Инвентаризация

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № ИНВ-10) применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Данные граф 10, 11 применяются для выявления внутренних резервов и в системном бухгалтерском учете не отражаются. В случае выявления необоснованного перерасхода (графа 11) выявляются его причины и производятся соответствующие исправления в бухгалтерском учете.

Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № ИНВ-11) применяется при инвентаризации расходов будущих периодов. Составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующем счете, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем. На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17) применяется для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Сличительные ведомости (формы №№ ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22), Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23), Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-24), Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма № ИНВ-25), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) применяются для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии, а также регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (форма № ИНВ-24) и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма № ИНВ-25). Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).

Таким образом, организации любых организационно-правовых форм и видов деятельности в соответствии с бухгалтерским законодательством  обязаны проводить сплошную инвентаризацию имущества и обязательств перед составлением годового отчета. Для того, чтобы в ходе инвентаризации  решались поставленные задачи, в организации должна быть отработана технология проведения инвентаризации, соблюдены требования законодательства, исполнены необходимые процедуры. С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются к учету неучтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.

2. Методика проведения инвентаризации имущества и ее совершенствование

2.1. Порядок организации и проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов

Особенности организации и проведения инвентаризации рассматриваются на примере общества с ограниченной ответственностью «Автосила». ООО «Автосила» создано по решению его участников в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.93 г. Место нахождения исполнительного органа и место хранения документов Общества на момент его государственной регистрации; РТ, г. Набережные Челны, проспект Московский 52/24. Предметом деятельности ООО «Автосила» являются:

- розничная и оптовая торговля грузовыми, легковыми автомобилями, специальными транспортными средствами и запасными частями к ним;

- услуги по оформлению документации, счетов–справок при купле–продаже автотранспорта;

- комиссионная торговля;

- техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств;

- лизинговая деятельность;

- экспедиторские услуги;

- складские услуги;

- материально – техническое снабжение;

- посреднические услуги.

Бухгалтерский учет в ООО «Автосила» ведется по автоматизированной форме на базе программного продукта 1С: Предприятие 8.1. Для проведения инвентаризаций в ООО «Автосила» создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе трех человек: бухгалтера-материалиста, кладовщика и заведующего складом запасных частей.

До начала инвентаризации основных средств в ООО «Автосила» проверяется:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые ООО «Автосила» в аренду и на хранение. При отсутствии документов обеспечивается их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия ООО «Автосила» производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета ООО «Автосила» отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов в ООО «Автосила» производится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи ООО «Автосила» по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией ООО «Автосила» установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, то по соответствующим документам определяется сумма увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и приводятся в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи ООО «Автосила» индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации - изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений ООО «Автосила» и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения ООО «Автосила», инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия ООО «Автосила» составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств в ООО «Автосила» проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акты инвентаризации составляются в двух экземплярах и подписываются ответственными лицами комиссии ООО «Автосила» отдельно по каждому месту нахождения объектов и лицом, ответственным за сохранность объекта. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Инвентаризация завершается составлением протокола. В нем указываются сведения о выявленных недостачах или излишках, в том числе о причинах их возникновения, с указанием виновных лиц и мер, которые следует к ним применить. Протокол утверждает руководитель организации.

Для ввода в информационную базу ООО «Автосила» данных по инвентаризации предназначен документ «Инвентаризация основных средств» (рисунок 1).

Рис. 1. Заполнение документа «Инвентаризация основных средств»

ООО «Автосила» по состоянию на 01.09.2009 года

В табличную часть закладки «Основные средства» вводятся сведения об основных средствах ООО «Автосила». Сведения могут быть заполнены автоматически по данным учета (кнопкой «Заполнить»). На закладке «Дополнительно» бухгалтером ООО «Автосила» вводятся сведения о причинах проведения инвентаризации, а также о членах инвентаризационной комиссии. Из документа «Инвентаризация основных средств» бухгалтер ООО «Автосила» может распечатать следующие печатные формы:

- приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22);

- инвентаризационная ведомость (форма ИНВ-1);

- сличительная ведомость (форма ИНВ-18).

Данные документа «Инвентаризация ОС» в бухгалтерском и налоговом учете ООО «Автосила» не отражаются, но по результатам инвентаризации возможно проведение следующих операций:

- принятие к учету основных средств, по которым в результате инвентаризации выявлен излишек. Такие основные средства но правилам бухгалтерского учета подлежат оприходованию по текущей рыночной стоимости и отнесению на финансовые результаты ООО «Автосила» в качестве прочих доходов. Для этого необходимо использован, документ «Принятие к учету ОС» с видом операции «По результатам инвентаризации»;

- списание основных средств, по которым в результате инвентаризации выявлена недостача. Стоимость списываемых основных средств относится на виновных лиц ООО «Автосила». Если таковые не установлены либо во взыскании с них отказано судом, стоимость недостающих основных средств списывается на издержки производства и обращения. Для этого следует воспользоваться документом «Списание ОС»;

- изменение местонахождения основных средств, по которым в результате инвентаризации выявлена недостача в одном подразделении ООО «Автосила» и излишек в другом. Для этого нужно использовать документ «Перемещение ОС».

При инвентаризации нематериальных активов комиссия ООО «Автосила» проверяет:

- наличие документов, подтверждающих права ООО «Автосила» на их использование;

- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе ООО «Автосила».

Результаты инвентаризации отражают в описи нематериальных активов (форма N ИНВ-1а). Если же данные описи отличаются от данных бухгалтерского учета, составляют сличительную ведомость (форма N ИНВ-18). Для инвентаризационной описи предусмотрен типовой бланк. Опись составляют в 2 экземплярах: