Повышение качества работы отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности

 

Таблица 23 – Взаимодействие по выходу

Выход	Описание
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Грузовая таможенная декларация	Один из основных документов, оформляемых при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Грузовая таможенная декларация оформляется распорядителем груза и заверяется таможенным инспектором, в дальнейшем служит основанием для пропуска через границу.
Информация для платежей за таможенные услуги	Служебная записка, подписанная начальником ООВЭД, по оплате таможенных услуг.
Запрос на сопроводительную документацию от поставщика	Перечень документов, которых необходимо предоставить поставщику.
Измененный проект спецификации на согласование	Проанализированный проект спецификации с изменениями передается в отдел продаже (если экспорт) или в отдел по снабжению (если импорт).

 

Таблица 24 – Взаимодействие по управлению

Управление	Описание
Приказы. Распоряжения. Методологические инструкции по качеству	Управленческие документы, издаваемые руководством предприятия, внутренние документы предприятия, являющиеся руководством для работы.

 

Таблица 25 – Взаимодействие по механизму

Механизм	Описание
Программное и аппаратное обеспечение (SyteLine)	Совокупность аппаратного и программного обеспечения, используемого на предприятии.
Группа таможенного оформления	Персонал, занимающимся таможенным оформлением.

 

1.2.4 Модель TO-BE экономического объекта

1.2.4 1 Принципы построения

В модели AS-IS были проанализированы бизнес-процессы и выявлены те из них, которые нуждаются в улучшении. Использовались такие критерии как важность, проблемность, возможность проведения изменений, приоритетность.

При этом переход от модели “как есть” к модели ”как должно быть” осуществлялся следующим способом: совершенствованием технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников (“легкий” реинжиниринг).[2]

На основании анализа функциональной модели были выявлены следующие недостатки:

• данные хранятся в разных источниках, что затрудняет быстрый доступ и обмен;
• отсутствие стандартизации документооборота создает трудности в обмене документами и согласовании документов;
• отсутствие единого источника данных приводит к тому, что для обмена документами сотрудники вынуждены физически передавать бумажные документы друг другу, что приводит к потерям времени;
• подчинение директору ЦПЗ затрудняют в полной мере выполнять обязательства по обеспечению внешнеэкономической деятельности для импортных поставок. Отсутствие налаженного взаимодействия с отделом снабжения.

Исходя из недостатков в работе,  модель «как должно быть» или TO-BE была создана с учетом их полного устранения, то есть весь «ручной труд» будет автоматизирован, что облегчит подготовку периодической отчетности, ежедневный контроль выполнения заданий и уменьшит время на оформления документации, что, в конечном счете, должно сказаться на финансовом состоянии компании.

1.2.4.2 Обзор рынка готовых информационных систем по автоматизации обеспечения внешнеэкономической деятельности.

1) Автоматизированное рабочее место декларанта «Феанор».

Функциональные возможности:

• заполнить и распечатать весь спектр документов, необходимых декларанту – ГТД, ДТС, КТС, CMR, ТСД, ПС, TIR, опись, счет-фактуру и др.;
• конвертировать (создать электронную копию документа) грузовые таможенные декларации и другие документы на дискету или жесткий диск в формате автоматизированного рабочего места таможенного инспектора;
• просмотр декларации в формате автоматизированного рабочего места таможенного инспектора с возможностью корректировки информации прямо на дискете, предоставляемой в таможню;
• быстрый автоматический расчет пошлин и сборов при заполнении ГТД, с учётом всех условий декларирования;
• быстро получить и отредактировать данные, благодаря удобной форме представления информации по товарам;
• автоматическое пополнение справочников при заполнении грузовых таможенных деклараций с возможностью последующего использования при заполнении других документов;
• высокоскоростной поиск по всем необходимым справочникам (ТН ВЭД, стран, таможенных учреждений, участников ВЭД, перевозчиков и др.);
• возможность работы в локальной сети, работа с одной базой документов одновременно нескольким пользователям;
• автоматическое пополнение курсов валют через Интернет; Если на таможне установлена связка удаленный обработчик «Лицевые счета», то пользователь может, не выходя из своего офиса, получить данные о том, поступили ли деньги по той или иной его платежке на счет таможни;
• при заполнении всех документов работает инструктивная помощь о заполнении каждой графы, зависящая от режима заполнения.

На таблице 26 представлена стоимость программы [4].

Таблица 26 – Стоимость программы

Стоимость программы в руб.
	Приобретение Лицензии		Продление Лицензии
	Простая лицензия	В комплекте «Профессионал»	Простая лицензия	В комплекте с другими программами
Первая копия	8 000	6 500	1 100	1 100
Каждая последующая копия	3 000	3 000	1 100	600

 

2) «ВЭД Инфо» (базовый).

Стоимость лицензии на месяц регистрации: 8 000.

Стоимость лицензии на месяц продления: 1 200.

Программа позволяет:

• провести быстрый поиск по ключевому слову;
• найти код ТН ВЭД и описание конкретного товара;
• получить информацию о мерах тарифного и нетарифного регулирования внешнеэкономической деятельности с обязательной ссылкой на регламентирующий документ ГТК РФ (или других разрешительных органов, если товар подлежит их контролю) и с гипертекстовыми ссылками между документами;
• осуществляется постоянное отслеживание изменений в законодательстве;
• любой документ из справочника, а так же – сформированная справка по товару, может быть распечатан.

Основной отличительной чертой справочника ВЭД Инфо является его постоянная актуальность и оперативное реагирование на изменение таможенного законодательства, которые достигаются посредством регулярного, еженедельного выхода обновлений. Кроме того, пользователи могут по достоинству оценить многоуровневую систему поиска в программе и возможность создания «закладок», позволяющие быстро находить необходимую информацию [5].

3) «ВЭД Декларант»

Стоимость лицензии на месяц регистрации: 7 500.

Стоимость лицензии на месяц продления: 1 200.

ВЭД Декларант – программа, ориентированная на специалистов по таможенному оформлению. Она предназначена для создания грузовой таможенной декларации и полного пакета сопутствующих документов, необходимых для представления в таможенные органы при перемещении товаров через таможенную границу РФ. При этом происходит формирование как бумажного, так и электронного вида документов, если таковой предусмотрен таможенным законодательством.

Программа имеет следующие функциональные возможности:

• позволяет оформлять в максимально автоматизированном режиме грузовую таможенную декларацию (ГТД); декларацию таможенной стоимости (ДТС 1 и 2); корректировку таможенной стоимости (КТС); карточку транспортного средства; справку для подакцизных маркированных товаров; заявление об упаковке груза; паспорт сделки (импорт, экспорт, бартер); инвойс; спецификацию; акт загрузки транспортного средства; акт таможенного досмотра; опись прилагаемых к грузовым таможенным декларациям документов; электронные копии ДКД и МДП (таможня назначения);

• содержит все необходимые стандартные справочники;

• самостоятельно создает и ведет справочники пользователя, такие как классификаторы российских и иностранных фирм, классификатор банков и т.п.;

• предоставляет возможность просмотра и редактирования документов непосредственно перед печатью;

• имеет гибкую систему настроек, позволяющих корректировать заполнение документов и расчеты таможенных платежей в зависимости от требований различных таможен;

• формирует и пополняет архив курсов валют;

• позволяет настроить печать на любые типы бланков и принтеров [6].

Данный программный продукт используется на предприятии

 

Основные минусы представленных программных продуктов:

• отсутствие информации о крайних датах, которые необходимо соблюдать для корректного обеспечения внешнеэкономической деятельности, наглядного отображения календаря поставок;
• отсутствие мониторинга за выполнением действий для обеспечения внешнеэкономической деятельности;
• отсутствие автоматизированного взаимодействия с внутренними заказчиками, т.е. работа с заявками происходит после заключения внешнеторгового контракта, а не наоборот.

1.2.4.3 Показатели процесса «Внешнеэкономическое обеспечение сбыта и снабжения»

В ходе обсуждения показателей процесса «внешнеэкономическое обеспечение сбыта и снабжения» были предложены следующие показатели эффективности работы службы.

Показатели эффективности бизнес-процессов представлены в таблице 27.

Таблица 27 – Показатели эффективности бизнес-процессов

Показатель эффективности \ Модель	AS-IS	TO-BE
1. Время на информирование для составления пакета ТСД (минут).	180	10
2. Время на согласование документов (дней).	3	1
3. Общее время работы на составления ВТК и спецификации, справки на товар, паспорта сделки (дней).	15	9
4. Количество потерянных внешнеторговых контрактов в год (штук).	24	1
5. Количество использованных материалов.
5.1. Бумага (пачка).	15	7
5.2. Картридж (штук).	7	3

 

 

 

1.2.4.4 Модель TO-BE

В модели TO-BE было подвергнуто легкому реинженирингу процесс «Внешнеэкономическое обеспечение снабжения и сбыта».

Процесс мониторинг и контроль оформления документации подвергнут автоматизации с помощью программы, разработанной далее. Из-за этого подверглось изменению этапы оформления товаросопроводительной документации.

Процессы «Внешнеэкономического обеспечения»:

1. анализ и составления документов по заявке;
2. оформление документов на поставку;
3. мониторинг и контроль оформления документации;
4. транслирование сведений в таможенный орган;
5. ведения архива по документации.

Благодаря этому, процесс оформления документации на поставку, в состав, которого входят анализ и составление документов по заявке и оформления документов на поставку, будет сокращен на 6 дней, т.к. сотрудники отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности будут извещены о начале внешнеэкономической деятельности (подаче заявки) с фактической подачи, а не с факта заключения внешнеторгового контракта.

Так же благодаря автоматизации есть возможность планирования работы сотрудников отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности. Потому что будет вестись список документации, которую необходимо проработать для соблюдения правил таможенного и валютного оформления.

На рисунке 2 представлена модель TO-BE.

На рисунке 3 представлена декомпозиция процесса «Анализ и составление документов по заявке».

 

 

 

 

1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

1.3.1 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Согласно рассмотренным в предыдущем разделе моделям были выбраны следующие задачи для автоматизации:

1) Ведение базы данных документации по обеспечению внешнеэкономической деятельности:

• создание записи, содержащей информацию о документе;
• корректировка существующей записи;
• удаление существующей записи;
• поиск в базе данных нужной записи;
• просмотр базы данных;
• фильтрация записей в базе данных.

2) Импортирование данных о заявках, внешнеторговых контрактах из отдела снабжения и  отдела продаж, т.е. обеспечение документооборота между участниками внешнеэкономической деятельности.

Реализация данных задач позволит:

• автоматизировать ручные процессы обработки информации, сократить бумажный документооборот для обеспечения внешнеэкономической деятельности;
• сократить время на согласование внешнеторговых контрактов, спецификации;
• сократить количество ошибок при заполнении документов;
• предоставить всем участникам внешнеэкономической деятельности полной, своевременной и актуальной информации;
• контролировать соблюдение крайних дат;
• фиксировать время работы над документацией.