Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов

Основными целями инвентаризации расчетов являются выявление наличия дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности (в том числе кредитов и займов). Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Наиболее целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведение инвентаризации расчетов в первую очередь с покупателями и поставщиками. Сроки и периодичность проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике.

Следует обратить внимание, что для организаций, создавших резерв по сомнительным долгам, проведение инвентаризации дебиторской задолженности является обязательным каждый отчетный период.

При инвентаризации проверяются расчеты с:

- банками по кредитам;

- бюджетом и внебюджетными фондами;

- покупателями и поставщиками;

- работниками, в том числе с подотчетными лицами;

- другими дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации расчетов с банками инвентаризационная комиссия проверяет:

1) наличие и содержание основных банковских документов (в том числе первичных): кредитный договор, в котором должна быть указана стоимость всех банковских услуг, связанных с предоставленным кредитом, банковские выписки по ссудному счету организации, платежные поручения, банковские справки по расчетам процентов за пользование кредитом;

2) правильность сумм, списанных в оплату процентов и банковских услуг;

3) данные счетов 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", т.е. проверяется правильность отражения в бухгалтерском учете сумм полученных кредитов, процентов по ним, а также сумм, направленных на погашение кредитов.

Отражаемые в учете и отчетности суммы по расчетам с банками должны быть согласованы с соответствующими кредитными организациями и тождественны в обязательном порядке. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, далее - Положение).

Проверка расчетов с бюджетом по налогам и сборам
и внебюджетными фондами по взносам

При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами комиссия должна установить правильность расчетов с налоговыми органами. Для этого необходимо:

1) сверить учетные данные счетов 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" с суммами налогов, исчисленных в налоговых декларациях, а также с суммами, перечисленными в оплату налогов и сборов, в том числе:

по НДС - проверить соответствие данных деклараций с соответствующими показателями книг продаж и покупок, по дебету и кредиту счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", по дебету и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", по кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" по объему оплаченной реализации (при проверке особое внимание следует уделить факту включения в книги покупок и продаж данных только по полностью заполненным и правильно оформленным счетам-фактурам);

по налогу на имущество - проверить соответствие данных, указанных в декларации, данным счетов 01 "Основные средства" и 03 "Доходные вложения в материальные ценности";

по налогу на прибыль - проверить соответствие данных декларации показателям ф. N 2 "Отчет о прибылях и убытках", за исключением расходов (доходов), не учитываемых при налогообложении, по которым учет ведется нарастающим итогом;

по ЕСН - проверить соответствие налоговой базы, указанной в разделе 2 декларации по ЕСН, данным по расчетам с персоналом (счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда");

по НДФЛ - проверить наличие ф. N 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц", которые должны вестись на каждого сотрудника и лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, и ф. N 2-НДФЛ (Справка о доходах физического лица, составляемая на основании ф. N 1-НДФЛ);

2) проверить наличие актов сверки расчетов организации с бюджетом и всеми внебюджетными фондами - Пенсионным фондом РФ, Фондом обязательного медицинского страхования РФ и Фондом обязательного социального страхования РФ, а также соответствие содержания этих актов данным счетов 68 и 69.

Приказом ФНС России от 04.04.05 N САЭ-3-01/138@ утверждены акты сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом: ф. N 23 (полная) и ф. N 23-а (краткая).

Приказом ФНС России от 23.05.05 N ММ-3-19/206@ утверждена справка об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций.

Этими же приказами утверждены Методические указания по заполнению соответствующих форм.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация должна получить в налоговой инспекции акт по ф. N 23-а (краткая). Ежеквартально этот акт получают крупнейшие налогоплательщики. Также в обязательном порядке он выдается по инициативе налогоплательщика и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если налогоплательщик не согласен с показателями акта по ф. N 23-а (краткая), то проводится повторная сверка с налоговым органом. В этом случае налоговый орган составляет акт по ф. N 23 (полная), в котором приводятся данные налогового органа (гр. 2), данные налогоплательщика (гр. 3) и расхождения между этими данными (гр. 4).

Следует обратить внимание, что отражаемые в бухгалтерском учете и отчетности суммы по расчетам с бюджетом должны быть согласованы с налоговыми органами и тождественны в обязательном порядке. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается (п. 74 Положения).

Проверка расчетов с покупателями и поставщиками

При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности. Для этого необходимо сверить учетные данные счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" с данными актов сверки взаиморасчетов с контрагентами (по согласованию сторон акт сверки составляется организацией или ее контрагентом: поставщиком, покупателем, арендодателем, арендатором и др.), т.е. с каждым дебитором и кредитором.

Форма акта сверки взаиморасчетов не является унифицированным первичным документом, поэтому организации должны их разрабатывать самостоятельно и утверждать в учетной политике. При разработке формы акта организация должна определить, будет ли каждый акт относиться к сверке взаимозачетов по одному договору или же в акте возможно объединить расчеты по нескольким договорам с контрагентом (дебитором или кредитором).

Акты сверок с контрагентами составляются в двух экземплярах, один из которых регистрируют в специальном журнале и хранят для контроля своевременности и полноты возврата задолженности. Второй экземпляр отправляется контрагенту для согласования. В момент получения ответа (подтверждения контрагентом акта сверки либо возражения к нему) в указанном журнале по строке регистрации акта сверки в соответствующей графе делается отметка о результатах согласования данных сверки с этим контрагентом (например, признание долга полностью, признание долга частично, отказ признать задолженность, отсутствие ответа).

Выявленные по итогам сверки расхождения рассматриваются и по ним принимается соответствующее решение. Если требования кредитора (должника) обоснованы, то в бухгалтерском учете организации должны быть оформлены корректирующие записи, посредством которых суммы задолженности станут реальными.

Организациям, создающим резерв по сомнительным долгам, также необходимо проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами. Именно по ее результатам устанавливается задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, т.е. сомнительная задолженность.

Проверка расчетов с работниками, в том числе с подотчетными лицами

При инвентаризации расчетов с работниками комиссия должна установить правильность и обоснованность:

1) расчетов с персоналом по оплате труда. Для этого проверяется правильность отражения задолженности перед работниками на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При этом следует выявить суммы заработной платы, не выплаченные работникам в срок (из-за их неявки) и незадепонированные, а также суммы и причины возникновения переплат работникам;

2) остатка по субсчету "Расчеты по депонированным суммам" счета 76 "Расчеты с разными дебитора ми и кредиторами". Для этого проверяется соответствие остатка по этому счету суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников, по карточкам депонентов, кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности;

3) расчетов с подотчетными лицами. Комиссия проверяет правильность оформления авансовых отче тов работников (в том числе наличие оправдательных документов по израсходованным средствам, особенно при расчетах банковскими картами), производится сверка учетных данных счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и авансовых отчетов в части суммы данных (как наличными деньгами, так и путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица), израсходованных и возвращенных средств по каждому подотчетному лицу, а также целевое использование подотчетных сумм (кроме этого, комиссия должна установить остатки задолженности по подотчетным суммам).

Документальное оформление результатов инвентаризации расчетов

Результаты инвентаризации расчетов с контрагентами и персоналом организации сводятся в один акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. N ИНВ-17).

Он составляется на основании актов сверки и справки о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение к ф. N ИНВ-17) в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

Образец ф. N ИНВ-17 приведен в приложении 23 к постановлению Госкомстата России от 18.08.98 N 88. В акте указывают:

- в гр. 2 - счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

- суммы задолженности, согласованные и не согласованные*(1) с дебиторами (кредиторами);

- суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности, при этом исковая давность по требованиям, связанным с имущественным страхованием, составляет два года, а по требованиям, связанным с перевозкой груза, - один год).

Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

Учет инвентаризационных расхождений

Результаты инвентаризации расчетов рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. При этом в задачи комиссии входит выявление причин, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, кроме этого комиссия должна предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации. Ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, руководитель организации издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактической суммой задолженности (дебиторской и кредиторской) и соответствующими данными бухгалтерского учета отражаются в порядке, предусмотренном действующими нормативными документами.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.