Пути улучшения оценки результативности и эффективности процессов системы менеджмента качества ОАО «Белмедпрепараты»

       Последовательность, с которой реализуется функциональный подход при проведении ФСА, зависит  от сферы его применения. В ходе ФСА изделий, освоенных в производстве, в первую очередь происходит идентификация функций, т.е. установление их соответствия действительной цели. Функция описывается в наиболее обобщенном виде, она как бы освобождается от объекта в котором, или с помощью которого она реализуется.

       Рациональность  функционального подхода можно  проиллюстрировать на простом примере  из опыта английской электротехнической фирмы «Plessy company», инженеры которой пытались снизить издержки производства на изготовление поршня электрогидравлического насоса для авиационного двигателя. При рассмотрении конструкции этого поршня в группе по проведению ФСА был применен функциональный подход, который показал, что все функции поршня успешно могут быть выполнены обыкновенным стальным шариком. Конструкция насоса была изменена, поршень заменен шариком, в результате чего издержки производства сократились на 96 %.

       Применение  ФСА возможно на любом этапе жизненного цикла продукции. Для иллюстрации  этого положения рассмотрим следующий  пример. На одной из мебельных фабрик, используя функциональный подход, проанализировав  процессы жизненного цикла (в частности, транспортировку и хранение готовой продукции) продукции и функции, выполняемые тарой, пришли к выводу, что для некоторых видов продукции, направляемой в другие города нежелезнодорожным транспортом, тара не выполняет «полезных» функций. Фабрика перешла на бестарную междугороднюю транспортировку мебели, для чего автомобильный полуприцеп был переоборудован внутри таким образом, чтобы в полной мере обеспечить главную функцию, выполняемую тарой, - полную защиту груза от механических повреждений и загрязнения. Переход на эту систему позволил получить экономию в размере 35 тыс. м³ деловой древесины и 1,5 тыс. тонн бумаги. Ликвидация тары увеличивает вместимость фургона в 1,5-2 раза, но этим эффект не ограничивается. Ликвидация тары как материального носителя функции защиты изделий позволяет устранить нарушения возможные при проведении входного контроля, связанные с обеспечением комплектности, качества покрытия, отсутствия механических повреждений, загрязнений продукции у потребителя. Использование функционального подхода позволило определить функции, фактически выполняемые тарой, установить полезность функций тары в целом, сопоставить степень соответствия главной функции тары и ее потребности, снизить стоимость ресурсов процесса жизненного цикла изделия, определить основные направления совершенствования соответствующих процессов.

       Функции выступают как сущность объекта, а конструкция объекта, процессы и т.п. – как формы их проявления (при этом всегда существует возможность  их совершенствования). Одинаковые функции  могут быть реализованы различными объектами. Например, функция воспроизведения  информации на бумажном носителе может  быть успешно реализована с помощью  ручки, карандаша, принтера.

       Функциональный  подход способствует появлению различных  точек зрения на способы осуществления  одних и тех же функций объекта  анализа. Важность этого положения  становится очевидной, если учесть, что  количество таких способов может быть достаточно велико. Например, предположив, что для реализации какой-нибудь функции объекта ФСА можно использовать 3 различных варианта конструкции, 3 разновидности материала, 3 разных технологических процесса обработки и 3 варианта комплектации, мы получим 81 комбинацию. При увеличении количества вариантов число комбинаций возрастет.

       Отсюда  видно, насколько сложны проблемы нахождения оптимизированного варианта, который  бы минимизировал наименьший уровень  издержек производства. Без объединения  усилий конструкторов, технологов, инженеров  по качеству, менеджеров в изделии  всегда будет заложена «излишняя» стоимость, что приведет к «удорожанию» деловых процессов.

       Однако  досконально исследовать объект (будь то прибор, машина деловые процессы организации) только через призму функций  невозможно, т.к. функции реализуются  лишь в рамках некоторой структуры. Структура (от латинского structura – строение, расположение, порядок) – совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих сохранение его основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Поэтому необходимо совмещать структурный и функциональный подходы. В процессе развития структура претерпевает качественные и количественные изменения. Если структура не соответствует функциям, ее приходится менять. Именно это положение и заложено в основу ФСА – избавиться от ненужных элементов, не несущих должной функциональной нагрузки.

       Системный подход требует исследование объекта, с одной стороны, как единого  целого, т.е. как системы, включающей другие составные элементы, находящиеся во взаимодействии, а с другой – как части другой системы более высокого уровня, в которой анализируемый объект взаимодействует с остальными подсистемами. Система (от греческого слова systema – целое, составленное из частей, соединение) – совокупность взаимосвязанных частей, объединенных по признаку описываемого объекта (процесса, деятельности, продукции и т.п.). Любая система имеет внутреннюю структуру и осуществляет свои функции, используя перерабатываемые (расходываемые) ресурсы и совершая полезную работу (полезные функции). Исходя из этого деловые процессы производства легковых автомобилей и, например, кофемолки являются системами. У этих двух объектов разная степень сложности их структуры, разный характер функционирования (совершения полезной работы), а также разный жизненный цикл. Но оба эти объекта являются системами.

       Для реализации системного подхода в  отношении анализа объекта необходимым  условием является соблюдение следующих  принципов. Среди них основными, с позиций ФСА, являются:

       1. Принцип целостности. Согласно этому принципу объект и управление этим объектом рассматривается как единое целое, которое обладает как чертами, характерными для его составляющих элементов, так и рядом новых свойств, проявляющихся в результате комплексного воздействия свойств его элементов. Зачастую эффект такого рода называют

       синергетическим (эффект системы в общем случае не равен сумме эффектов входящих в нее элементов). Например, компания закупила современную производственную линию, технологический процесс, и ожидает получения высокой прибыли от своей деятельности, однако в случае плохой организации управления, эффект от такой системы будет значительно ниже ожидаемого. Если компания хорошо организовала систему менеджмента качества, то это, как правило, приводит к скачкообразному повышению эффекта системы. Применяя принцип целостности к ФСА, трудно рассмотреть функции детали, узла или процесса изолировано от того, для чего эти функции предназначены в изделии или в системе менеджмента качества в целом.

       2. Принцип структурности. Система  должна иметь четкую, фиксированную  структуру. Структура системы  – сеть связей и отношений  ее элементов. Существование системы обусловлено ее отдельными элементами. Структура системы должна быть гармонизирована и быть производной от структуры целей существования данной системы. В больших и сложных системах цели обычно имеют сложную структуру (например, иерархическую), которая вызвана сложностью самой системы. Принято выделять цели первого порядка (глобальные), второго, n-го порядка (локальные) цели. При этом локальные цели не должны противоречить глобальным. Например, в процессе проектирования, как правило, участвуют несколько структурных подразделений организации, организации-поставщики и т.п. Каждая из них имеет свои частные цели и задачи, которые далеко не всегда увязаны с общей целью (например, достижение общей экономичности изделия по всему жизненному циклу в целом) и вступают в противоречие между собой. Цель управления в том и состоит, чтобы эти задачи решались на базе общих целей и критериев системы в целом.

       3. Принцип взаимозависимости системы  и среды. Система формирует  и проявляет свои свойства  в процессе взаимодействия со  средой, в которой эта система  функционирует. При этом система  является активным компонентом  взаимодействия. Среда может оказывать  влияние на систему через внешние  руководящие органы, путем соблюдения  законодательства, нормативных и  инструктивных материалов и т.п.  В условиях рыночной экономики  к факторам внешнего управления  системой (например, организацией) можно  отнести спрос на продукцию  и услуги, ожидания потребителей  относительно качества конечного  продукта процессов и т.п. 

       Под влиянием внешней среды система  может определять цели и задачи своей  миссии. Именно поэтому структурные  отношения обладают достаточной  устойчивостью, позволяющей изучить  взаимозависимость отдельных элементов  структуры системы, абстрагируясь от связей системы с внешней средой. В свою очередь, внешние системы и отношения их со средой могут быть определены только с помощью функционального подхода, когда за основу принимаются отношения системы как выполняющего определенные функции некоторого «цельного объекта» с другими окружающими ее объектами. В этом случае изучению подвергается поведение системы в целом, т.е. все ее функции.

       4. Принцип иерархичности. Каждый  элемент (в частности, функция)  системы может рассматриваться  как система, а сама система  – как элемент более широкой  системы, т.е. каждый объект, являясь  системой, содержит определенное  количество подсистем, одновременно являясь частью надсистемы. Каждая функция имеет над собой функцию иерархически более высокую, от существования которой она зависит, и функции более низкого порядка, зависящие от нее. Таким образом, объект можно представить как систему взаимосвязанных функций. Так, например, системы менеджмента качества рассматриваются как часть общей системы руководства организацией, целью которой является эффективность и результативность работы организации в отношении качества. Менеджмент качества в рамках системы качества сводится к руководству сетью процессов организации, которые «формируют» качество конечной продукции.

       В силу принципиальной сложности системы, для ее полного понимания необходимо построение множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь одну из сторон системы, выражает различную точку зрения участников процесса: например, начальника службы качества предприятия, системного аналитика, владельца процесса и т.д. Описание системы должно иметь конкретное назначение. Это означает, что модель, как промежуточный этап системного подхода к менеджменту, разрабатывается для достижения конкретных целей. Например, в случае процессного подхода в рамках системы менеджмента качества описание (модель) процессов создается для целей эффективного менеджмента процессов (планирования, обеспечения, управления и улучшения). В зависимости от точки зрения на процесс, цель моделирования одной и той же системы будет определяться по-разному. Соответственно, модели процессов будут отличаться. Например, при описании процессов на швейной фабрике могут быть сформулированы различные цели: оптимизация организационной структуры фабрики, формирование системы менеджмента качества, расширение видов деятельности и т.д. Общей же целью описания будет создание эффективной системы менеджмента качества.

       Из  принципов развития систем следует, что свойства элементов (объектов) системы, принадлежащих верхним уровням, в общем случае не вытекают из свойств  элементов нижних уровней, т.е. из отдельных  свойств элементов системы нельзя в общем случае абсолютно достоверно вывести свойства системы в целом. Необходимо сначала сформулировать функции объекта в целом (например, изделия или деловых процессов организации), а затем уже функции его составляющих (сборочных единиц, деталей или процессов жизненного цикла продукции и т.д.). Далее следует определить взаимоотношения объектов различных уровней как по горизонтальным связям (взаимодействие однотипных объектов), так и вертикальную дифференциацию свойств. Соответствующим координатором в ФСА будет выступать потребитель, и это требует выявления функций ему необходимых. Графическим выражением такой иерархии может быть структурная модель.

       Перечисленные принципы часто не учитываются в  практике проектирования, что приводит к выбору неэффективных методов  решения возникших проблем в организации. Например, из-за отсутствия соответствия функционально-структурной организации своему назначению (принцип №2) возникают излишние элементы (функции, ресурсы, процедуры), снижающие эффективность и результативность системы менеджмента качества. При переходе к более совершенным принципам построения системы менеджмента качества, функционально-структурная организация системы часто меняется в корне, что приводит к выявлению неоправданной избыточности функций, ресурсов, процедур.

       Объективное суждение о характере развития систем невозможно без комплексного рассмотрения функций и структуры системы. Источником развития любой системы являются внутренние противоречия, возникающие в системе, и внешние, порождаемые потребностями систем более высокого порядка. Например, потребность реализации своей продукции на внешнем рынке требует создания системы качества; при изменении запросов потребителей могут изменяться как функции так и структура системы. Источником изменений может также являться и воздействие внешней среды.

       Тесная  связь функции и структуры  порождает два рода циклов развития системы. Цикл развития первого рода происходит от функции к структуре. Причиной служит изменение внешних  условий, потребностей, целей и т.д. (например, требования, связанные с обеспечением мобильной связи привели к созданию беспроводных телефонов и оригинальной структуры, обладающих широким спектром вспомогательных функций). Изменение структуры способствует возможности реализации новых функций, повышению эффективности ранее выполняемых функций, исключению ненужных системе при данных условиях.