Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Деловой Портал»

На проверяемом  предприятии штатное расписание имеется (Приложение 4). Проверив соответствие подотчетных лиц штатному расписанию, делаем вывод, что на предприятии ООО «Деловой Портал» выдача денежных средств под отчет производится в соответствии с Законодательством РФ, только тем лицам, которые прописаны в штатном расписании. Нарушений по данному пункту не выявлено.

4. Произведем проверку наличия приказов о направлении работников в командировку.

На предприятии  ООО «Деловой Портал» имеется  Приказ о направлении работников в командировку (Приложение 5).  На основании приказа составлена служебная  записка (Приложение 6). Приказ и служебная записка составлены в соответствии с Законодательством РФ. Нарушений по данному пункту не выявлено.

5. Произведем аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами на основании программы аудиторской проверки, заполнив следующие таблицы:

Таблица 1.2.1 - Форма программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

№	Перечень  аудиторских процедур	Исполнитель	Примечания
1.	Проверка наличия  всех авансовых отчетов, отображенных в учете	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
2.	Проверка наличия  всех первичных документов, отображенных в авансовых отчетах	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
3.	Таксировка авансовых  отчетов	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
4.	Проверка наличия  приказов на командировку	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
5.	Проверка наличия  учета удостоверений о командировках  и их соответствия приказам	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
6.	Проверка полноты  оприходования в кассе средств, возвращенных подотчетными лицами	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
7.	Проверка правильности заполнения авансовых отчетов	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
8.	Сличение соответствия контрагентов по платежным документам на выплату подотчетных сумм и за журналом-ордером	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
9.	Проверка соблюдения ограничений наличных расчетов между  субъектами предпринимательской деятельности	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
10.	Проверка отсутствия выдачи подотчетных сумм без отчета за суммы, которые выданы раньше; проверка своевременности возвращения подотчетных сумм	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
11.	Проверка в  авансовых отчетах по командировке:	Аудитор, Ланских  Ю.М.
	- наличию отметок  посылающей и принимающей сторон и соответствие их приказам о командировке	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
	- соответствия  дат, длительности командировки, даты и времени отправления  транспортных средств	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
	- соответствия  фактических суточных расходов утвержденным нормам	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
	- наличию документов  об уплате при обитании, дат  их оформления	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
	- наличию хозяйственных  отношений с предприятием, к которому  осуществленная командировка	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+

Продолжение Таблицы 1.2.1

12.	При наличии  командировок за границу дополнительно:	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
	- проверка наличия  ксерокопий загранпаспортов	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
	- проверка расчета  суточных расходов согласно прогнозного  курса	Аудитор, Ланских Ю.М.	+
	- проверка отображения  курсовых разниц	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
	- проверка правильности  применения курса валюты при  отображении операций в национальной  валюте и расчете курсовой  разницы	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
13.	Проверка правильности применяемой корреспонденции счетов и полноты отображения операций за расчетами с подотчетными лицами в журнале-ордере	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
14.	Сличение оборотов и остатков в авансовых отчетах  и в Главной книге	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
15.	Сопоставление сумм, отображенных в финансовой отчетности, с остатком в Главной книге	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+
16.	Формирование  перечня обнаруженных ошибок и нарушений	Аудитор, Ланских  Ю.М.	+

 

Таблица 1.2.2 - Тест выборочного контроля авансовых отчетов

№	Элементы  выборки (подотчетное лицо, авансовый отчет: №, дата)	Наличие подписей			Наличие расшифровки неизрасходованных  подотчетных сумм	Наличие первичных документов	Всего отклонений по элементам выборки
		Подотчетного  лица	Руководителя	Главного  бухгалтера
1	Сидоров В.Н. №5.от 26.12.11	+	+	+	+	+	0
Фсего отклонений по каждому уроню контроя		0	0	0	0	0	0

 

Таблица 1.2.3 - Выборочная проверка своевременности возврата подотчетных сумм

№	Подотчетное лицо, целевое назначение	Получение в  подотчет		Авансовый отчет		Возврат в кассу		Задержка расчета
		Дата	Сумма	Дата	Сумма	Дата	Сумма	Дней	Сумма
1.	Сидоров В.Н., Приобретение  товарно-материальных ценностей	23.12.11	1200,00	26.12.11	1200,00	-	-	0	-

 

6. Произведем проверку соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

По данным журнала-ордера ф. №7 на 1 января имеется задолженность  по расчетам с подотчетными лицами (Таблица 2.2.):

Таблица 2.2. - Расчет с подотчетными лицами

Должность	Сальдо  дебетовое	Сальдо  кредитовое
Главный инженер		1400,00
Водитель	920,00
Бухгалтер		70,00
Секретарь	200,00
Итого	1120,00	1470,00
Свернутое сальдо		250,00

 

В главной книге  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражено кредитовое сальдо в сумме 250 рублей.

В балансе организации  на 1 января задолженность в сумме 250 рублей показана в разделе « Краткосрочные обязательства» по статье «Прочие кредиторы»

В ходе проверки аудитором обнаружены следующие  ошибки:

Для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете N 71, предназначен журнал-ордер N 7.

В этом журнале-ордере синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе  записей.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.

Для получения  синтетических данных по счету N 71 "Расчеты с подотчетными лицами" суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.

Журнал-ордер N 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет  авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.

Таким образом, главному бухгалтеру предприятия ООО  «Деловой Портал» необходимо отразить кредитовое сальдо в сумме 250 рублей в Журнале-ордере №7.

2) Подотчетным  лицом Сидоровым приобретены  в розничной торговле товарно-материальные ценности на сумму 1200 рублей. Товарно-материальные ценности сданы на склад вместе с документами. Бухгалтером были сделаны следующие проводки:

Д-т 71, К-т 50-1200 рублей - выданы денежные средства подотчетному лицу

Д-т 26, К-т 71-1000 рублей - расходы списаны на затраты предприятия

В ходе проверки аудитором обнаружены следующие  ошибки:

Списание подотчетных  расходов на затраты предприятия  произведено не верно. Разнесены  неправильно проводки, а так же, сумма расходов.

Рекомендации аудитора по исправлению выявленного нарушения:

При списании расходов на затраты предприятия необходимо сделать следующие проводки:

Д-т 71, К-т 50-1200 рублей - выданы денежные средства подотчетному лицу

Д-т.10,.К-т 71-1200 рублей- оприходованы товарно-материальные ценности

Д-т 26, К-т 10-1200- расходы  списаны на затраты предприятия

3) В октябре  сотрудник организации находился  в командировке 3 дня.

К авансовому отчету приложены следующие документы:

1. Два железнодорожных  билета на проезд до места командировки и обратно на сумму 820 рублей.

2. Счет за  проживание в гостинице за  двое суток на сумму 1000 рублей.

3. Счет на  обслуживание в баре на сумму  600 рублей.

4. Счет за  междугородние переговоры на  сумму 100 рублей.

5. Счет за  провоз личного багажа на сумму 20 рублей.

Нормы командировочных  расходов во время командировки составляли:

• Оплата найма жилья при наличии оправдательных документов 550 рублей в сутки.

• Суточные 100 рублей в сутки

Приказом начальника предприятия установлена величина суточных расходов в размере 150 рублей в сутки.

Определим общую  сумму командировочных расходов, подлежащую возмещению сотруднику.

Согласно  статье 168 ТК РФ, к командировочным расходам относятся:

• расходы по проезду,

• расходы по найму жилого помещения,

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные),

• а также иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. [3]

 

Таким образом, общая сумма командировочных  расходов, подлежащая возмещению сотруднику, составляет 1990 рублей (820+1000+150+20=1990)

820- расходы по  проезду

1000- расходы  по найму жилого помещения

150- дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные). В соответствии с Приказом  руководителя предприятия.

20- расходы по  проезду

Определим командировочные  расходы, включаемые в состав расходов организации при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и  реализацией, относятся следующие расходы на командировки [2]:

- проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

- наем жилого  помещения. По этой статье расходов  подлежат возмещению также расходы  работника на оплату дополнительных  услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или  полевое довольствие в пределах  норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление  и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных  документов;