Автоматизированная система бухгалтерского учета Министерства здравоохранения Республики Тыва

Как видно из данных таблицы наибольшие расходы были в учреждениях г. Кызыла - 52.47%, то есть  более половины всех расходов учреждений здравоохранения. Это является характеризует наличие в г. Кызыле большинства лечебно-профилактических учреждений. По 5% расходов распределяются на Улуг-Хемский и Барун-Хемчикский кожууны. Остальные учреждений занимают менее 4% от общей суммы расходов.

Глава 2. Организация учета

2.1. Основные цели и задачи учета.

Являясь одной из функций управления, бухгалтерский учет решает следующие важнейшие задачи: предоставление информации для научного планирования и повышения эффективности работы, контроль за выполнением сметы расходов учреждений, соблюдением режима экономии, охрана всех видов собственности, обеспечение информацией для внедрения и повышения эффективности работы, выявление резервов повышения эффективности и качества работы.

Посредством учетной информации осуществляется контроль за мерой труда и мерой потребления, определяется объем выполненной работы и причитающаяся каждому работнику оплата в соответствии с количеством и качеством затраченного труда.

Для организации систематического и действенного контроля за выполнением сметы расходов необходима надежная учетная информация о состоянии хозяйственной деятельности. Контроль неразрывно связан с учетом и практически не отделим от него. Отсутствие учетной информации может привести к отрыву органов управления от реальной практики.

Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей. [13. с.7 ]

По данным учета выявляются резервы повышения эффективности работы учреждений. Используя его данные, определяются возможности улучшения качества работы, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, устанавливаются причины нерационального их использования и намечаются пути устранения недостатков и улучшения качества работы.

Бухгалтерский учет в учреждениях здравоохранения осуществляет бухгалтерия, которая является отдельным структурным подразделением. В ее обязанности входит:

            обеспечение правильной организации бухгалтерского учета в соответствии с инструкцией и отдельными указаниями;

            осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;

            контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей;

            своевременное финансирование учреждений, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет расходов и правильной постановкой бухгалтерского учета;

            учет доходов и расходов по сметам специальных средств и учет операций по другим внебюджетным средствам;

            начисление и выплата в срок заработной платы рабочим и служащим, стипендий учащимся учебных заведений;

            своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;

            участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное определение результатом инвентаризации и отражение их в учете;

            проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на ответственном хранении;

            широкое применение современных средств вычислительной техники при выполнении учетно-вычислительных работ;

            составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;

            составление и согласование с руководителями учреждений (при отсутствии плановых отделов или других аналогичных структурных подразделений) смет расходов и расчетов к ним;

            осуществление контроля за сохранностью средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;

            систематизированный учет положений, инструкций, методических указаний по вопросам учета и отчетности, других нормативных документов, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;

            хранение бухгалтерских документов, регистров учета, машинограмм, смет расходов, расчетов к ним, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке.

Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями, создаваемыми при министерствах, ведомствах, а также при центральных городских и районных больницах и других учреждениях.

Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

2.2. Форма учета.

Учет в учреждениях здравоохранения осуществляется на основании инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях состоящих на бюджете. Данный документ содержит план счетов состоящий из 15 разделов, 32 счетов, 140 субсчетов и 13 забалансовых счетов. Счета нумеруются двузначными цифрами, субсчета трехзначными (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 28).

Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Министерства и ведомства Российской Федерации в отдельных случаях могут разрешать учреждениям вести бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме при наличии разработанных и согласованных с Министерством финансов Российской Федерации указаний.[13. с. 6].

Представление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Если учет ведется централизованной бухгалтерией, этот график утверждается руководителем учреждения, при котором создана бухгалтерия. Выписки из графика документооборота о сроках представления документов в бухгалтерию, вручаются материально ответственным и другим должностным лицам.

Все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, подписываются руководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или заменяющим его лицом.  Право первой подписи может быть также предоставлено начальникам управлений и самостоятельных отделом министерств и ведомств, по письменному распоряжению руководителя.

В централизованных бухгалтериях банковские документы, расходные кассовые документы и платежные ведомости на выдачу заработной платы и другим выплатам подписываются руководителями учреждения, или другим заменяющим его лицом, и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, Документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, строительных материалов, изделий медицинского назначения, медикаментов и других ценностей, а также документы по расчетным и кредитным операциям учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.

Документы считаются недействительными и не принимаются к исполнению если на них нет подписи главного бухгалтера или заменяющего его лица. Если на приходных кассовых ордерах нет подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира, они также считаются недействительными.

Первичные документы должны быть надлежащее оформлены, они являются основанием для отражение записей в учетных регистрах, и оформления бухгалтерских проводок. Первичные документы могут быть разовые, то есть для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для оформления ряда однородных хозяйственных операций за определенный период. Первичные документы составляются в момент совершения операции, если это невозможно то сразу после ее окончания, и должны содержать достоверные данные.

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:

1. наименование документа,

2. код формы,

3. дату составления,

4. содержание хозяйственной операции,

5. измерители в количественном и стоимостном выражении,

6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,

7. личные подписи и их расшифровки.

В некоторых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, другие дополнительные реквизиты. Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркивают.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно проверяются как по форме, так и по содержанию. Эти документы должны быть полностью и правильно оформления, должны иметь все необходимые реквизиты, должны быть логическая увязка отдельных показателей.

Лица, создавшие и подписавшие первичные документы несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных, за своевременное и доброкачественное составление.

Обязательному гашению штампом или надписью от руки: “Поручено” или “Оплачено”, подлежат все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, с указанием даты.

Принятые к учету документы, после проверки, систематизируются по датам совершения операций, в хронологическом порядке и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие номера:

мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям ф. 381;

мемориальный ордер 2 - накопительная ведомость по движению средств на бюджетных текущих счетах ф.381;

мемориальный ордер 3 - накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам ф.381;

мемориальный ордер 4 - накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек ф.323;

мемориальный ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям ф.405;

мемориальный ордер 6 - накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями ф.408;

мемориальный ордер 7 - накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей ф.408;

мемориальный ордер 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами ф.386;

мемориальный ордер 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств ф.438;

мемориальный ордер 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф.438;

мемориальный ордер 11 - свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф.398;

мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф.411;

мемориальный ордер 13 - накопительная ведомость по расходу материалов ф.396;

мемориальный ордер 14 - накопительная ведомость начисления доходов по специальным средствам ф.409;

мемориальный ордер 15 - свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей ф. 406;

По остальным операциям и по операциям “Сторно” составляются отдельные мемориальные ордера ф. 274, которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности. Эти ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня, по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или нескольких субсчетов, или по кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.

Основные виды бухгалтерских проводок представлены в Инструкции по бухгалтерскому учету (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 28).

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или заменяющим его лицом и исполнителем, при централизации учета - кроме этого и руководителем группы учета.

В книге “Журнал-главная” ф. 308 регистрируются все мемориальные ордера. Учет ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.

В соответствии с заключительным балансом за истекший год открывается книга “Журнал-главная” с записями сумм остатков на начало года. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров. Суммы мемориального ордера записывается сначала в графу “Сумма по ордеру”, а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы “Сумма по ордеру”. Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производится в следующем порядке: обнаруженная ошибка за данный отчетный период  до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста ток, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывается над зачеркнутым исправленный текст и сумма, одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка “Исправлено”; если ошибка обнаружена до момента представления бухгалтерского баланса, и вызвана ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу “Красное сторно”; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях, за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные мемориальные ордера, помимо обычных реквизитов, должны иметь ссылку на номер и дату мемориального ордера, исправляемого данным ордером.