Дебиторская и кредиторская задолженность

 

В ООО «Деметра»  автоматизированная  форма  учёта (программа  «1С-Бухгалтерия»).

Аналитический  учёт  по  счёту  60  ведётся  по  каждому  предъявленному  счёту, расчеты  в  порядке  плановых  платежей отражаются  по  каждому  поставщику. Построение  аналитического  учёта  должно  обеспечивать  получение  данных  о  задолженности  поставщику: по  расчётным  документам, срок  оплаты  которых  не  наступил; по  неоплаченным  в  срок  расчётным  документам; по  неотфактурованным  поставкам; авансам  выданным; по  выданным  векселям, срок  оплаты  которых  не  наступил; по  краткосрочным  векселям; по  полученному  коммерческому  кредиту  и  др.

В    ООО «Деметра»    осуществляется    автоматизированный    учёт,   где составляются  машинограммы - журнал-ордер, оборотная  ведомость   по  итоговым  данным  которых  делаются  записи  в  Главную  книгу.

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Учет расчетов с покупателями  и заказчиками

 

 

 

Четкая организация расчетов с покупателями и заказчиками оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Не поступление или несвоевременное поступление выручки нарушает ритмичность хозяйственной деятельности. Возникают  дебиторские задолженности, часто влекущие за собой финансовые потери и разрушения установившихся партнерских связей.

Покупателями и заказчиками являются юридические и физические лица, приобретающие товары (работы, услуги) оптом.

Клиентами ООО «Деметра» являются как физические лица, также организации. С каждой организацией заключен договор, который регулирует отношения сторон.

Договоры заключены на разные сроки, в основном на год, но по некоторым производится пролонгация.

После передачи товара, у них возникают обязательства по отношению к ООО «Деметра», которые выражаются в дебиторской задолженности.

Вся дебиторская задолженность формируется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На сумму купленного товара покупателям выписываются платежные документы: счет-фактура. Все платежные  документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством, иметь все необходимые реквизиты в соответствии с Постановлением «Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

В  счёте-фактуре   при  реализации  товаров  (работ, услуг)  указывается  цена  (тариф)  за  единицу  измерения  и  стоимость  всего  количества  товара (услуги)  с  учётом  НДС, ставка  НДС. В  счёте-фактуре  должен  быть  указан  порядковый  номер. На  выписанные  счета  ведутся  журналы  учёта  счетов-фактур  и  книга  продаж  для  учёта  НДС. Регистрация  составленных  счетов-фактур  в  книге  продаж  производится  сразу  на  всю  сумму    отгрузки  по  этим  счетам-фактурам.

При  наличии  большого  количества  клиентов   допускается  составление  счетов-фактур, ведения  книги  продаж  с  использованием  компьютера.

При получении товара, покупатель обязан проверить количество и качество приобретаемого товара, его соответствие документам. При получении обязательно наличие доверенности от покупателя, которая не должна иметь исправлений и помарок.

Покупатель производит оплату за товар с соблюдением порядка и форм расчетов, предусмотренных в договоре. Если соглашением сторон порядок и форма расчетов не определены, то они  производятся платежными поручениями.

Оплата может проводиться в наличной и безналичной форме. При оплате за наличный расчет, при приеме денежных средств от покупателей, выписывается приходный кассовый ордер и оформляется запись:

Д 50   К 62/2.

Если оплата производится путем перечисления задолженности покупателем через банк, то составляется проводка:

Д 51  К62/2.

При  расчётах  с  клиентами  могут  применяться  авансовые  платежи. Суммы  полученных  авансов  и  предварительной  оплаты  учитываются  на  счёте  62  обособленно.

В  подтверждение  своих  намерений  по  своевременному  расчёту  с  кредиторами  предприниматели  могут  перечислять  авансы  в  счёт  предстоящих   обязательств. Их  получение  отражается  в  учёте записью:  

Д  50,51, др.  К  62  субсчёт  «Расчёты  по  авансам полученным»    на всю  сумму, указанную  в  документах  по  полученным  авансам.  

В  ООО «Деметра»  поступают  авансовые  платежи  от клиентов, но  они  не  учитываются  и  не  выделяются  отдельно, а  проходят  как  обыкновенный  платёж  за  поставку  товара (услуги).

С  полученных  сумм  аванса  организации  начисляют  НДС, который  подлежит  взносу  в  бюджет  (Д  62  К  68).

При    выполнении обязательств полученные   суммы      аванса засчитывают  в  уменьшение  задолженности  покупателей  и  заказчиков  и  относят  в  Д  62/1  и  К  62/2.  При  этом  на  сумму  НДС, ранее  начисленную по  полученным  авансам, делают  восстановительную  запись  (Д  68  К  62).

Невостребованные  авансы  списывают  с  Д  62  в  К 91.

Прекращение обязательств с покупателями и заказчиками (помимо надлежащего исполнения) как и при расчете с поставщиками и подрядчиками, осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом РФ по основаниям: при зачете взаимных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридического лица.

Бывают     ситуации,     когда    возникают    взаимные    обязательства.   В основном они появляются при расчетах с предприятиями коммунальной сферы, которые оказывают услуги ООО «Деметра». В данном случае эти предприятия могут приобрести наш товар в счет оплаты предлагают провести зачет услугами, которые осуществляют.

Так   как   все   расчеты   с  поставщиками  услуг  учитывают  на  счете  76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», то составляют записи:

Д 62/2        К 90/1.1   реализованы товары;

Д 41,10/01     К 76       отражены приобретенные товары (услуги);

Д 76           К62/2      зачет взаимных требований.

При данной операции необходимо наличие письма от предприятия, с которым производится взаиморасчет, подписанного руководителем и главным бухгалтером с прошением провести зачет взаимных требований, должны быть приложены      счета-фактуры,      которые       подтверждают    оказание     услуг предприятию.

Отпуск товара (услуг) производится с использованием ККМ. При частичной оплате за услуги производится запись: Д 50  К 76.

В случае несоответствия товара (услуги), полученного от поставщика по каким-либо параметрам, согласно договору (брак, нетоварный вид, другие причины), не всегда составляется претензия, иногда оформляют как возврат товара. Оформляется он так же, как и обычная реализация товара, кредитуется счет 90 «Продажи» и дебетуется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Впоследствии с целью уменьшения  задолженности перед поставщиком, производят зачет требований:

Д 60    К 62/2.

При  расчётах  с  покупателями  и  заказчиками  могут  возникать  претензии, как  и  при  расчёте  с  поставщиками  и  заказчиками. Покупатель  может  предъявить  к  организации  претензию  по  полученному  товару. Составляется  акт  на  претензию  и  представляется  организации  с  предъявлением  документов, подтверждающих  факты  недостачи, боя, брака  и  т.д.  Претензия  отражается  на  счёте  76  «Расчёты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами», субсчёт  «Расчёты  по  претензиям». Составляют  запись:

Д  62  К  76/2.

После   рассмотрения   претензии,  её  закрывают  по  дебету  счёта  76/2  и кредиту  счёта  51  (если  организация  перечисляет  сумму  претензии), 10,41 (если  производит  отпуск  материалов, товаров  на  сумму  недостачи)  и  т.д.

Особое значение имеет управление дебиторской задолженностью, поскольку она ведет к прямому отвлечению денежных средств из оборота. Поэтому предприятию необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

Можно использовать ряд способов предотвращения неоправданного роста дебиторской задолженности, возврата долгов и снижения потерь при их невозврате:

• избегать      дебиторов     с     высоким     риском     неоплаты,     например, испытывающие финансовые трудности;
• периодически пересматривать предельную сумму отпуска товаров в долг исходя из финансового положения покупателей и своего собственного;
• определить срок просроченных платежей на счетах дебиторов, сравнить этот срок с показателями прошлых лет

Управлять дебиторской задолженностью можно путем стимулирования предпринимателей за досрочную оплату счетов, сделать это можно путем предоставления скидки, если платеж осуществлялся ранее договорного срока.

Выигрыш предприятия  в данном  случае будет состоять в том, что получив выручку ранее обусловленного срока, он, используя ее в денежном обороте, возмещает предоставленную скидку, что положительно сказывается на результатах деятельности предприятия, так как приводит к сокращению задолженности покупателей.

Для ведения учета по счету 62 можно  составить журнал хозяйственный операций в виде таблицы 6  за февраль 2011 года по покупателям ООО «Деметра»

Таблица 6 - Журнал хозяйственных операций по ООО «Деметра» за февраль 2011года, счет 62

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Сумма (руб)	Корреспонденция счетов		Первичные документы
			Дт	Кт
1	Реализация товара ООО Кафе "ШАТО"	3111,64	62.1	90.1	Накладная 112 от 03.02.2011
2	Реализация товара ООО Лана	2473,00	62.1	90.1	Накладная 113 от 04.02.2011
3	Реализация товара ИП Черниенко А.Ю.	172120,00	62.1	90.1	Накладная 114от 06.02.2011
4	Поступило за товар ООО Лето	20000,00	51	62.1	Счет № 38 от 06.02.2011
5	Поступило за товар ООО Кафе "ШАТО"	3111,64	51	62.1	Счет 41 от 03.02.2011
6	Реализация товара ООО Кафе "ШАТО"	78912,00	62.1	90.1	Накладная 115 от 07.02.2011
7	Реализация товара ООО Коллекция пива	54123,00	62.1	90.1	Накладная 116 от 07.02.2011
8	Реализация товара ООО Коралл	13974,00	62.1	90.1	Накладная 117 от 10.02.2011
9	Поступило за товар ИП Черниенко А.Ю.	172120,00	51	62.1	Счет 43 от 06.01.2011
10	Реализация товара ИП Тарасов С.С.	5690,12	62.1	90.1	Накладная 118 от 13.02.2011
11	Реализация товара ООО Кормчий	38700,00	62.1	90.1	Накладная 119 от 13.02.2011
12	Реализация товара ООО Кортеz	20178,39	62.1	90.1	Накладная 120 от 14.02.2011
13	Поступило за товар ООО Коллекция пива	54123,00	51	62.1	Счет 44 от 07.02.2011
14	Реализация товара ООО ТПК Италмас	6077,50	62.1	90.1	Накладная 121 от 17.02.2011
15	Поступило за товар ООО Лана	2473,00	51	62.1	Счет 42 от 04.02.2011
Продолжение таблицы 6
16	Реализация товара ООО КОШ	98670,34	62.1	90.1	Накладная 122 от 20.02.2011
17	Поступило за товар ООО Коралл	13974,00	51	62.1	Счет 45 от 10.02.2011
18	Реализация товара ООО КроС	67900,84	62.1	90.1	Накладная 123 от 21.02.2011
19	Реализация товара ИП Рогозина О.В.	285006,00	62.1	90.1	Накладная 124 от 24.02.2011
20	Реализация товара ИП Галечян П.С.	139487,54	62.1	90.1	Накладная 125 от 28.02.2011
21	Проведен зачет взаимных требований с ООО ТПК Италмас	6077,50	60.1	62.1	Взаимозачет №4 от 29.02.2011

 

 

 

2.4 Синтетический и аналитический  учет расчетов с покупателями  и заказчиками

 

 

 

По способу группирования и обобщения учетных данных бухгалтерские счета подразделяются на синтетические и аналитические.

Синтетические счета – это балансовые счета, обобщающие учет хозяйственной деятельности предприятия. Синтетические счета предназначены для учета  информации в обобщенном виде и в денежном измерителе. Учет наличия и изменений совокупности экономически однородных хозяйственных средств и источников их образования в денежном измерителе называется синтетическим учетом. Учет на синтетических счетах используют при заполнении Баланса предприятия в соответствующих форм отчетности.

Для деятельной характеристики объектов бухгалтерского учета используются аналитические счета, в которых, кроме стоимостного (денежного) измерителя, используются натуральные и трудовые измерители. Учет наличия и изменений отдельных видов и объектов хозяйственных средств, а также источников их образования с использованием различных измерителей называются аналитическим счетом.

Между синтетическим и аналитическим счетами существует неразрывная связь, т.е. на аналитических счетах отражаются те же изменения, что и на синтетических, но более подробно; значения дебета и кредита каждого аналитического счета те же, что и синтетического: сумма сальдо, сумма оборотов по дебету, сумма оборотов на кредите всех аналитических счетов данной группы соответственно равняются сальдо, обороту на дебете и обороту на кредите синтетического счета. Поэтому общие итоги записей на аналитических счетах должны соответствовать суммам, записанным на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции записываются на синтетических и аналитических счетах бухгалтерского учета с использованием метода двойной записи, т.е. каждая операция одновременно записываются на двух взаимосвязанных бухгалтерских счетах в одной и той же сумме – по дебету одного счета и одновременно по кредиту другого. Эти записи позволяют достичь равенства  Актива и Пассива бухгалтерского Баланса.

С помощью двойной записи хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета обеспечивается контроль, поскольку каждая операция в одинаковой сумме отражается по дебету одного и кредиту другого бухгалтерского счетов, чем и достигается равенство итогов записей по дебету счетов итогам  записей по кредиту счетов.

Учёт  расчетов  с  покупателями  и  заказчиками  ведётся  на  счёте  62  «Расчёты  с  покупателями  и  заказчиками», счёт  активно-пассивный, может  отражаться  как  в  активе, так  и  в  пассиве  баланса. По  дебету  счёта  отражается  отпуск  товаров, работ, услуг  покупателям  и  заказчикам, по  кредиту  счёта  отражается  оплата  за  товар  (работы, услуги).