали свій капітал у розвиток підприємницької діяльності підприємства, стабільність підприємства має велике значення, адже це в інтересах самих акціонерів, кредиторів, постачальників, інвесторів, а також керівництва і працівників даного підприємства. Тому організація обліку грошових коштів завжди посідає перше місце.  

1.3. Аудит грошових  коштів.  

Метою аудиту касових  операцій є встановлення законності, достовірності і доцільності здійснених операцій з грошовими коштами підприємства і правильності їх відображення в обліку. Метою аудиту касових операцій є встановлення відповідності застосовуваної в організації методики обліку та оподаткування операцій з руху готівки, що діють в Україні в періоді, коли відбувається перевірка, нормативним документам, для того щоб сформувати думку про достовірність бухгалтерської звітності в усіх суттєвих аспектах.  

Завдання даного аудиту:  

§ забезпечення умов зберігання готівки та інших  цінностей у касі, при доставці її з банку і здаванні в банк;  

§ оцінка стану  аналітичного і синтетичного обліку готівки на підприємстві, що перевіряється;  

§ оцінка якості відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку;  

§ перевірка  дотримання підприємством нормативних документів стосовно організації роботи з готівкою;  

§ додержання порядку  документального оформлення надходження  і вибуття грошових коштів та цінних паперів;  

§ стан обліку касових та банківських операцій;  

§ перевірка умов зберігання готівки.[31]  

Аудитори застосовують різні методи фактичного та документального контролю за грошовими коштами. Насамперед перевіряють наявність системи внутрішнього аудиту і ефективність їх функціонування. Метод вивчення бухгалтерських документів залежить від обсягу документообігу: у невеликих підприємствах їх розглядають у хронологічному порядку, а у невеликих – в стистематизованому.  

Аудит касових  операцій передбачає перевірку операцій підприємства, пов’язаних з обігом готівки в процесі здійснення фінансової господарської діяльності, правильності їх проведення відповідно до чинного законодавства.[2,4]  

Перевірка касових  операцій починається з перевірки надходження готівки в касу. Звертають увагу від кого надійшли ці кошти, на яку суму за що конкретно. Важливим моментом тут є встановлення наявності фактів фіктивних перерахувань коштів за насправді непродані товари, виконані роботи і надані послуги. Особливо ретельно слід вивчати операції з видачі готівки, які списують на виробничі та інші рахунки без наступного подання звітів про їх використання. Важливим елементом аудиту касових операцій є перевірка правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку і в журналі 1 та у відомостях до нього. Для цього арифметичним підрахунком по кожному рядку журналу-ордера та у відомостях до нього визначають правильність підсумку.  

Аудиторська практика засвідчила, що власника дуже часто  цікавить не стільки відповідність бухгалтерського обліку прийнятим стандартам, скільки законність та обґрунтованість витрачання коштів. Вона доводить, що господарюючі суб'єкти дуже часто припускають порушень у порядку ведення касових операцій, найбільш типовими з яких є нецільове використання готівки, отриманої з установ банку, порушення вимог розрахунків з підзвітними особами, розрахунки з іншими суб'єктами понад установлену суму, невикористання реєстраторів розрахункових операцій. Враховуючи відсутність у Національних нормативах аудиту рекомендацій щодо проведення аудиту такої ланки облікової роботи, виникає потреба у самостійній розробці необхідних робочих документів аудитора. У зв'язку з тим, що основним напрямом здійснення готівкових розрахунків є ведення їх через касу підприємства, доцільно планувати роботу аудитора з перевірки касової дисципліни.  

Виходячи із мети аудиту, слід сформувати такі завдання:  

1) оцінити стан  аналітичного та синтетичного  обліку готівкових операцій, які здійснювало підприємство за період, що перевіряється;  

2) виконати перевірку  своєчасності та правильності  відображення в обліку готівкових операцій;  

3) здійснити  перевірку додержання підприємством вимог нормативних документів, які регламентують порядок ведення готівкових операцій.  

Об'єкти аудиту операцій з руху готівки в касі можна згрупувати так (табл.1.3.):  

Таблиця 1.3. Об'єкти аудиту операцій з руху готівки №  пор. Найменування рахунку  

Найменування  субрахунку 30 Грошові кошти та їх еквіваленти: 31 В національній валюті 301, 311, 313 32 В іноземній валюті 302, 312, 314  

Джерелом інформації для аудиту грошових коштів у касі можуть бути первинні документи з  обліку грошових коштів, облікові регістри, акти інвентаризації касової готівки, Головна книга, бухгалтерські баланси, касова книга, звіт касира, прибуткові і видаткові касові ордери, відомість 1.1, виписки з банку.  

Вивчення касових  операцій найкраще робити в такій  послідовності: перевірка дотримання касової дисципліни, перевірка записів  в Касовій книзі і в звіті касира, правильність оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів, інвентаризація готівки в касі.[31] Також можна проводити аудит касових операцій підприємства в кілька етапів.  

На підготовчому етапі аудиту касових операцій аудитор повинен розглянути загальні питання організації роботи каси на підприємстві: інтенсивність касових операцій; основні напрями касових надходжень і видатків; кваліфікацію та практичний досвід працівників, які забезпечують роботу каси на підприємстві; наявність договорів з касирами про повну матеріальну відповідальність; забезпеченість обліку касових операцій електронно-обчислювальною технікою; обладнання приміщення каси на підприємстві. Ретельне вивчення зазначених питань дасть змогу аудитору скласти висновок про стан касових операцій на підприємстві, визначити вузькі місця в організації їх обліку та можливі напрями порушень і помилок.  

Перший етап аудиту касових операцій передбачає проведення раптової ревізії каси з  повним поаркушним перерахунком усіх грошей та інших цінностей, що є в  касі підприємства (векселів, зобов'язань). При цьому слід скласти відомість інвентаризації каси та обов'язково зафіксувати результати раптової ревізії каси в робочих документах. Після цього аудитор має вивчити питання своєчасності проведення інвентаризації каси, наявності випадків раптових інвентаризацій кас керівництвом підприємства. Інвентаризацію каси слід проводити не менш як один раз на квартал у строки, встановлені керівником підприємства. [10] Раптові ревізії каси також необхідні і є важливим елементом внутрішньогосподарського контролю додержання касової дисципліни. Для цього вивчають накази керівника підприємства про проведення інвентаризації каси та визначення складу комісії, звіти інвентаризаційної комісії й інвентаризаційні відомості.  

Другим етапом є перевірка правильності заповнення касових документів та організації порядку ведення касових операцій. Насамперед перевіряють правильність заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів. Неприпустимі будь-які виправлення, закреслювання тощо. Прибуткові та видаткові касові ордери мають бути належно оформлені. Документи на видачу грошей повинен підписати керівник і головний бухгалтер підприємства або уповноважені ними особи. Прибуткові касові ордери й квитанції до них, а також видаткові касові ордери мають бути заповнені так, щоб забезпечувалося збереження цих записів протягом строку зберігання документів. Аудитор перевіряє наявність та порядок ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, обов'язково звіряє його дані із записали у Касовій книзі. Перевіряючи порядок ведення Касової книги, необхідно впевнитися, що підприємство має тільки одну Касову книгу, яка пронумерована, прошнурована та опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі має бути засвідчено підписами керівника і головного бухгалтера. Підчистки та невмотивовані виправлення в Касовій книзі заборонено.  

Перевірка операцій з видавання готівки з каси проводиться на третьому етапі аудиту. При цьому встановлюють, на які цілі підприємство отримувало й видавало готівку. Для цього вивчають корінці чекової книжки на отримання готівки, виписки банку. Після того як встановлено мету отримання готівки з розрахункового рахунку, перевіряють додержання її підприємством через вивчення касових документів (прибуткових і видаткових касових ордерів, касової книги) та бухгалтерських документів, які підтверджують використання готівки на зазначені цілі (авансові звіти, відомості на одержання заробітної плати, відомості). Велику увагу треба приділити операціям з видавання готівки для розрахунків з іншими підприємствами та з виплати заробітної плати з готівкової виручки або інших грошових надходжень підприємства. Насамперед це пов'язано з наявністю у підприємства податкової заборгованості (податкової картотеки на розрахунковому рахунку). При цьому залежно від строку, за який проводиться аудит, слід враховувати зміни в порядку ведення касових операцій.  

Четвертий етап передбачає перевірку повноти оприбуткування готівки в касі підприємства. Необхідно визначити, чи повністю й своєчасно підприємство оприбутковує готівку, яка надходить з різних джерел: за реалізовану продукцію (роботи, послуги); одержання грошей з розрахункового рахунку; невикористані підзвітні суми тощо. 3 цією метою аудитор звіряє дані прибуткових касових ордерів та Касової книги з: даними відомості реалізації продукції, відвантажувальних документів та податкових накладних; корінцями грошової чекової книжки підприємства та банківськими виписками, даними Журналу-ордеру № 1 та відомості до нього; авансовими звітами та Журналом-ордером № 7; відомостями на заробітну плату.