Проведение инвентаризации

Проведение  инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

 Начнем  с определения. Инвентаризация  — это периодическая проверка  наличия имущества и обязательств, их состояния и оценки.

Как правило, она проводится с целью сверки фактического наличия имущества  и обязательств с данными бухгалтерского учета. Основными целями проводимой инвентаризации, как правило, являются:

выявление фактического наличия имущества;

выявление материально-производственных запасов, которые частично потеряли свое первоначальное качество;

сопоставление фактически имеющегося имущества с  учетными данными (выявление излишков и недостач), а также проверка полноты и правильности отражения  в учете стоимости материально-производственных запасов;

проверка  правильности и полноты отражения  в кассовой книге сумм наличных денежных средств в кассе;

проверка  правильности учета дебиторской  и кредиторской задолженности.

Инвентаризация  — это довольно сложный процесс. Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными только в  том случае, если соблюдена процедура  ее проведения.

О том, как проводить инвентаризацию и  как правильно оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Следует заметить, что инвентаризация имущества  проводится по месту нахождения этого  имущества.

Перед проведением инвентаризации, то есть сразу после принятия решения, создается  специальная инвентаризационная комиссия, которая и будет заниматься инвентаризацией. Комиссия может создаваться для  каждой инвентаризации или назначаться  на определенный период, например, для  проведения всех плановых инвентаризаций в течение года. Важно помнить  о том, что, если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Процедура проведения инвентаризации делится  на несколько этапов. Этап первый —  подготовительный. Этот этап включает:

определение даты проведения и перечня объектов инвентаризуемого имущества;

подготовку  приказа о проведении инвентаризации и вручение его членам инвентаризационной комиссии;

получение расписок от материально ответственных  лиц и пр.

На втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

Третий  этап — это сопоставление данных инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных  документов. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины  расхождений.

И, наконец, заключительный этап — оформление результатов инвентаризации. На этом этапе учетные данные приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, а также принимаются управленческие решения по этому поводу.

Теперь  остановимся кратко на каждом из указанных  этапов, а также расскажем о  создании инвентаризационной комиссии.

Руководитель  организации своим приказом утверждает персональный состав комиссии, в который  включаются представители администрации  организации, работники бухгалтерской  службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

Инвентаризационная  комиссия проводит пересчет ценностей  и денежных средств в местах хранения и производства. Совместно с бухгалтерией предприятия она может участвовать  в определении результатов инвентаризации. Она имеет право разрабатывать  предложения по зачету недостач и  излишков по пересортице, а также  по списанию недостач в пределах естественной убыли.

Кроме того, члены инвентаризационной комиссии могут вносить предложения по вопросам совершенствования процедуры  приема, хранения и отпуска ТМЦ, если это необходимо. Также они вправе поставить вопрос о реализации неиспользуемых материальных ценностей.

Это все  о правах инвентаризационной комиссии, расскажем и об обязанностях. Члены  инвентаризационной комиссии несут  ответственность:

за своевременность  и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с  приказом руководителя предприятия;

полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых  основных средств, ТМЦ, денежных средств  и средств в расчетах;

правильность  указания в описи отличительных  признаков ТМЦ (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены;

правильность  и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с  установленным порядком.

При внесении в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей  с целью сокрытия недостач и растрат  или излишков члены комиссии привлекаются к ответственности.

К началу инвентаризации должны быть произведены  соответствующие записи в карточках (книгах) складского учета и выведены остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с отметкой «До инвентаризации на определенную дату». Это служит бухгалтерии  основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время  инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей  должны быть прекращены, так как  остатки уже зафиксированы. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после ее проведения.

Материально ответственные лица дают расписки. В них должно быть указано, что  к началу инвентаризации все документы  на имущество сданы в бухгалтерию  или переданы комиссии и все поступившие  ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Может возникнуть ситуация, когда впоследствии выяснится, что часть имевшихся  на начало инвентаризации документов, связанных с движением товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного  имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию. Следовательно, эти документы не были учтены при  расчете остатков инвентаризуемых  ценностей и обязательств. Заметим, что расписку материально ответственные  лица перед началом инвентаризации дают в любом случае.

В этой ситуации у виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно  проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснениями приобщаются  к материалам инвентаризации и учитываются  при выявлении ее результатов  на общих основаниях. Никаких специальных  санкций за подобные нарушения действующим  законодательством не установлено. Однако руководство может применить  к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или  ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации.

Обязанность руководства — создать все  условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия  имущества в установленные сроки. Для этого комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перемещения  и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

При инвентаризации имущества проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. Это  значит, что пересчитываются абсолютно  все ценности. Фактическое наличие  имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных  лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 для каждого вида ТМЦ. В них заносятся сведения о  фактическом наличии имущества.

Инвентаризационные  описи и акты являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе — наиболее полно и точно  внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах. Только при этом условии можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации.

Описи и акты составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

Инвентаризационные  описи можно заполнять как  вручную, так и с использованием средств компьютерной техники. В  любом случае они должны быть заполнены  четко и ясно, без помарок и  подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные  лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения  исправить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах  описи в соответствии с правилами  бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней проставляется  правильная. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует  прочеркивать.

Наименования  имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей определяется в установленных  единицах измерения.

ТМЦ заносятся  в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикул, сорт и т. д.).

Если  инвентаризационная опись или акт  составляются на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы  и скреплены таким образом, чтобы  исключить возможность замены одной  или нескольких из них.

В конце  каждой страницы описи следует прописью указать число порядковых номеров  материальных ценностей на странице (прописью) и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность  внесения в составленный документ несанкционированных  изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней  странице описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. А  затем проставляются подписи  всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных  лиц.

Кроме того, в конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии. Также  в расписке делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

После проведения описи имущества инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, затем уже бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех приведенных подсчетов.

Для отражения  результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов и  товарно-материальных ценностей, по которым  выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости  по формам ИНВ-18 и ИНВ-19, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Фактические остатки материальных ценностей  следует сверять с данными  бухгалтерского учета.

Сличительная  ведомость должна быть в двух экземплярах: первый хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.