Облік грошових коштів

Дотримання ліміту касових залишків Касова книга Головний бухгалтер Щоденно  

Дотримання правил видачі авансів підзвітним особам в межах потреби Заява підзвітної особи про видачу авансу Бухгалтер по розрахунка Щоденно  

Своєчасність  оплати рахунків покупцями Виписка  із рахунку в банку Бухгалтер  по розрахунках  

Щоденно  

Своєчасність  оплати рахунків постачальників Об’яви банку Бухгалтер по розрахунках Щоденно  

Отже, як видно  із таблиці 2.3. в процесі організації  обліку грошових коштів, облік організовується  від складання планів організації  документації і до контролю за дотриманням  дисципліни ведення цих операцій.Тому організація обліку на підприємстві має дуже велике значення.  

Важливо також  в процесі організації бухгалтерського  обліку є розробка плану виконання облікових робіт, який складається із індивідуальних графіків які в свою чергу складаються головним бухгалтером для кожної посадової особи. У графіку перераховуються всі робочі операції з кола обов’язків цієї посадової особи, і зазначені точні строки виконання цих обов’язків.  

Так, наприклад, наведений нижче індивідуальний графік роботи касира фірми «Колоінвест» (табл.2.4.). В ньому визначений перелік робіт і строки їх виконання  

Індивідуальні графіки складають у двох примірниках, перший видають виконавцю, а другий залишається у головного бухгалтера.  

Таблиця 2.4. Індивідуальний графік роботи касира ПВТ фірми “Колоінвест” № Назва робіт Строк виконання  

1.  

Приймання та видання  готівки за оформленими прибутковими і видатковими касовими ордерами з попередньою перевіркою їх відповідно до робочих інструкцій про оформлення касових операцій  

 Щодня з  8.30 до 14.00  

2.  

Запис прибуткових  і видаткових касових ордерів  у касову книгу  

Негайно після здійснення кожної операції  

3.  

Проведення операцій в банку (одержання коштів за чеками, здавання касових надходжень, одержання  виписок із рахунків і т.д) Щодня з 14.00 до 16.00  

4.  

Здавання бухгалтеру по розрахунках одержаних у банках виписок і документів  

Негайно після повернення з банку  

5.  

Оформлення прибуткових  і видаткових касових ордерів, одержання  коштів за чеками та здавання надходжень у банк. Запис у касову книгу  

Негайно після повернення з банку  

6.  

Складання списків  депонентів по заробітній платі й  здавання їх бухгалтеру по заробітній платі  

До 9.30 четвертого дня після початку виплати  

7.  

Складання звіту  касира та здавання його головному  бухгалтеру  

Щодня о 17.00  

Індивідуальні графіки сприяють підвищенню відповідальності виконавців за доручену роботу, дають змогу раціональніше використовувати робочий час.  

Важливу роль також  відіграє план документації господарських  операцій, перш за все складають  перелік операцій, які необхідно  документувати на підприємстві, потім визначають якими документами будуть оформлюватимуться кожен вид господарських операцій, кількість примірників кожного документа та їх призначення, а також порядок складання кожного виду документа.  

Для здійснення розрахунків готівкою ПВТ Ф “Колоінвест” має касу. У касі фірми зберігається готівка, грошові документи, які є бланками суворого обліку (квитанції подорожніх листів автотранспорту, бланки довіреностей тощо). Керівник фірми забезпечив обладнання каси і належне зберігання цінностей у касі та при їх транспортуванні. Посадова матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею та прийманням грошей на “Колоінвест” називається касиром. На цю посаду працівник призначається наказом керівника підприємства. У відділі кадрів новопризначеного касира під розписку ознайомлюють з Порядком ведення касових операцій і укладають з ним договір про повну матеріальну відповідальність за збереженість всіх прийнятих ним цінностей (дод.В). На сьогодні готівковий обіг регулюється Порядком ведення касових операцій в національній валюті України [8]  

Під час здійснення касових операцій касир дотримується касової дисципліни  

У випадку необхідності фірма одержує готівку з власних  рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, зазначені у чеку на отримання готівки. Для одержання коштів у касу на виплату заробітної плати фірма складає касові заявки, в яких вони повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Хоча на сьогоднішній день, виплата заробітної плати здійснюється з отриманих за день прибутку від реалізації. Законодавством встановлені певні обмеження щодо використання готівки, яка надходить у касу (рис.2.1).  

Рис.2.1. Надходження  готівки в касу та можливості її використання.  

Усі вказівки щодо порядку складання документування операцій треба викласти письмово у  вигляді так званої робочої інструкції (дод.B), яка додається разом із зразком документа. Робочі інструкції мають вигляд текстової форми (у  вигляді тексту) і синоптичної  форми (у вигляді графічної системи) або її ще називають оперограмою (графіком операцій). Робочі інструкції вручаються всім виконавцям, а також в альбом форм первинних документів, що є матеріальним виявом плану документації господарських операцій.  

Отже, виходячи із вище вказаного видно, що на підприємстві до організації обліку і контролю грошових коштів підходять дуже серйозно  

Загальна схема  бухгалтерського обліку касових операцій на фірмі має такий вигляд (рис.2.2.)  
 
 

Рис.2.2. Загальна схема бухгалтерського обліку касових операцій  

 Облік руху грошей в касі фірми відображається в облікових регістрах – Журнал 1, Відомість 1.1. Щодо фінансової звітності , то це р.230, 240 форми №1 «Баланс», форма №3 «Звіт про рух грошових коштів», р.640 форми №5 «Примітки до річної фінансової звітності».  

Більшість взаєморозрахунків фірми «Колоінвест» здійснюється в безготівковій формі, відповідно і грошові кошти зберігаються в установах банку. Але повністю уникнути розрахунки готівкою неможливо, отже на підприємстві виникає потреба у чітко організованому обліку готівки.  

«Колоінвест»  має відкритим в банку лише один поточний рахунок, на якому іздійснюються  всі операції. При безготівкових розрахунках фірма використовує платіжні доручення.  

Платіжне доручення  – це доручення підприємства обслуговуючому його банку на перерахування визначеної суми із свого рахунку. Доручення складаються на бланках встановленої форми.  

Банки приймають  до виконання доручення протягом десяти календарних днів з дати його заповнення. Доручення приймається  банком до виконання тільки в сумі, яка може бути сплачена за наявними коштами на рахунку або за рахунок  кредиту. Доручення на перерахування коштів у доходи бюджетів і на відрахування платежів податкового характеру державних цільових фондів, включаючи відрахування на утримання доріг, приймаються банками незалежно від наявності коштів на рахунку клієнтів. У разі відсутності коштів доручення враховуються на окремому позабалансовому рахунку.  

Приватна виробничо-торгова  фірма «Колоінвест» може здійснювати  перекази коштів через підприємства зв’язку без обмеження суми за допомогою платіжних доручень, акцептованих банком на ім’я окремих громадян: пенсії, аліменти, заробітну плату, витрати на відрядження, авторський гонорар та інші платежі; підприємствам на виплату заробітної плати, за організований набір робітників, для заготівлі сільськогосподарської продукції у населених пунктах, де немає банків; для зарахування на рахунки у банках торгової виручки, податків та інших коштів.  

Розрахунки за допомогою платіжних доручень, акцептованих банком, можуть здійснюватися між філіями одного банку або при встановленні між юридичне незалежними банками кореспондентських відносин, в яких передбачена ця форма розрахунків. [40]  

При рівномірних і постійних поставках між постачальниками і покупцями розрахунки між ними можуть здійснюватись у порядку планових платежів на підставі договорів, угод з використанням у розрахунках платіжних доручень.  

Платіжні доручення  застосовуються фірмою для здійснення попередньої оплати за отримані товари, надані послуги, а також для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості суб’єктів господарської діяльності.  

Загальна організація  обліку грошових коштів на рахунку фірми «Колоінвест» в банку представлена на рис.2.3.  
 
 

 Рис. 2.3. Загальний  порядок обліку коштів на поточному рахунку фірми «Колоінвест» в банку  

 Основними  джерелами з надходження грошових  коштів на рахунок банку є  позики банку, готівка з каси, кошти цільового фінансування, дозоди  майбутніх періодів, доходи від  реалізації. Каналами видатків є  розрахунки з постачальниками  і підрядчиками, платежі до бюджету, перерахунки кредиторам.  

Правильна організація  обліку безготівкових розрахунків важлива і в тому аспекті, що дозволяє своєчасно проводити грошові розрахунки, тому що несвоєчасність розрахунків призводить до різних штрафів, санкцій і т.д.  

 РОЗДІЛ 3. Бухгалтерський  облік та аудит грошових коштів на ПВТФ “Колоінвест”.  

3.1. Документальне  оформлення руху грошових коштів.  

Розрахунки готівкою на фірмі «Колоінвест» проводяться  із застосуванням прибуткових (КО-1) та видаткових (КО-2) касових ордерів, касових і товарних чеків, (дод.Д) розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також з допомогою рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо  

Згідно чинного  законодавства на підставі Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про застосування електронно-контрольних касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчуванян та послуг” [3] фірма, як суб”єкт підприємницької діяльності, що здійснює операції з розрахунками в готівковій і безготівковій формі у сфері торгівлі застосовує реєстратори розрахункових операцій. Реєстратор розрахункових операцій - пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг).  

«Колоінвест»  застосовує реєстратори для здійснення розрахунків за продані товари. Документом, що підтверджує факт здійснення продажу є касовий чек. При проведенні реєстрації операції з продажу касир отримує від покупців гроші за товар, здійснює операцію закриття чека в РРО, роздруковує його і видає чек і здачу разом з товаром. Щодня касир в кіці робочого дня виконує денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам”яті (Z-звіт) та занесенням до фіскальної пам”яті реєстратора.  

На кожен РРО  заведено книгу обліку розрахункових операцій. Книга обліку розрахункових операцій - прошнурована і належним чином зареєстрована в органах державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). [3] Протягом дня касир при інкасації виторгу або для перевірки фактичної наявності грошей в РРО друкує Х-звіт.  

Щодо документообороту в обліку готівки, то первинними документами, які засвідчують факти здійснення господарських операцій є: прибуткові касові ордери; видаткові касові ордери; заявки на видачу грошей; платіжні відомості. Але є певна умова, у двох останніх документах є обов’язковим накладення на них штампа з реквізитами видаткового касового ордера.  

Документування  готівкових операцій на фірмі можна  показати схематично так, як це вказано  на рис. 3.1.  

 Рис.3.1. Загальна  схема документування готівкових  операцій на ПВТФ “Колоінвест”  

Усі прибуткові касові ордери і видаткові касові ордери до передачі в бухгалтерію, повинні бути зареєстровані в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Журнал відкривають окремо на видаткові і прибуткові касові ордери. Надходження і видача готівки відображається у Касовій книзі (КО-5) і відповідно у звіті касира, звідки залишки і обороти готівки переносять у журнал-ордер №1, а з нього в Головну книгу.