Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Деловой Портал»

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

         1.  Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1 2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н. [8]

2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

•  приходный  кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

•  расходный  кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под  отчет;

• командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3.  Утвержденный  руководителем План счетов бухгалтерского  учета – содержит перечень  применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Первичные документы  по расчетам с подотчетными лицами – авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. [5]

Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей  бухгалтерской отчетности, в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности».

Кроме того, аудитор  должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации. [7]

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения  в учете всех видов расчетов с  подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

-  проверка документального подтверждения расчетных операций;

-  контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

-  проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

-  проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

-  сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

В качестве аудиторских  доказательств используется следующая информационная база:

1. Учетные документы,  отражающие совершения хозяйственной  операции:

- авансовый отчет (форма № АО -1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

- журнал регистрации авансовых отчетов,

- приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости  указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия  направления в командировку. [11]

- командировочное удостоверение (форма Т – 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание  подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а). [12]

Работником, прибывшим  из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

- список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы,

- приказы об утверждении смет представительских расходов,

- сметы представительских расходов,

- главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

- журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

2. Бухгалтерская  отчетность, подтверждающая суммы  сальдо по счетам расчетов: ФОРМА  №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность);

3. Прочие документы,  отражающие законность совершения  расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

 

 

 

1.2 План и программа аудиторской проверки

Для качественного  выполнения проверки в установленные  сроки аудиторской организации  необходимо составить план предстоящих  работ.

Планирование  аудита осуществляется с целью:

- установить  объем проверяемой информации, время  проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;

- определить  перечень аудиторских процедур  и методику их применения;

- определить  состав информации, которую клиент  должен предоставить для установления  возможности применения выборочных  методов контроля.

Аудиторы должны получить необходимую информацию на основе личных бесед с руководством и специалистами предприятия. А так же, осмотра производственных помещений и мест хранения ценностей, изучения бухгалтерской и статистической отчетности, учредительных и различных других внутренних документов, материалов проверок налоговых органов, службы внутреннего аудита и т. д. Такая информация обобщается в рабочем документе «Основная информация о клиенте». [13]

На этапе  предварительного планирования осуществляется общее знакомство с системой внутреннего контроля. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» в процессе такого ознакомления аудиторская организация получает общее представление о специфике и масштабах деятельности предприятия, системе его бухгалтерского учета, структуре службы внутреннего аудита и ее месте в системе управления, составе решаемых внутренними аудиторами задач, их профессионализме, регулярности и качестве проводимых ими проверок, принятых мерах по обеспечению сохранности имущества, надежности бухгалтерского учета и достоверности отчетности. [14, стр.128]

Если по результатам  общего ознакомления будет сделан вывод  о ненадежности системы внутреннего контроля, «низком» ее уровне, то полагаться на эту систему нецелесообразно. Наоборот, если, по мнению внешних аудиторов можно доверять системе внутреннего контроля предприятия, то им предстоит выполнить в дальнейшем первичную оценку надежности этой системы и подтвердить достоверность такой оценки на этапе выполнения аудиторских процедур по однородным группам хозяйственных операций.

Затем формируется  группа аудиторов и распределяются обязанности и ответственность  между ними. В состав группы для проведения проверки включаются квалифицированные (старшие, ведущие) аттестованные аудиторы, назначаемые ответственными за выполнение отдельных разделов аудита, и аудиторы-ассистенты. Последние, как правило, не имеют аудиторских аттестатов и выполняют комплекс работ по сбору аудиторских доказательств, их документированию и анализу. При этом следует учитывать бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита, предполагаемые сроки работы, количественный состав группы, должностной и квалификационный уровень членов группы. Указанные сведения обобщаются в рабочем документе «Состав аудиторской группы и распределение обязанностей внутри группы».

Начиная разработку общего плана и программы аудита, аудиторская организация должна получить дополнительные сведения о проверяемом предприятии, которая обобщается в рабочем документе «Дополнительная информация о клиенте». В процессе подготовки общего плана и программы аудита дается предварительная оценка эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, устанавливается приемлемый уровень существенности и аудиторского риска, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность достоверной, выявляются значимые для аудита области, намечается объем и последовательность выполнения аудиторских процедур, выбираются методики контроля.

Достоверность бухгалтерской отчетности во всех существенных отношениях представляет такую степень  точности ее показателей, при которой  квалифицированный пользователь этой отчетности делает правильные выводы и принимает правильные экономические  решения.

Аудиторы обязаны  принимать во внимание две стороны  существенности: качественную и количественную. С качественной точки зрения они  должны использовать свое профессиональное суждение для определения того, существенны  ли отмеченные в ходе проверки отклонения. С количественной точки зрения устанавливается, превосходят ли по отдельности и в сумме обнаруженные отклонения количественный критерий - уровень существенности. [15, стр.105]

Уровень существенности - это предельное значение ошибки бухгалтерской  отчетности, начиная с которой ее квалифицированный пользователь с большой степенью вероятности делает неправильные выводы и принимает неправильные экономические решения.

Концепция существенности (материальности) используется как  основа для планирования проверки при определении содержащих ошибки статей бухгалтерской отчетности, оценки материалов собственных исследований и принятия решений о содержании аудиторского заключения. В соответствии с нормативом аудиторской деятельности «Существенность и аудиторский риск» перед началом проверки аудиторская организация должна решить, какую общую сумму ошибки следует считать существенной. Такая предварительная оценка позволяет аудиторам организовать процесс сбора необходимых доказательств. При этом принимается допущение, что число аудиторских доказательств обратно пропорционально установленному уровню ошибки.

Поэтому на практике различные аудиторы по-разному решают проблему определения существенности. Некоторые прибегают к точным количественным критериям оценки, другие полагаются на свой опыт и интуицию, считая, что отклонение показателя до 5% будет незначительным, а свыше этой величины - существенным. При этом во внимание принимаются различные факторы:

-абсолютная  величина ошибки. Для различных  условий она может быть признана либо допустимой, либо неприемлемой;

- относительная  величина ошибки - это отношение  вероятной ошибки к базовой  величине, в качестве которой  принимается валовая прибыль,  сумма активов, сумма текущих  активов и др.

-содержание  статьи отчетности. Возможные ошибки по счетам ликвидных активов рассматриваются как более существенные вследствие их относительной «доступности» для нарушений;

- конкретные  цели использования аудиторского  заключения;

-неопределенность  финансового положения предприятия  предполагает возможность утраты им платежеспособности в обозримом будущем требует от аудиторской организации более строгих критериев оценки материальности;

-кумулятивный  эффект. Аудиторам следует оценивать  общий эффект известных и возможных  ошибок.

Аудит всегда связан с риском двух видов: предпринимательским и аудиторским.

Предпринимательский риск означает, что аудиторская организация  может полностью или частично не получить оплату за выполненную  работу независимо от ее результата из-за конфликта с клиентом, или к  ней могут быть применены штрафные санкции. Он определяется рядом факторов: конкурентоспособностью аудиторской организации, финансовым состоянием клиента, характером операций клиента, компетентностью администрации и учетного персонала и др. [16, стр.308]