Пути улучшения оценки результативности и эффективности процессов системы менеджмента качества ОАО «Белмедпрепараты»

       Цикл  развития второго рода характеризуется  обратным процессом – изменением функций системы в результате изменения ее структуры (например, изменение конструкции (структуры) технологических лазеров позволяет получить дополнительные характеристики, и тем самым расширяются его рабочие характеристики). Он возникает как следствие актуализации существующих функций и минимизации вредных, бесполезных целей, снижающих эффективность функционирования системы.

       Чередование первого и второго циклов характеризует  развитие многоуровневых, сложных систем. Это положение особенно важно. То, что функция играет ведущую роль в развитии, служит обоснованием необходимости рассмотрения стоимостных и качественных характеристик процесса через функции.

       Для описания системы могут быть применены  физические и информационные модели. Модель (от латинского слова modulus – мера, образец) – это представление объекта, которое служит для исследования его поведения в разных условиях, поиска наилучшего варианта путем перебора возможных вариантов построения. Модель и объект связаны между собой некоторыми условиями соответствия. Все что имеется в модели, обязательно имеется и в объекте. Обратное утверждение неверно: не все свойства и элементы объекта находят отражение в модели. Модель должна быть по возможности проста. Если бы модели были столь же сложны, как реальные объекты, и ими было бы также трудно управлять, то никакого смысла в построении модели нет. Нельзя забывать о «потребителе» модели, о том, чтобы ему было удобно пользоваться ею. Для целей ФСА предполагается использование структурной, функциональной и функционально-структурной моделей.

       Выполняя  заданные функции, любая система  расходует ресурсы. Стоимость ресурсов, расходуемых в процессе функционирования системы, переносятся на произведенные продукты и услуги. Т.о., функция системы характеризуется стоимостью, равной стоимости ресурсов, поглощенных в процессе ее исполнения. Отношение между полезностью функций системы и их стоимостью определено как «идеальность» системы, которую можно выразить следующим образом: 

        , 

       где – «Функции» отражают полезный результат, произведенный системой;

       «Затраты» отражают совокупную стоимость функций  системы.

       Современный менеджмент для оценки бизнеса оперирует  такими понятиями, как результативность и эффективность.

       Результативность  – это степень реализации запланированной  деятельности и достижения запланированных  результатов.

       Эффективность – это взаимоотношение между  достигнутым результатом и использованными  ресурсами.

       В контексте рассматриваемого метода результативность – это характеристика системы, определяемая как ее способность  выполнять функции, а эффективность, – это характеристика, обратно  пропорциональная затратам, поглощаемым  бизнес-системой, т.е. «идеальность» системы. Другими словами, для оценки эффективности системы необходимо определить соотношение между результативностью функций, которые выполняются в системе, и затратами на их выполнение. Приведенная выше формула может быть преобразована следующим образом:

        .

       Это отношение отражает назначение и  область реализации ФСА – измерять и увеличивать идеальность системы путем повышения «результативности» функций системы и/или снижения их стоимости. 

       4. Функциональная модель подпроцесса для целей ФСА 
 

       Основное  назначение процедуры – уточнение функциональной сущности разрабатываемого изделия с помощью наглядного отображения функций и их подчиненности.

       Для проведения комплексного анализа технических  систем и исследования функций в  соответствии с требованиями и принципами ФСА пользуются упрощенным представлением объекта анализа - его моделями, полученными  с помощью различных методов  описания. Для этого необходимо привести основные определения и описания.

       Модель – это мысленное (логическое), графическое или математическое описание объекта, которая служит для исследования поведения объекта в разных условиях, перебора возможных вариантов построения для нахождения наиболее оптимального.

       В ходе ФСА пользуются следующими описаниями технических систем: структурным, функциональным, функционально - структурным. Каждое из них отражает соответствующие виды моделей: структурную, функциональную и функционально - структурную.

       Первый  вид описания ориентирует на материальную структуру и может быть представлен  в табличной форме (например, в  виде спецификации изделий), в графической  или матричной форме. Наибольшее распространение при выполнении ФСА получила графическая структурная  модель СМ – упорядоченное представление элементов изделия (сборочных единиц, деталей) и отношений между ними, дающее представление о составе материальных составляющих объекта, их основных взаимосвязях и уровнях иерархии (подчинении).

       Сопоставление конкретных структур изделий разной сложности показывает, что основой  структурных моделей является строгая  и однозначная соподчиненность  материальных элементов, расположение их по уровням иерархии (изделие  – сборочные единицы - детали). СМ, отражая некоторые существенные связи между элементами с определенной степенью упрощения, представляет собой основу изделия, его обобщенный вид. Такие модели, полученные на основе разузливания изделий, имеют вид связного графа с некоторыми иерархическими уровнями, не содержат контуров, перекрестных связей между элементами различных уровней, т.е. относятся к графам типа дерева. Для каждой пары его вершин существует единственная соединяющая их цепь. В ряде случаев каждый из элементов такой модели дополняют количественной характеристикой – затратами на изготовление.

       Возможность изучения этих свойств в большей  мере появляется при функциональном описании системы. Оно может быть выполнено с помощью функциональных схем, диаграмм функций или функциональных моделей.

       При описании функционирования изделия  вначале описывают с помощью  особой разновидности графических, кинематических и электрических  схем, укрупненно отражающих различные виды процессов, в том числе преобразований, происходящих в изделии.

       Давая представление о замысле конструктора, эти схемы в то же время не позволяют  четко определить цели и задачи каждого  звена изделия. Они слишком абстрактны, не облегчают процесс диагностирования объекта с точки зрения оптимальности принимаемых технических решений и не отражают всех существенных связей в объекте. Такие схемы играют вспомогательную роль. При проведении ФСА основной акцент делается на логическое описание, формулировку и определение взаимосвязей функций. Для этих целей используют следующие методы: профессиональный анализ, метод “черного ящика”, метод логической цепочки.

       Метод профессионального анализа –  наиболее ранний способ определения  функций, при котором с помощью  элементарных приемов научного исследования, таких, как анализ, абстрагирование, дедукция и индукция, а также профессионального  опыта группы специалистов выявляют функции анализируемого объекта. Мнение и позиция экспертов характеризуется  вначале в многословной форме, а  затем на основе известных принципов  обобщения выражаются двумя словами.

       Метод “черного ящика” исходит из теоретического представления о том, что функция  как проявление поведения объекта  в определенных границах является результатом  трансформации входных (первичных) и выходных (конечных) величин. Метод  основывается на анализе различий исходной позиции, понимаемой как состояние  перед использованием объекта, и  выходной позиции, т.е. состоянием в  момент использования либо после  использования объекта. Из анализа  различий между этими двумя состояниями, а также реакции на выходной (конечной) стадии познается поведение, т.е. функция  объекта как целенаправленной системы.

       Метод логической цепочки основываются на постепенном раскрытии всей цепи последовательно связанных функций, которые характеризуют структуру  анализируемого объекта. Практическим инструментом определения взаимосвязи  функций является повторяемая постановка двух основных вопросов (почему? как?), которыми определяются непосредственно  предшествующая и непосредственно  последующая функции.

       Используемая  в настоящее время модификация  методики основана на девяти вопросах при построении диаграммы функций:

1. Что (т.е. какая функция) является объектом анализа?
2. Что в действительности предполагается сделать, осуществляя данную (т. е. одну из сформулированных выше) функцию?
3. Какая функция более высокого порядка важности (приоритетности) вызвала появление данной функции?
4. Почему необходимо выполнять данную функцию?
5. Как в действительности выполняется данная функция или как предполагается ее выполнять?
6. Вызывает ли способ, выбранный для осуществления данной функции, появление вспомогательных функций?
7. Если бы надо было выполнять данную функцию, была бы необходимость в выполнении других функций, сформулированных при ответе на 1-й вопрос?
8. Если данная функция выполняется способом, представление о котором было сформировано на базе ответов на предыдущие вопросы, будет ли необходимость в подчиненных функциях?
9. Что или кто фактически выполняет данную функцию?

       Основными положительными сторонами методики FAST можно считать: использование определенной системы приемов при формулировке функции; возможность более наглядного представления взаимосвязей функций; создание условий для повышения уровня организации ФСА, в том числе улучшения коммуникаций между исполнителями.

       Наряду  с достоинствами методика FAST обладает рядом недостатков: не избавляет от субъективизма при анализе функций; не позволяет перейти к количественным измерителям значимости функций и установлению их иерархии, а следовательно, к обоснованному определению стоимостных пределов по функциям.

       Большие возможности при проведении ФСА  дает третья разновидность представления функций - функциональная модель (ФМ). Это логико-графическое изображение состава и взаимосвязей функций изделия, получаемое путем их формулировки и установления порядка подчинения. Каждая функция имеет в ней свой индекс, отражающий принадлежность к определенному уровню ФМ и порядковый номер.

       Для того чтобы функциональная модель достаточно полно и правильно отражала сущность изделия, ее формирование осуществляется на основе определенных принципов и правил. Главными принципами можно считать следующие: соответствие выделяемой функции как частным целям данной составляющей изделия, так и общим целям, ради которых создается изделие; целевой принцип – четкая определенность специфики действий, обусловливающих содержание выделяемой функции; соблюдение строгой согласованности целей и задач, определивших выделение данной функции, с действиями, составляющими ее содержание.

       Следовательно, при формировании ФМ. проверяют, чтобы каждая выделяемая функция обладала конкретной целенаправленностью и определенностью содержания; учитывались бы внутрисистемные отношения каждой составляющей изделия; в содержании (формулировке) функций находили бы отражение характерные особенности, свойственные изделию и использующей его системе, т. е. формулировка должна содержать субъектную и объектную характеристики, например: “создает герметичное уплотнение”, “передает усилие”, “фиксирует давление”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       5. Показатели результативности и эффективности системы менеджмента качества 
 

       Для измерения системы менеджмента качества ИСО 9001–2001 рекомендует применять показатели результативности и эффективности. Результативность - это степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов. Если намеченные результаты не были достигнуты, менеджмент предприятия должен проводить корректирующие и предупреждающие действия. Эффективность - связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

       Общепризнанный  специалист в области качества П. Друкер указывал на различие этих терминов: «результативность» (effectiveness) означает «делать правильные вещи», а «эффективность» - «делать вещи правильно». И то, и другое одинаково важно.

       Результативность  и эффективность должны рассчитываться по всей цепи ключевых процессов предприятия. Непременной составляющей анализа  должно быть сравнение значений показателей  по отдельным процессам, которое  следует применять как средство улучшения процессов. Однако стандарты  не предлагают конкретной методики количественной оценки эффективности и результативности процессов на предприятии. Их надо разрабатывать самостоятельно или использовать типовые методики.