Повышение качества работы отдела обеспечения внешнеэкономической деятельности

Далее на рисунке 5 представлена модель данных.

2.1.3 Характеристика входной информации

Входной информацией для программы является:

1) Заявка на продажу какого-либо товара. Данная заявка поступает от покупателя и хранится в ERP системы SyteLine. Заявка поступает в программу в виде электронного документ в формате «.xls» (наиболее удобного для пользователей ERP системы SyteLine).

2) Заявка на покупку какого-либо товара. Данная заявка поступает от сотрудника отдела снабжения и хранится в ERP системы SyteLine. Заявка поступает в программу в виде электронного документ в формате «.xls» (наиболее удобного для пользователей ERP системы SyteLine).

 

3) Внешнеторговые контракты поступают  в виде электронного документа  в формате «.doc» или «.pdf», которые  хранится на жестком диске  у пользователя.

4) Прочая документация для обеспечения  внешнеэкономической деятельности поступает в отдел по электронной почте, на накопителях, или же с помощью копирования бумажного документа. Хранится в определенном каталоге, для упрощения поиска.

2.1.4 Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация – это условно-постоянная часть всей корпоративной (учрежденческой) информации, в отличие от оперативной информации, формируемой непосредственно в процессе деятельности организации. В состав нормативно-справочной информации входят словари, справочники и классификаторы, данные из которых используются при формировании текущих документов.

Программа использует следующую нормативно-справочную информацию:

• информация о сотрудниках, имеющих доступ к системе (ФИО, дата рождения, должность, пароль);
• информация о виде поставок (Наименование, Комментарии);
• информация о нерезидентах (Наименование, Адрес, Телефон, Комментарий, mail), покупателю/поставщиках, заключивших договор поставки с предприятием;
• информация об операции (Наименование) – характеристика действия с документом;
• информация об отделе (Название, номер телефона);
• информация о статус (Название) – краткое обозначение работы над документом;
• информация о типе документа (Название, Время);
• информация о типе  расходов (Проект расходов, ЦФО);
• информация о транспортной компании (Наименование, Адрес, Телефон, mail, Комментарии, Номер договора, Базовая стоимость услуг).

2.1.5 Характеристика результирующие информации

Результатом работы программы являются:

1) Список необходимой товаросопроводительной документацией для соблюдения поставки по определенному внешнеторговому контракту представлен в таблице 31.

Дата просрочки рассчитывается исходя из даты подписания внешнеторгового контракта, и времени на изготовления данного документа.

Этот список необходим для планирования работы сотрудников отдела.

Таблица 31 – Вид списка ТСД

Готовые ТСД		Необходимо сделать
Наименование	Дата создания	Наименование	Дата просрочки

 

2) Сформированный список заданий сотруднику для осуществления внешнеэкономической деятельности.

Для корректного формирования данной информации необходимо задать период времени в течение, которого необходимо сделать работу.

Данные списки позволяют скоординировать работу всех участников внешнеэкономической деятельности. Пример списка представлен на рисунке 7.

Рисунок 6 – Пример задания

3) Список Журнала документов позволяет отслеживать объем работы сотрудников, проанализировать загруженность отдела, корректировать действия сотрудников. Вид списка журнала документов представлен в таблице 32.

Таблица 32 – Список журнала документов

Сотрудник	Операция	Документ	Дата операции

 

4) Список Маршрутов документа, в котором указывается перемещения документа и время, данное на работу с ним.

Данный  список позволяет прослеживать путь документа.

При возникновении спорной ситуации можно просмотреть весь журнал документов, и выявить сотрудника, не справившегося со своими должностными обязательствами. Вид маршрута представлен на таблице 33.

Таблица 33 – Маршрут документа

Документ	Дата принятия документа	Статус работы	Сотрудник

 

2.1.6 Требования к системе

2.1.6.1 Требования к структуре и функционированию системы

Информационная система должна включать в себя базу данных, хранящую информацию о заявках, внешнеторговых контактах, спецификации к контактам, товаросопроводительной документации, сотрудниках, заказчиках/поставщиках.

Программный интерфейс должен обеспечивать удобное заполнение БД информацией, создание отчетов.

Функции, выполняемые системой:

• ввод в БД информацию по экспортным и импортным заявкам;
• ввод в БД информацию о внешнеторговых контрактах;
• ввод в БД информацию о заказчиках/поставщиках;
• отображение дат, которые необходимо соблюсти для обеспечения внешнеэкономической деятельности;
• сохранение документации в определенных каталогах;
• формирования списка документов, необходимых для осуществления внешнеэкономической деятельности.

2.1.6.2 Требования к персоналу

Численность персонала, принимающего прямое участие в процессе обработки информации, определяется количеством автоматизированных рабочих мест.

Работники, участвующие в работе системы, должны обладать знанием следующих работ:

• ввод основных данных;
• заполнение документов необходимой информацией;
• корректировка ошибок, допущенных в процессе работы.

2.1.6.3 Требования к надёжности

Для обеспечения надежного функционирования системы должны выполняться следующие требования:

• должен обеспечиваться контроль входной и выходной информации;
• должна обеспечиваться обработка ошибочных действий пользователя;
• система должна информировать пользователя об ошибках.

2.1.6.4 Требования к эргономике и технической эстетике

Дизайн программ и их дружественный, интуитивно понятный интерфейс  должны обеспечивать комфортные условия пользователю в течение всего рабочего времени.

Формы выполнены в серой гамме, т.к. серый цвет является корпоративным цветом предприятия ЗАО «ПГ «Метран»

2.1.6.5 Требования к защите от влияния внешних воздействий

Для обеспечения защиты системы от внешних воздействий должны выполняться следующие требования:

• техническое обслуживание  должно производиться по утвержденному регламенту и по вызову,  поэтому специальных помещений для технического персонала не требуется;
• к работе с автоматизированной информационной системой допускаются сотрудники, знающие правила её эксплуатации, владеющие практическими навыками работы на ПЭВМ, изучившие правила пользования, эксплуатационную документацию и прошедшие обучение работе в ИС.

2.1.7 Описание работы программы

1) Хранение документов.

Документохранилище на жестком диске сотрудника стоиться по такому принципу:

«ВТК\ «номер втк»\ «номер заявки»»\....»

В папке ВТК хранится вся информация о всех заявках, сгруппированных по номеру заявки. Если контракт «рамочный», то хранятся все версии по данному внешнеторговому контракту, но используется последняя версия контракта.

В папке «номер заявки» сохраняются вся товаросопроводительная документация по данной заявке.

2) Авторизация.

На рисунке 8 представлена форма «Авторизации».

Рисунок 7 – Форма «Авторизация»

Для того что бы начать работу с программой необходимо пройти авторизацию.

Для того, что бы пройти авторизации необходимо ввести свои логин и пароль в соответствующие поля. Хост и Порт настраивается программистом, поэтому не нужно его менять при особой необходимости.

Логин и пароль выдается сотруднику, после внесения информации о сотруднике в базу данных и создании нового пользователя базы данных.

При нажатии кнопки «Подключиться» происходит подключение к базе данных.

Для того чтобы программа запомнила параметры подключения к базе данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить», при этом в корне программы создаться файл «Parametrs.txt», в котором будут прописаны параметры подключения.

3) Главная форма.

На рисунке 9 представлена главная форма.

Главная форма отображает следующую информацию:

– Документы для обработки представляет собой таблицу, в которой отображены документы, которые должны обработать сотрудники.

Для облегчения пользования данной таблицей сделана кнопка «Поиск», критерий «отдел», который должен обработать данный документ

Нажатием на кнопку «Документ в обработке», сотрудник подразумевает, что начал обрабатывать данный документ, статус у данного документа становиться «Обрабатывается»

Нажатием на кнопку «Пометить как готовый» сотрудник утверждает, что закончил работу над данным документом, статус документы присваивается «Готов».

При клике на строку таблицы «Документы на обработку», изменяется таблица «История документа».

 

Рисунок 8 – Главная форма

– Таблица «История документа» отображает информацию о действиях и сотрудниках, работающих с данным документом.

Для облегчения работы с данной таблице созданы критерии поиска. Критерий «периода времени» подразумевает поиск действий в пределах заданного критерия. Критерий «по Фамилии» подразумевает поиск по сотруднику, работавшему над данным документом.

4) Меню.

Переход осуществляется с помощью меню, представлено на рисунке 10.

a. При нажатии на «на Главную»  происходит переход на главную  форму.

b. При нажатии на «Документы» происходит отображение списка:

• «Документ»;
• «Внешнеторговый контракт»;
• «Заявка»;

c. При нажатии на «Сотрудники»  происходит отображение списка:

• «Сотрудники»;
• «Отделы».

Рисунок 9 – Меню

Вид «Документы», «Сотрудники» представлены на рисунке 11.

Рисунок 10 – Отображение «Документы» и «Сотрудники»

d. При нажатии на «Справочники» происходит отображение списка НС информации. «Справочники» представлены на рисунке 12.

Рисунок 11 – Отображение «Справочники»

 

5) Вкладки.

Рассмотрим вкладки:

a. Вкладка «Информация» отображена на рисунке 13.

«Пользователь» отображает информацию о подключенном пользователе.

«Справка» содержит кнопку, при нажатии которой возникает «Руководство пользователю».

Рисунок 12 – Вкладка «Информация»

b. Вкладка «Опции» отображена на рисунке 14.

Рисунок 13 – Вкладка «Опции»

Содержат информацию о подключении к базе данных.

При нажатии на «Подключить» происходит отключение предыдущего пользователя, и подключается новый пользователь.

с. Вкладка «Создать задание» отображена на рисунке 15.

Рисунок 14 – Вкладка «Создать задание»

На данной вкладке находится кнопка, с помощью которой происходит создание задания. Критерием создания является период времени, который указывается на данной вкладке и сотрудник, который сейчас подключен в данном сеансе.

6) Заявки.

Для того что бы оформить заявку необходимо нажать на «книжка»–> «Документы» –> «Заявки». Отображена на рисунке 16. Отображается список всех заключенных заявок.

Рисунок 15 – Заявки

Отображается таблица, в которой кратко описана заявка «Номер», «Дата поставки», «Дата просрочки», «Статус работы». Предусмотрен поиск, критерием является номер документа в системе ERP «SyteLine».

При нажатии «Новая» происходит отображение формы, в которой необходимо заполнить поля.

Предусмотрен ручной и автоматический режим ввода информации. Для автоматического режима необходимо нажать на «Импортировать заявку», выбрать файл заявки, нажать «Открыть». Отображен на рисунке 17.

Вся информация по заявке заполняется автоматически, оператор контролирует корректность заполненных полей. Если все верно, то необходимо нажать на «Создать заявку». Далее необходимо заполнить графу «Товары».

При нажатии «Удалить» происходит удаление выбранной заявки.

При клике на выбранной заявке происходит открытие формы, в которой отображается вся информация по текущей заявке.