Повышение качества работы отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности

Рисунок 16 – Подборная информация по заявке

7) Внешнеторговый контракт.

Для того что бы внести информацию о проектах внешнеторгового контракта необходимо нажать на «книжка»–> «Документы» –> «ВТК». Отображен на рисунке 18.

Выдается список всех внешнеторговых контрактов, которые были созданы в программе.

При нажатии на кнопку «Удалить» происходит удаление  выбранного внешнеторгового контракта, если по данному внешнеторговому контракту уже не созданы любые из вида товаросопроводительной документации и заявки.

Рисунок 17 – Внешнеторговые контракты

При нажатии на кнопку «Новая» возникает форме, которую необходимо в ручную заполнить необходимой информацией. Отображен на рисунке 19.

Предусмотрен ручной ввод информации.

Так же необходимо выбрать электронную версию внешнеторгового контракта, нажав на кнопку «Выбрать документ». Электронная версия документа будет скопирована в организованное документохранилище у сотрудника на жестком диске, это сделано с целью предотвращения потери документов. Старая версия удаляется.

Оператор проверяет корректность данных, если все верно «Создать ВТК».

При клике по выбранной заявке происходит отображение списка необходимой товаросопроводительной документации и временем просрочки.

Рисунок 18 – Подробная информация по внешнеторговому контракту

Для того, что бы добавить присланную или готовую товаросопроводительную документацию по определенной заявке, определенного внешнеторгового контракта, необходимо нажать на «+». Отображен на рисунке 20.

При этом электронная версия документа будет скопирована в организованное документохранилище у сотрудника на жестком диске, это сделано с целью предотвращения потери документов. Старая версия удаляется. Это сделано, для соблюдения порядка хранения товаросопроводительной документации, и как следствие упрощение физического поиска документов.

Отдельное внимание стоит посвятить расчетам даты просрочки документации. Это информация формируется начальником отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности и редактируется в зависимости от изменений в таможенном законодательстве (каждые 3-4 месяца).

Рисунок 19 – Форма ТСД

8) Отправление документов.

На данной форме отображаются все документы, которые были созданы в программе.

При необходимости отправки документа сотруднику, необходимо проделать следующие действия:

«книжка»–> «Документы» –> «Документы»

– Найти данный документ, если необходимо написать комментарий и выбрать в какой отдел необходимо отправить.

– В поле «Комментарий» при необходимости можно написать сообщение, которое прочитает сотрудник, принимающий данный документ.

– Нажать «Отправить». Форма работы отображена на рисунке 21.

При этом происходит процедура отправления документа в общую папку отдела. Копия документа остается в хранилище документов у сотрудника.

9) Принятие в работу документа.

  Сотрудник, которому был отправлен  документ, необходимо отобразить  Главную форму (книжка–> «на Главную») и в таблице документы найти необходимый документ, нажать «Документ в обработке». Тогда данный документ будет перемещен в хранилище документов в сотрудника на жестком диске.

Рисунок 20 – Отправление документов

Таблицы «Журнал документов», «Внешнеторговый контракт», «Документы», «Товар», «Заявка_ВТК» нельзя изменить напрямую.

10) Переходим к редактированию нормативно-справочную  информацию.

Общий вид формы для редактирования состоит из Таблицы, слева находятся поля, с информацией по выбранной записи. снизу находится навигатор, с кнопками «Редактирование», «Добавление», «Удаление».

Если у записи есть зависимые данные, то эта запись не удалиться. Пользователю будет показано сообщение о запрете удаления, данной записи.

11) Сотрудники.

«книжка»–> «Сотрудники» –> «Сотрудники»

Информация представлена в виде таблице, при клике по выбранной строке происходит отображения информации в полях, представленных справа на форме. Отображен на рисунке 22.

Рисунок 21 – Сотрудники

Сотрудник под фамилией «Нет» является служебной записью, поэтому редактирование/удаление нежелательно.

12) Отдел.

«книжка»–> «Сотрудники» –> «Отдел»

Информация представлена в виде таблице, при клике по выбранной строке происходит отображения информации в полях, представленных справа на форме. Отображен на рисунке 23.

Рисунок 22 – Отдел

Отдел под названием «Нет» является служебной записью, поэтому редактирование/удаление нежелательно.

2.2 Внутримашинная реализация комплекса задач

2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)

В системе используется формула, с помощью которой производится расчет просрочки документации. Время просрочки рассчитывается путем сложения даты заключения внешнеторгового контракта или его продления, по которому необходимо оформить пакет товаросопроводительной документации, и времени, которое необходимо для создания/получения документов этого типа, по формуле (1) :

Дата просрочки=Тип_Документов.Время+ВТК.Дата_заключения                     (1)

2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога)

Схема дерева диалога представляет собой схему использования программы. Стрелками показан переход между формами. В прямоугольниках указана, та информация, которая будет отображаться при переходе. С помощью скругленных прямоугольников показаны кнопки находящиеся на форме.

Схема представлена на рисунке 24.

Рисунок 23 – Схема дерева диалога

2.3 Технологическое обеспечение

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Процесс сбора информации представляет собой получение оператором информации из различных источников. Информация, получаемая оператором, разделена на оперативную, постоянную, служебную.

К оперативной информации относится:

• заявки создаются с помощью импортированного файла из системы ERP SyteLine, данные по заявке хранятся в программе;
• внешнеторговые контракты получаются через почту или по средствам ЛВС. Данные по внешнеторговым контрактам хранятся в программе и в специальном хранилище, предусмотренном на локальном диске оператора;
• ТСД, в зависимости от типа, получается либо по почте, либо создается оператором. Электронная копия созданного или полученного документа хранится на локальном диске сотрудника, занимающимся данными документами, а копия отправляется в отдел обеспечения внешнеэкономической деятельности.

К постоянной информации относится:

• информация о сотрудниках, имеющих доступ к системе (ФИО, дата рождения, должность, пароль). С данной информацией может работать сотрудники прошедшие инструктаж по защите персональной информации, и подписавшие документ о неразглашении персональной информации. Этот вид информации поступает к оператору из отдела кадров, за достоверностью и надежностью информации отвечают сотрудники отдела кадров;
• информация о товаре поступает из системы ERP SyteLine;
• информация о нерезидентах (Наименование, Адрес, Телефон, Комментарий, mail), покупателей/поставщиках, заключивших договор поставки с предприятием. Данная информация поступает из отдела продаж – информация о покупателях, и из отдела снабжения – информация о поставщиках;
• информация об отделе (Название, номер телефона).Данный вид информации передается из отдела кадров;
• информация о типе  расходов (Проект расходов, ЦФО). Данный вид информации поступает из юридического отдела, характеризует типа расходов;
• информация о транспортной компании (Наименование, Адрес, Телефон, mail, Комментарии, Номер договора, Базовая стоимость услуг). Данный вид информации поступает из отдела поставок. Достоверность и надежность информации зависит от менеджеров поставок.

К служебной информации относятся:

• информация о виде поставок (Наименование, Комментарии). Данная информация заполняется оператором, отражает краткий список вида поставок из Инкотермс, является служебной информацией необходимо для корректного отображения вида поставок;
• информация об операции (Наименование) – характеристика действия с документом. Данный вид информации является служебной и необходим для ведения журнала операций. Коррекция данной информации является нежелательной;
• информация о типе документа (Название, Время). Данный вид информации отражается знания специалиста по обеспечению внешнеэкономической деятельности, может корректироваться по мере изменения законов в области внешнеэкономической деятельности;
• информация о статус (Название) – краткое обозначение работы над документом. Данный вид информации является служебным, характеризует стадию работы над документом, корректирование нежелательно.

2.3.1.1 Выдача информации

Вся информация, получаемая в результате работы системы,  выдается в электронном виде в окнах системы. Она представлена в основном в виде двумерных таблиц, отфильтрованных пользователем. Таблицы находятся в режиме «Только чтение», во избежание нечаянной порчи или изменения информации.

Выходным документом является документ «Задания сотруднику», в котором отображается список товаросопроводительной документации для обеспечения внешнеэкономической деятельности.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

На рисунке 25 показана диаграмма потоков данных, отражающая схему сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Рисунок 24 – Диаграмма потоков данных

Для отображения схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации была использована нотация DFD.  Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации.  Они позволяют описывать функции обработки информации (работы); документы (стрелки), объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации;  внешние ссылки, которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы; таблицы для хранения документов (хранилище данных).

В данной работе информация о заказе поступает от сотрудника, заключившего данный заказ. Данные вносятся в базу данных для дальнейшего использования.

После того как данный проект внешнеторгового контракта согласуется с необходимыми отделами, покупателем или поставщиком, утверждается дата заключение. Данная дата позволит отслеживать точный сбор всей необходимой товаросопроводительной информации.

Как только необходимая товаросопроводительная документация создается, информация по ней вносится в базу данных.

Для того чтобы не произошел срыв выполнения внешнеторгового контракта, необходимо отслеживать крайние даты. Для этого можно сформировать документ «Задание», в котором будет указан список документов, которые необходимо сделать или получить для обеспечения внешнеэкономической деятельности.

2.4 Программное обеспечение комплекса задач

2.4.1 Требования к программному обеспечению системы

Требования к программному обеспечению:

• система разработана для эксплуатации на ЭВМ с установленной операционной системой Windows2000 и выше;
• система использует в качестве входной информации документы, созданные в виде электронных таблиц Excel, следовательно, требуется установленный MS Office;
• для обеспечения безопасности необходимо установить антивирусную программу на все ЭВМ, находящиеся в эксплуатации.

2.4.2 Реализация системы безопасности

Для реализации обеспечения безопасности системы, а также для сохранности целостности базы данных предусмотрено следующее:

• реализована система авторизации пользователей и фиксация их работы в системе;
• при внесении каких-либо данных также фиксируется Имя пользователя внесшего данные в базу данных и время внесения;
• все доступные для просмотра таблицы находятся в режиме просмотра без возможности корректировки данных;
• таблицы с условно постоянной информацией не доступны для просмотра и изменения пользователю систему и могут корректироваться только администратором базы данных;
• вся вводимая информация проверяется системой на соответствие типам и длине во избежание нарушения базы данных;
• в базе данных поддерживается ссылочная целостность;
• на все ЭВМ, использующие систему, устанавливается антивирусная программа, во избежание воздействия вирусов на информацию и саму систему.

2.4.3 Описание доступа системы к базе данных

Программный проект называется prMonitotKontro. Он включает в себя совокупность программных единиц (по количеству форм), а также один модуль данных, на котором расположены компоненты доступа к базе данных.

Форма «MainForm» является главной. С помощью меню можно отобразить всю информацию, хранящуюся в базе данных.

Форма «FormTovar» содержит информацию о товарах для выбора в заявке, с указанием количества.

Форма «FormSpisokZay» содержит информацию о заявках для выбора добавления к внешнеторговому контракту.

Форма «FormZayavka» служит для добавления заявок в базу данных, и для отображения полной информации о выбранной заявке.